Никаких листов-заменителей не нужно – работайте с внутренней описью и листом-заверителем дела. Отсутствие документов обычно выявляется как раз в момент оформления внутренней описи документов дела, когда фактически имеющиеся в деле документы описываются. Например, между приказами № 17/од от 10.02.2016 и № 19/од от 16.02.2016 отсутствует приказ № 18/од.
Сначала необходимо все-таки организовать поиск приказов по основной деятельности, провести опрос исполнителей, готовивших проекты данных документов, возможно они остались на их рабочих местах и на дисках их компьютеров. Необходимо вспомнить и выявить возможных исполнителей поручений (распорядительных пунктов) приказов. Копии приказов могут оказаться в делах со сметами и бухгалтерскими документами, на основании которых осуществлялись финансирование и оплата расходов. Тем более в организации остается журнал регистрации приказов за 2016 год, в котором факты издания соответствующих приказов были зафиксированы.
Если в этом журнале приказ № 18/од зарегистрирован, то, скорее всего, он был издан, а если нет, то данный номер могли и пропустить – в таком случае при оформлении внутренней описи руководствуйтесь Примером 2, но в графе «Примечание» напишите «Приказ № 18/од пропущен».
Если удалось найти копию приказа вместо оригинала, то ее можно заверить и подшить в дело, как это отразить в описи показано в Примере 3.
Только после поиска становится ясно, что мы нашли, и мы сможем оформить до конца внутреннюю опись. В Примере 2 отражена ситуация, когда приказ № 18/од был издан, но не найден ни в виде оригинала, ни в виде копии – отдельной строкой он во внутренней описи дела не должен фигурировать, ведь там мы должны отразить только те документы, которые есть в деле. А на акт об утрате мы ссылаемся в листе-заверителе такого дела (Пример 5).
Если же документ из дела пропал после составления внутренней описи, то приказ там изначально фигурировал бы в своей строке, в которой потом в графе «Примечание» мы бы сделали пометку о его утрате (Пример 4). А к внутренней описи мы бы составили новую итоговую запись. Но это редкий случай.
См. статью «Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов» в № 9’ 2020
См. статью «Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета» в № 10’ 2020
Если розыск не только дел, но и документов не дал результата, то необходимо составить акт об утрате документов в делопроизводстве по форме акта об утрате документов в архиве организации в соответствии с п. 4.32 Правил (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и приложением № 6 к ним. Конечно, форма акта должна быть более простой, в него можно включать сведения сразу о нескольких утраченных приказах, что было выявлено в процессе подготовки дела к передаче на архивное хранение (см. Пример 1).
Вписывать данные акта об утрате во внутреннюю опись дела не обязательно, достаточно внесения этой информации в лист-заверитель дела.
Пример 1. Акт об утрате документов
Пример 2. Отсутствие документа обнаружено до оформления внутренней описи дела
Пример 3. Внутренняя опись дела, в которое подшита копия приказа вместо оригинала
Пример 4. Внутренняя опись дела, из которого документ был утрачен после ее первичного оформления (потребовалось ее переоформление)
В листе-заверителе дела с приказами по основной деятельности необходимо сделать отметки об особенности его формирования, ведь валовая нумерация приказов была нарушена:
Пример 5. Лист-заверитель дела, из которого потерялись несколько документов
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Можно ли в 2025 году уничтожить документы за 2023 год, срок хранения которых 1 год?
За основу можно взять рекомендованную форму акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (из архивных Правил 2023 года). Ее можно использовать для оформления уничтожения документов с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях, в нее можно включить документы нескольких подразделений за несколько лет. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании. Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.
В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
