Перечислены плюсы и минусы обоих вариантов: создания собственного архива и его передачи на аутсорсинг. Описаны типичные ошибки и возможные риски.
Аутсорсинг (от англ. outsourcing (outer – source-using) – использование внешнего источника/ресурса) – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих эпизодически случайный характер, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной бесперебойной поддержке работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее одного года).
Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.
Сегодня на аутсорсинг часто передаются такие функции:
- ведение бухгалтерского учета (часто этим направлением занимаются аудиторские фирмы);
- компьютерные услуги;
- рекламные услуги и т.п.
Что же такое аутсорсинг в архивной деятельности? Известно, что архив – одна их важнейших структур любой организации, которая принимает на хранение, ведет учет и в дальнейшем использует документы в научно-практических и производственных целях. Ни одна организация не может существовать без архива. Даже если в штате только одна единица (допустим, индивидуальный предприниматель), то документы все равно создаются (приказы, отчетность в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и др.). Чем крупнее организация, тем больше дел хранится в архиве.
Чтобы организовать грамотное хранение документов, нужно выбрать один из вариантов:
- создание собственного архива;
- заключение договора аутсорсинга архивных услуг на обработку документов и депозитарное хранение, т.е. привлечение сторонней архивной фирмы.
Вышеперечисленные варианты имеют как плюсы, так и минусы. Что больше подойдет вашей организации – решать вам.
Создание собственного архива
Положительные стороны собственного архива:
- ваши документы находятся всегда в шаговой доступности;
- у вас постоянный доступ к любой информации.
Трудности при создании собственного архива заключаются в том, что вам потребуются:
- большие затраты на создание и содержание собственного архива:
- на дополнительные площади под архив (их арендная плата будет постоянно увеличиваться из-за роста инфляции и увеличения необходимых квадратных метров);
- на архивное оборудование (архивные стеллажи, архивные короба, стол, компьютер и другая оргтехника);
- на систему пожаротушения и сигнализации;
- на обеспечение нормального температурного режима и влажности помещения архива;
- на круглосуточную охрану архива;
- как минимум на одну дополнительную штатную единицу (зарплата архивиста, налоги на ФОТ, больничные листы, отпуска, соцпакет и т.д.);
- иногда дополнительно необходим переплетчик для подшивки дел (постоянного хранения и по личному составу);
- возможно привлечение архивной фирмы для обработки документов в случае больших объемов;
- разработать положение об архиве и должностную инструкцию архивиста;
- найти архивиста с профессиональным образованием (например, выпускника РГГУ, МГИАИ) и хотя бы с небольшим стажем работы по профилю. Кроме того, сотрудник должен быть предельно аккуратным, внимательным и с хорошей памятью;
- обеспечить работника специальными справочниками, инструкциями, пособиями и тематической литературой;
- желательно направлять на обучение и повышение квалификации работников в области архивоведения и делопроизводства (эти две области взаимосвязаны);
- разработать или отредактировать номенклатуру дел в соответствии с архивными требованиями;
- продумать систему (схему) хранения документов и создать четкий научно-справочный аппарат...
