Top.Mail.Ru

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Вопрос
Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?
Отвечает

Мы всегда приветствуем наших читателей, которые внимательно изучают нормативно-методическую базу делопроизводства и стараются соблюдать установленные требования в своей практической деятельности.

Автору вопроса никто не мешает строго следовать Правилам работы архивов организаций 2015 года1 и оформлять акт в соответствии с Приложением № 21. При этом в табличной части акта графы 4 «Номер описи» и 5 «Номер единицы хранения по описи» должны будут оставаться пустыми, не заполненными, не изъятыми. Это будет соответствовать примечанию со знаком * к заголовку графы 4 и разделу 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД, 2018; опубликованы на сайте Росархива).

Но в вопросе читателя отражается извечная проблема – соотношение смысла и содержания правовой нормы с возможностями (и особенностями) ее применения. Разобраться с ней очень важно.

В работе с утвержденными формами документов рекомендуем различать 2 аспекта и соответственно 2 категории форм:

Первая – унифицированные типовые формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами и оформленные не только в качестве приложения к нему, но и в составе альбома (комплекса) типовых форм. Данные формы применяются самостоятельно, действуют с присвоенными кодами в той форме, в которой были утверждены как обязательные (формулировка в приказах, например, утвердить). Изменять их строго запрещено, поскольку они предназначены прежде всего для автоматизированной (автоматической) обработки. Это формы бухгалтерской и налоговой отчетности, отчетов в рамках обязательного статистического наблюдения, отчетов в ПФР, ФСС, ФОМС и т.п., к которым тем не менее даются краткие методические указания по заполнению. В частности, устанавливаются соответствующие условные обозначения и знаки для ситуаций, когда отсутствуют конкретные значения показателей, а заполнение строк и граф обязательно («0», «-», «Х»).

Вторая – унифицированные формы документов, утвержденные в составе нормативного правового акта, как это сделано в Правилах 2015 года. Форма акта (Приложение № 21) упоминается в тексте документа несколько раз в разных ситуациях, и особенности оформления акта определяются этими ситуациями.

Сначала в ситуации выделения к уничтожению документов в делопроизводстве (п. 4.11–4.13 Правил 2015 года) из заголовка обсуждаемого акта исключается слово «архивных», поскольку экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях до передачи документов в архив (они еще не стали архивными). Если выделяются к уничтожению электронные документы, то в заголовок вносится правка «о выделении к уничтожению электронных документов». В актах (проектах), подготовленных структурными подразделениями, отсутствуют гриф утверждения руководителем организации и подпись руководителя архива (лица, ответственного за архив). Подписывать эти акты должны руководители соответствующих структурных подразделений.

При составлении сводного акта службой делопроизводства он подписывается руководителем данной службы, а не руководителем архива. Проекты годовых разделов описей еще не сформированы и не утверждены, да и организация может не быть источником комплектования, поэтому из итоговой записи к акту исключается упоминание об ЭПК архивного учреждения.

Именно поэтому в делопроизводственной практике графы 4 и 5 акта не только не заполняются, а просто не включаются в его табличную часть, что экономит площадь документа и позволяет в графе «Примечания» более подробно указывать форму представления документов (например, россыпь в коробках для бумаги формата А4) или указывать при необходимости номера дел по номенклатуре дел.

Таким образом, правовые нормы Правил 2015 года регулируют разные ситуации уничтожения документов, которые должны быть правильно документированы, несмотря на то что только одна форма акта закреплена Приложением № 21.

Строго по данной форме акта, включая его табличную часть, уничтожение документов будет оформлять архив организации при проведении экспертизы ценности архивных документов, уже находящихся в составе архивного фонда, особенно когда организация является источником комплектования. Обратите внимание, что Правила 2015 года регламентируют прежде всего работу архивов организаций.

В нашем журнале мы всегда обобщаем опыт работы служб делопроизводства и даем практичные рекомендации – это мотивированные профессиональные суждения.

Сноски 1

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526); далее – Правила 2015 года. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами

1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.

Использование стандартов в организации хранения электронных документов

Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.

Структура метаданных по ГОСТ Р 7.0.109–2024: применение методики

Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязателен? Что про оформление приказа надо конкретизировать в ЛНА?

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы