Как исправить ошибку нумерации дел в сдаточных описях?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как правильно исправить следующую ошибку работавшего до меня коллеги: все сдаточные описи за предшествующие годы содержали не валовую нумерацию, а просто порядковые номера, начиная с 1 (т.е. каждый год первая статья описи начиналась заново с цифры 1).
Отвечает

Если в вопросе действительно речь идет только о сдаточных описях, по которым в архив могут передаваться (но не должны в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №  477) документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, то не следует ничего исправлять. Ведь сдаточные описи или номенклатуры дел подразделений применяются для оформления приема-передачи в архив организации тех документов и дел, которые остаются в статусе дел, находящихся в зоне ответственности структурных подразделений. На практике это происходит, когда в архивохранилище имеются некоторые свободные площади, а в офисных рабочих помещениях нет условий и площадей для текущего хранения документов, которые не подлежат сдаче в архив. Считается, что архив предоставляет структурным подразделениям услугу фактически депозитарного хранения документов их документального фонда, предоставляя площадь в архивохранилище, отделенную от площади и стеллажей, на которых располагаются собственно архивные документы, принятые по описям. Архив не формирует учетно-справочный аппарат по этим документам и не осуществляет их использование (выдачу справок, копий, выписок и т.п.).

Передача документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив допускается только в исключительных случаях и по решению руководителя организации (п. 4.2. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №  526; далее – Правила работы архивов организаций).

Если же речь идет об оформлении описей дел постоянного хранения, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу и электронных дел, документов (4 типа описей, которые составляются в 2 экземплярах в структурных подразделениях ежегодно в процессе подготовки дел к передаче в архив организации и дополнительно 1 экземпляр в электронном виде), то, наоборот, в данных описях каждый том дела должен вноситься в опись под своим порядковым номером и в соответствии с той схемой систематизации, которая закреплена в номенклатуре дел структурного подразделения (п. 4.32 Правил работы архивов организаций). И только в архиве организации, составляя на основе описей структурных подразделений такие же 4 типа описей дел всей организации (по годовым разделам и по структурным подразделениям), то есть сводные описи, необходимо соблюдать валовую нумерацию заголовков дел в каждой описи (п. 5.5. Правил работы архивов организаций). Валовая нумерация заголовков в годовых разделах сводной описи дел обычно ведется до тех пор, пока она не достигнет номера 9 999.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?