Top.Mail.Ru

Приказ на отпуск и исполнение обязанностей отпускника

Вопрос

В нашей организации с целью сокращения количества документов пункт об исполнении обязанностей включен в приказ на отпуск или командировку. В таком случае приказ об отпуске или командировке нужно хранить постоянно?

Отвечает

Приказы об отпуске или командировке имеют 5-летний срок хранения, но если они касаются работников, занятых во вредных и опасных условиях труда, то хранятся 50–75 лет (по ст. 434 б) и 434 г) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 года).

Приказы об отпусках и командировках работников, включая руководителей и иных должностных лиц организации, относятся к документам по личному составу и издаются с соблюдением трудового законодательства. Они могут составляться и оформляться в статусе электронных оригиналов в бухгалтерской информационной системе, и подписание таких приказов, и ознакомление с ними работников могут быть организованы в электронном виде, особенно если ваша организация ставит задачу оптимизировать количество документов, издаваемых в бумажной форме.

Оптимизировать количество документов в составе документального фонда организации необходимо также за счет своевременного и регламентированного уничтожения документов с истекшим 5-летним сроком хранения, в т.ч. удаления их из информационной системы. При соблюдении такой технологии будут экономиться серверное пространство и затраты на поддержку и резервирование документов / баз данных, которые утратили свою актуальность и значение для деятельности организации. А если приказы об отпусках и командировках издаются в бумажной форме, то будет экономиться площадь шкафов для хранения сформированных дел в отделе кадров и в бухгалтерии. Таким образом, основным средством оптимизации физического количества документов организации будет ежегодный цикл проведения экспертизы ценности и выделение к уничтожению тех дел, сроки хранения которых истекли.

Возложение обязанностей на период временного...

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Заявления для составления графика отпусков

По какой форме составлять заявления (показали распространенный вариант и более усовершенствованный). Какие реквизиты и сведения необходимо включить. Когда оформлять отметку о приложении, а когда просто перечислить основания в тексте. Как указать особые права, чтобы работодатель не смог отказать. Как сформулировать желаемый период (даты) отпуска. Показали, как оформить заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск: для их планирования в графике отпусков на следующий год, для предоставления в текущем году вне графика новым работникам, когда потребуется составлять заявление на уже запланированный в графике отпуск.

Как приказом внести изменения в состав комиссии и ЛНА

Какой нормативно-методической базой стоит пользоваться. Показываем, как составлять тексты приказов, которые могут неоднократно менять состав комиссии (с «точечными» изменениями или утверждением нового полного состава). Как в действующем локальном нормативном акте приказом можно изменить раздел или пункт, как отменить отдельные пункты. Как утвердить новый вариант ЛНА (в т.ч. с учетом идентификации версионности).

Приказы об утверждении и введении в действие ЛНА

Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?

Последствия неточностей в кадровых документах (часть 2)

Что будет, если в приказе о приеме на работу и трудовом договоре записаны разные условия? Какие ошибки суд сочтет техническими (не имеющими негативных последствий для организации), а какие смысловыми, и, скорее всего, встанет на сторону работника? Как поведение сторон трудового спора может повлиять на квалификацию судом ошибок в кадровых документах?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.