Срок хранения таких документов – 75 лет как по действующему Перечню 2010 года1 (ст. 19б), так и по предыдущему Перечню 2000 года2 (ст. 6б).
Дела с приказами по личному составу оформляются аналогично делам с приказами по основной деятельности (см. прошлый номер журнала): приказы систематизируются по номерам и хронологии, нумеруются листы дела, составляется лист-заверитель, оформляется титульный лист и внутренняя опись.
Но внутренняя опись к приказам по л/с составляется более подробно! Указывается Ф.И.О., на какую должность принят и с какого числа (соответственно, так же – о переводе и увольнении). Нельзя писать так: «О приеме Иванова О.С.», это считается «глухим» заголовком дела.
При составлении внутренней описи к приказам по л/с лучше всего выделить дополнительную колонку для Ф.И.О. В приложении № 10 Основных правил работы архивов организаций 2002 года3 такой колонки нет. Но для дальнейшего использования документов и поиска такое небольшое «новшество» очень поможет, сократит ваше время и сбережет зрение. Посмотрите, при каком варианте вам легче осуществлять поиск:
Пример 12. Образец внутренней описи по форме, утвержденной в приложении № 10 Основных правил работы архивов организаций
Пример 13. Изменение описи из Примера 12 путем добавления отдельной колонки для Ф.И.О. для облегчения поиска
При поиске приказа в Примере 13 вы затратите гораздо меньше времени и сил, особенно если в деле 200–250 документов!
В некоторых больших организациях группы А помимо внутренней описи составляют еще и именной указатель к приказам по личному составу. Это когда выбирают все приказы за год на каждого сотрудника и затем располагают их в строго алфавитном порядке с учетом первых трех букв фамилии.
При одинаковых фамилиях учитываются инициалы, а при полном совпадении (полных тезках) рядом с Ф.И.О. ставится дата рождения (см. строки 9 и 10 в Примере 14). Если на одного работника за год было два и более приказа, то все эти приказы указываются в одной ячейке таблицы (см. строки 11 и 13).
Обратите внимание на построение указателя. Ф.И.О. располагаются в алфавитном порядке. Если фамилии одинаковые, то сначала идут мужские фамилии, затем женские (см. строки с 3 по 5). Но есть некоторые тонкости при написании фамилий с окончанием на -ий(-ая). Например, в случае с фамилией «Мариинский» сначала, наоборот, пишется фамилия женщины, а затем мужчины (см. строки 12 и 13).
Пример 14. Именной указатель к приказам по личному составу
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться? Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?
Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
