Приказы по основной деятельности, в которых устанавливаются какие-то внутренние правила, нормы, возлагаются функции, предоставляются полномочия, вводятся в действие локальные нормативные акты, утверждаются составы комиссий и т.п., относятся к категории «нормативных» приказов. Они, как правило, действуют до их отмены, замены новыми или внесения изменений и дополнений, бессрочными они считаются условно. Подобные приказы также необходимо ставить на контроль. Только контрольная служба (секретарь, контролер, служба делопроизводства) в этом случае должна контролировать актуальность и срок действия нормативных приказов.
С установленной периодичностью (не реже 1 раза в год или полгода) в порядке предупредительного контроля, а при выявлении факта увольнения исполнителя – немедленно контролер запрашивает у инициатора приказа (или непосредственного руководителя исполнителя / руководителя, на которого возложен управленческий контроль / руководителя, подписавшего приказ):
- продолжает ли приказ действовать,
- предполагаются ли изменения или издание нового приказа в связи с изменениями штатного состава,
- необходима ли актуализация приказа в связи с изданием иных распорядительных документов,
- будут ли полномочия уволившегося сотрудника кому-то передаваться и т.п.
Контроль срока действия (примерно 3-5 лет) таких нормативных приказов обеспечивает актуальность нормативной базы, своевременную передачу функций и полномочий, повышает управляемость организации. Поэтому главная задача – правильно ставить приказы нормативного характера на контроль, снимать их с контроля гораздо легче.
Если приказом сотруднику предоставлялись полномочия персонально в связи с его опытом, квалификацией и ответственностью и не предполагалось их включать в качестве типовых в должностную инструкцию по должности / специальности, то в связи с его увольнением вполне можно подготовить новый (отчасти «технический») приказ, в котором приказ от 2013 года будет считаться утратившим силу (показан в Примере 1).
Пример 1. Приказ о признании утратившим силу ранее изданного документа
После издания нового приказа в той регистрационно-контрольной карточке, в которой был зарегистрирован прежний приказ в 2013 году, необходимо сделать запись в поле для отметок об исполнении: «Утратил силу; приказ от 07.06.2016 № 67».
Издание подобного приказа возможно, но не обязательно, поскольку при увольнении сотрудник утрачивает все полномочия, которые были предоставлены ему в связи с выполнением его трудовых функций в организации на основании должностной инструкции и приказа.
Если по этому же вопросу будет издан новый приказ, т.е. полномочия уволенного сотрудника передаются другому в связи с выполнением той же самой трудовой функции (по должности), то датой этого приказа должен быть день, следующий за датой увольнения «предшественника», ведь функция и полномочия не могут оставаться бесхозными при оптимальной организации труда. В новом приказе необходимо оформить сначала предоставление тех же полномочий другому сотруднику, а потом считать утратившим силу приказ о предоставлении этих полномочий увольняющемуся сотруднику.
Если время упущено, и сейчас, в 2016 году, полномочия в прежней формулировке предоставляются сотруднику организации фактически заново, то в этом приказе желательно оформить пункт о том, что приказ от 2013 года считается утратившим силу (Пример 2).
Пример 2. Приказ о делегировании полномочий новому сотруднику взамен уволившегося
