Начать формирование личных дел работников можно в любое время, если ранее эта работа не была организована. Но рекомендуем действовать по плану, который необходимо согласовать с руководителем организации.
Рекомендуем начать с формирования личных дел руководителя, главного бухгалтера и топ-менеджмента организации. Для этого придется из дел с приказами по личному составу «доставать» приказы о назначении / избрании на должность, приеме на работу, заверять их копии, собирать все заявления, анкеты, трудовые договоры, дополнительные соглашения и другие документы о трудовых отношениях с руководством. Ведь где-то сейчас они хранятся вне личных дел.
Далее составьте и утвердите приказом руководителя Правила формирования личных дел в вашей организации (локальный нормативный акт), в котором определите категории работников, личные дела которых вы будете формировать (возможно, что это целесообразно делать не для всех должностей и профессий).
И, наконец, начните формировать по правилам личные дела вновь принимаемых на работу работников.
Этого может быть достаточно для «переходного» периода.
Для формирования личных дел сразу всех работающих в организации нужно много времени, ресурсов. Возможно, что в необходимом объеме у вас их сейчас нет. На будущее можно будет воспользоваться услугами аутсорсинга или, что лучше, организовать работу по формированию личных дел как проект с соответствующими KPI. И постепенно (например, в течение года) из хранящихся в каких-то других делах документов формировать личные дела топ-менеджеров компании, потом руководителей подразделений, потом всех сотрудников по степени значимости структурных подразделений и т. п.
Имейте в виду, если предприятие когда-то в будущем будет реорганизовываться или ликвидироваться, то за счет средств, выделенных на ликвидацию, придется очень внимательно обрабатывать дела по личному составу и формировать соответствующую опись.
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) установлено, что крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (п. 4.28). Это правило вы будете учитывать при ведении личных дел вновь принятых на работу.
А для личных дел давно работающих первой датой личного дела будет дата подписания (составления) первого документа в сформированном личном деле. Во внутренней описи документов личного дела необходимо будет зафиксировать особенности его формирования по всей длине строки, не соблюдая деление на графы (см. «!» в Примере). Когда личное дело с подобным неполным составом документов будет готовиться к передаче в архив, в его листе-заверителе сделайте такую же запись в поле «Особенности физического состояния и формирования дела».
Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу
Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу
Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу
