Когда обязательны бумажные журналы регистрации? И когда стоит использовать электронные?

Очень хорошо, что в организации соблюдается технологичный подход к выполнению делопроизводственных операций и регистрация осуществляется в соответствии с п. 3.4.4., 3.4.7 и 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), в которых предусматривается формирование и выделение документопотоков после предварительного рассмотрения документов в зависимости от направлений деятельности организации, а потом – регистрация ­документов в пределах каждого из выделенных документопотоков.

Для принятия решения о выборе регистрационных форм рекомендуем обратить внимание на два методических аспекта:

1. Методологию выбора носителя оригинала документа в зависимости от срока его хранения в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Если документы подлежат постоянному или долговременному хранению, то они должны быть изготовлены в той форме, которая сможет обеспечить такой срок хранения. При современных технологиях это, прежде всего, бумажная форма. Соответственно, и учетно-регистрационные формы / журналы, в которых фиксируются данные об этих документах, также должны существовать в бумажной форме, т.к. журналы подлежат сдаче в архив как научно-справочный ­аппарат к данным документам.

2. Учет задач регистрации документов, которые наилучшим образом обеспечиваются применением той или иной регистрационной формы. Регистрация – это фиксация факта создания, получения или отправки документа путем записи учетных данных о нем в регистрационные формы. Регистрация документов обеспечивает и последующий контроль за их исполнением.

В настоящее время в качестве регистрационных форм применяются (см. Таблицу 1):

• журналы в бумажной форме;
• журналы в электронной, а потом – в бумажной форме (журналы / таблицы в конце календарного года при необходимости распечатываются из ­программ Word или Excel и брошюруются в форме журналов);
• карточки как «входные формы» в ту или иную информационную систему, которые существуют в электронной форме.

При выборе той или иной регистрационной формы необходимо учитывать и объем документооборота. В небольшой организации для учета документов постоянного и долговременного сроков хранения вполне оправдано ведение регистрационных журналов в бумажной форме, а для регистрации переписки, которая имеет в основном 5-летний срок ­хранения, действительно, можно использовать таблицы Word или Excel.

Но, во всяком случае, правильным является ведение в бумажной форме:

• журнала регистрации приказов по основной деятельности;
• журнала регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников;
• книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• журнала учета личных дел сотрудников;
• журнала учета бланков (если применяются типографские бланки);
• книги учета печатей и штампов организации;
• журнала учета личного приёма граждан руководителем организации;
• журнала регистрации обращений граждан.