Очень хорошо, что в организации соблюдается технологичный подход к выполнению делопроизводственных операций и регистрация осуществляется в соответствии с п. 3.4.4., 3.4.7 и 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), в которых предусматривается формирование и выделение документопотоков после предварительного рассмотрения документов в зависимости от направлений деятельности организации, а потом – регистрация документов в пределах каждого из выделенных документопотоков.
Для принятия решения о выборе регистрационных форм рекомендуем обратить внимание на два методических аспекта:
1. Методологию выбора носителя оригинала документа в зависимости от срока его хранения в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Если документы подлежат постоянному или долговременному хранению, то они должны быть изготовлены в той форме, которая сможет обеспечить такой срок хранения. При современных технологиях это, прежде всего, бумажная форма. Соответственно, и учетно-регистрационные формы / журналы, в которых фиксируются данные об этих документах, также должны существовать в бумажной форме, т.к. журналы подлежат сдаче в архив как научно-справочный аппарат к данным документам.
2. Учет задач регистрации документов, которые наилучшим образом обеспечиваются применением той или иной регистрационной формы. Регистрация – это фиксация факта создания, получения или отправки документа путем записи учетных данных о нем в регистрационные формы. Регистрация документов обеспечивает и последующий контроль за их исполнением.
В настоящее время в качестве регистрационных форм применяются (см. Таблицу 1):
- журналы в бумажной форме;
- журналы в электронной, а потом – в бумажной форме (журналы / таблицы в конце календарного года при необходимости распечатываются из программ Word или Excel и брошюруются в форме журналов);
- карточки как «входные формы» в ту или иную информационную систему, которые существуют в электронной форме.
Таблица 1. Задачи регистрации документов, которые обеспечивает та или иная регистрационная форма
При выборе той или иной регистрационной формы необходимо учитывать и объем документооборота. В небольшой организации для учета документов постоянного и долговременного сроков хранения вполне оправдано ведение регистрационных журналов в бумажной форме, а для регистрации переписки, которая имеет в основном 5-летний срок хранения, действительно, можно использовать таблицы Word или Excel.
Но, во всяком случае, правильным является ведение в бумажной форме:
- журнала регистрации приказов по основной деятельности;
- журнала регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников;
- книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журнала учета личных дел сотрудников;
- журнала учета бланков (если применяются типографские бланки);
- книги учета печатей и штампов организации;
- журнала учета личного приёма граждан руководителем организации;
- журнала регистрации обращений граждан.
