Начать формирование личных дел работников можно в любое время, если ранее эта работа не была организована. Но рекомендуем действовать по плану, который необходимо согласовать с руководителем организации.
Рекомендуем начать с формирования личных дел руководителя, главного бухгалтера и топ-менеджмента организации. Для этого придется из дел с приказами по личному составу «доставать» приказы о назначении / избрании на должность, приеме на работу, заверять их копии, собирать все заявления, анкеты, трудовые договоры, дополнительные соглашения и другие документы о трудовых отношениях с руководством. Ведь где-то сейчас они хранятся вне личных дел.
Далее составьте и утвердите приказом руководителя Правила формирования личных дел в вашей организации (локальный нормативный акт), в котором определите категории работников, личные дела которых вы будете формировать (возможно, что это целесообразно делать не для всех должностей и профессий).
И, наконец, начните формировать по правилам личные дела вновь принимаемых на работу работников.
Этого может быть достаточно для «переходного» периода.
Для формирования личных дел сразу всех работающих в организации нужно много времени, ресурсов. Возможно, что в необходимом объеме у вас их сейчас нет. На будущее можно будет воспользоваться услугами аутсорсинга или, что лучше, организовать работу по формированию личных дел как проект с соответствующими KPI. И постепенно (например, в течение года) из хранящихся в каких-то других делах документов формировать личные дела топ-менеджеров компании, потом руководителей подразделений, потом всех сотрудников по степени значимости структурных подразделений и т. п.
Имейте в виду, если предприятие когда-то в будущем будет реорганизовываться или ликвидироваться, то за счет средств, выделенных на ликвидацию, придется очень внимательно обрабатывать дела по личному составу и формировать соответствующую опись.
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) установлено, что крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (п. 4.28). Это правило вы будете учитывать при ведении личных дел вновь принятых на работу.
А для личных дел давно работающих первой датой личного дела будет дата подписания (составления) первого документа в сформированном личном деле. Во внутренней описи документов личного дела необходимо будет зафиксировать особенности его формирования по всей длине строки, не соблюдая деление на графы (см. «!» в Примере). Когда личное дело с подобным неполным составом документов будет готовиться к передаче в архив, в его листе-заверителе сделайте такую же запись в поле «Особенности физического состояния и формирования дела».
Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу
Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу
Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Приказ о выходе из декретного отпуска является приказом по личному составу. Он относится к приказам по отпускам? Или к приказам по личному составу более длительного срока хранения (т. к. большой перерыв в работе)? У этого приказа какой срок хранения и по какой статье специального Перечня?
Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – 50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.
На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – «недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
