Когда акты и служебные записки можно оставлять без номера?

Да, в некоторых ситуациях и служебные записки, и акты могут не иметь индекса (регистрационного номера) как идентификационного реквизита документа.

Исходите из общего понятия, что регистрацией является фиксация факта создания или получения документа с последующим заполнением регистрационно-учетной формы к нему и присвоением номера документу, который формируется в зависимости от применяемых в организации классификаторов документов. Главная задача регистрации – идентификация документа в пределах его документопотока.

Во «входящих» и «исходящих» документопотоках в рамках процесса внешних коммуникаций порядковый номер документа является обязательным реквизитом, необходимым для справочной работы, поиска и подготовки ответов в рамках переписки.

Идентификация внутренних документов организации гораздо сложнее, она производится не просто по наименованию вида документа или по его роли в документообороте организации, но и в обязательной взаимосвязи с управленческой ситуацией.

В типовой формуляр и служебной записки, и акта входит регистрационный индекс (номер), но эти документы, как правило, являются основаниями для последующего принятия решений и издания распорядительных документов. В некоторых ситуациях требуется только однократно зафиксировать информацию: о нарушении, прием-передачу дел по конкретной должности, прием-передачу результатов по исполнению договора, результаты проверки, инвентаризации, сверки расчетов и т.п. Эти акты и служебные записки как внутренние документы, фиксирующие конкретные факты и события, составляются однократно (по разовым случаям) и не образуют отдельного документопотока, поэтому индекс (порядковый номер), связанный с ситуацией, на них может не оформляться.

Заметьте, что служебные записки в последнее время в организациях обычно не регистрируются, особенно если в системе электронного документооборота (СЭД) реализована функция их идентификации в качестве информационных объектов по соответствующему счетчику. Конечно, автор документа может оформить порядковый номер «№ 2», если повторно по тому же самому вопросу и тому же адресату он направляет служебную записку, оставшуюся, например, без ответа и без принятого решения.

Такой же принцип регистрации применяется по отношению к актам. Акт, составленный однократно по конкретной ситуации, может не иметь порядкового номера. В некоторых организациях вместо него даже оформляют условное сокращение «б/н», что означает «без номера». А если, например, инвентаризация основных средств по их видам активов на основании приказа организована как процесс (ежегодный и управляемый), то по видам активов может быть составлено несколько актов с порядковыми номерами в пределах данного процесса.

Все правила регистрации документов должны регламентироваться Инструкцией по делопроизводству организации. В последнее время службы делопроизводства в свою конкретную инструкцию включают почти без изменений Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов, который оформлен как приложение 12 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (цитату из него см. ниже). Но рекомендуем все-таки Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов конкретизировать в зависимости от рассматриваемых в документах вопросов, а также с учетом мест регистрации (централизованно в службе делопроизводства или в структурном подразделении). Такой перечень поможет и в проектировании «входных» форм, и в маршрутизации документов в СЭД.