Top.Mail.Ru

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Вопрос
Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?
Отвечает

Мы всегда приветствуем наших читателей, которые внимательно изучают нормативно-методическую базу делопроизводства и стараются соблюдать установленные требования в своей практической деятельности.

Автору вопроса никто не мешает строго следовать Правилам работы архивов организаций 2015 года1 и оформлять акт в соответствии с Приложением № 21. При этом в табличной части акта графы 4 «Номер описи» и 5 «Номер единицы хранения по описи» должны будут оставаться пустыми, не заполненными, не изъятыми. Это будет соответствовать примечанию со знаком * к заголовку графы 4 и разделу 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД, 2018; опубликованы на сайте Росархива).

Но в вопросе читателя отражается извечная проблема – соотношение смысла и содержания правовой нормы с возможностями (и особенностями) ее применения. Разобраться с ней очень важно.

В работе с утвержденными формами документов рекомендуем различать 2 аспекта и соответственно 2 категории форм:

Первая – унифицированные типовые формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами и оформленные не только в качестве приложения к нему, но и в составе альбома (комплекса) типовых форм. Данные формы применяются самостоятельно, действуют с присвоенными кодами в той форме, в которой были утверждены как обязательные (формулировка в приказах, например, утвердить). Изменять их строго запрещено, поскольку они предназначены прежде всего для автоматизированной (автоматической) обработки. Это формы бухгалтерской и налоговой отчетности, отчетов в рамках обязательного статистического наблюдения, отчетов в ПФР, ФСС, ФОМС и т.п., к которым тем не менее даются краткие методические указания по заполнению. В частности, устанавливаются соответствующие условные обозначения и знаки для ситуаций, когда отсутствуют конкретные значения показателей, а заполнение строк и граф обязательно («0», «-», «Х»).

Вторая – унифицированные формы документов, утвержденные в составе нормативного правового акта, как это сделано в Правилах 2015 года. Форма акта (Приложение № 21) упоминается в тексте документа несколько раз в разных ситуациях, и особенности оформления акта определяются этими ситуациями.

Сначала в ситуации выделения к уничтожению документов в делопроизводстве (п. 4.11–4.13 Правил 2015 года) из заголовка обсуждаемого акта исключается слово «архивных», поскольку экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях до передачи документов в архив (они еще не стали архивными). Если выделяются к уничтожению электронные документы, то в заголовок вносится правка «о выделении к уничтожению электронных документов». В актах (проектах), подготовленных структурными подразделениями, отсутствуют гриф утверждения руководителем организации и подпись руководителя архива (лица, ответственного за архив). Подписывать эти акты должны руководители соответствующих структурных подразделений.

При составлении сводного акта службой делопроизводства он подписывается руководителем данной службы, а не руководителем архива. Проекты годовых разделов описей еще не сформированы и не утверждены, да и организация может не быть источником комплектования, поэтому из итоговой записи к акту исключается упоминание об ЭПК архивного учреждения.

Именно поэтому в делопроизводственной практике графы 4 и 5 акта не только не заполняются, а просто не включаются в его табличную часть, что экономит площадь документа и позволяет в графе «Примечания» более подробно указывать форму представления документов (например, россыпь в коробках для бумаги формата А4) или указывать при необходимости номера дел по номенклатуре дел.

Таким образом, правовые нормы Правил 2015 года регулируют разные ситуации уничтожения документов, которые должны быть правильно документированы, несмотря на то что только одна форма акта закреплена Приложением № 21.

Строго по данной форме акта, включая его табличную часть, уничтожение документов будет оформлять архив организации при проведении экспертизы ценности архивных документов, уже находящихся в составе архивного фонда, особенно когда организация является источником комплектования. Обратите внимание, что Правила 2015 года регламентируют прежде всего работу архивов организаций.

В нашем журнале мы всегда обобщаем опыт работы служб делопроизводства и даем практичные рекомендации – это мотивированные профессиональные суждения.

Сноски 1

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526); далее – Правила 2015 года. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).