Годовые описи документов, передаваемых в архив

В № 4, 5 и 6` 2012 была опубликована статья «Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив». Практик с 30-летним стажем работы на примере приказов по основной деятельности наглядно показала, как подготовить дела к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет). Она также объяснила специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу). С обработкой документов по личному составу, большинство из которых хранится 75 лет, мы разобрались в № 5` 2012 журнала (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости, регистрационные формы, трудовые договоры и договоры подряда и др.). В № 6` 2012 журнала мы перешли к документам временного хранения (за счет чего можно упростить себе жизнь при их обработке, как обработать наиболее распространенные группы документов временного срока хранения, особое внимание уделили договорам и переписке).

В конце каждого календарного года возникает необходимость систематизировать дела, законченные делопроизводством. Но как правильно это сделать? Как обеспечить оперативный поиск документов в случае их необходимости среди большого количества дел? Ответ прост. Для этого нужно составлять описи. Они являются своеобразным финальным аккордом работы с документацией в делопроизводстве.

Образец описи дел по личному составу с полностью оформленным к ней справочным аппаратом продемонстрирован в Примере 9.

Для начала разберемся с терминами. «Основные правила работы архивов организаций» определяют опись как «архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета». Проще говоря, опись – перечень дел, образующихся в деятельности организации, составленный в определенной последовательности с указанием информации о них.

Годовые разделы описей структурных подразделений

Первоначально на основе номенклатуры дел организации каждое структурное подразделение готовит годовой раздел описи своего подразделения, в которое включаются документы, образовавшиеся в деятельности этого структурного подразделения за один год.

Прежде чем составлять описи на дела, необходимо четко разделить документы по срокам хранения. Как известно, они делятся на документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу. Среди документов временного срока хранения выделяются две группы: временные дела (до 10 лет) и дела долговременного хранения (свыше 10 лет). Для каждой группы будет составляться своя отдельная опись. Для определения сроков хранения дел следует обратиться к номенклатуре дел организации, где должны быть четко указаны заголовки дел и сроки их хранения.

Заголовки дел, вносимых в годовой раздел описей структурных подразделений, должны соответствовать заголовкам из номенклатуры дел за тот же год. И это логично:

• номенклатура дел – это «плановый» документ, который определяет, как в следующем году документы организации будут группироваться в дела (с какими заголовками и сроками хранения);
• когда этот год наступает, все следуют заранее подготовленному плану, который можно несколько подкорректировать, включив в номенклатуру дел ранее непредвиденные дела;
• а по завершении года дела по описям сдаются из структурных подразделений, в которых они сформировались, в архив организации.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка (в произвольной форме) о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в ведомственный архив.

Как правило, систематизация дел внутри описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением индекса «СП» (структурное подразделение) и последних двух цифр года, за который составлена опись. Например, «опись № 05-СП-11 дел временного хранения (5 лет) планово-финансового управления за 2011 год». Буквенные обозначения и указания года даются для того, чтобы не возникло путаницы между номерами годовых разделов описей структурных подразделений и годовых разделов сводных описей. Этим описям присваиваются разные номера, и их ни в коем случае нельзя путать.

В конце годового раздела описи структурного подразделения, так же как и для любых других описей, делается итоговая запись (см. Пример 4).

Опись дел структурного подразделения составляется в 2 экземплярах (один передается в архив организации, другой остается в структурном подразделении), подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и потом утверждается руководителем структурного подразделения.

Лучше передавать документы в архив из подразделений по специально разработанному плану-графику приема дел (см. Пример 2). Это избавит от авралов в начале года. Таким образом, документы в архив будут поступать порционно (сначала из одного подразделения, потом из другого и т.д.). График составляется в произвольной форме, согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации. При наличии Экспертной комиссии (ЭК) организации план-график рассматривается и утверждается протоколом заседания ЭК. На следующий год утверждать график лучше в конце текущего. Это позволит заранее проинформировать структурные подразделения о...