При проверке приказов за весь период работы компании выяснилось, что есть «одноименные», каждый из которых не отменял действие предыдущего. Как навести порядок и актуализировать приказы?

Вопрос
У меня возник вопрос по приказам по основной деятельности компании. При проверке приказов за весь период работы компании выяснилось, что в разные периоды издавались приказы с одноименными названиями, например: «О допуске лиц к самостоятельному проведению работ на высоте», но в этих приказах не было указания, что предыдущий приказ утрачивает силу. Так как эти приказы относятся к категории бессрочных, получается, что они все еще действуют, но некоторые приказы уже устарели, т.к. многие сотрудники уволились, у других изменились должности. Как теперь разобраться, какие приказы продолжают «действовать» и что делать с устаревшими приказами? Необходимо ли выпустить приказ, в котором перечислены все устаревшие приказы за прошлые годы?
Отвечает

Вопрос связан с предыдущим, поэтому продолжим. Бессрочных приказов не бывает, и несмотря на то, что в них не оформляются сроки действия и исполнения, они все равно подлежат пересмотру и актуализации с периодичностью 1 раз в 3-5 лет. Это управленческий цикл развития любой организации – считается, что через 3-5 лет существенно изменяются и направления деятельности, и технологии, и оргструктура, и продуктовый ряд / предоставляемые на рынке услуги, и штатный состав.

Поэтому раз в 3-5 лет правильно было бы осуществлять проверку актуальности и срока действия «нормативных» приказов за весь период деятельности организации. После этой проверки, которая является работой по кодификации нормативной базы организации, считаем возможным одним приказом оформить отмену нескольких ранее изданных и фактически утративших силу приказов с указанием их дат, номеров и заголовков к тексту.

А чтобы окончательно разобраться с «устаревшими» приказами, можно их список направить руководителям подразделений, главным специалистам и в юридический отдел, чтобы они под расписку подтвердили:

  • какие приказы необходимо признать утратившими силу / отменить,
  • какие необходимо доработать / актуализировать,
  • а также указали сроки актуализации приказов, за исполнение которых они отвечают, являются инициаторами, ответственными исполнителями или «владельцами» бизнес-процессов и процедур.

В небольшой организации это может сделать секретарь, осуществляющий контроль исполнения. А в крупной организации необходимо даже издание приказа об актуализации нормативной базы / локальных нормативных актов, в котором дается поручение руководителям подразделений («владельцам» бизнес-процессов) представить план актуализации с указанием конкретных сроков и ответственных за подготовку, согласование и представление на подписание или утверждение.

Но к приказам о допуске к самостоятельному проведению работ на высоте рекомендуем подходить осторожно. Совместно с инженером / службой охраны труда сначала установите нормативный срок действия этих приказов, т.е. срок действия допуска, который регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами об охране труда и специальных / тяжелых условиях труда. Допуск не может быть бессрочным, как правило, он должен подтверждаться ежегодно. Поставьте данные приказы на контроль, чтобы примерно за 2 месяца до истечения срока допуска можно было предупредить непосредственных руководителей работников и службу охраны труда о том, что им пора актуализировать приказы. Подготовьте проекты новых приказов о допуске с указанием профессий, специальностей, квалификационных разрядов и фамилий сотрудников (это будет первый пункт приказа), и в этих же приказах оформите пункты о признании утратившими силу ранее действовавших приказов о допуске к самостоятельным работам на высоте (аналогично приказу, показанному в Примере 2). Новые приказы должны будут действовать в течение нормативного срока, поэтому их необходимо опять поставить на контроль.

Все приказы, касающиеся регламентации условий труда в отношениях работника и работодателя, должны поддерживаться в актуальном состоянии.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?