В прошлом номере журнала мы разобрались, как составлять годовые описи дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения при их передаче из структурных подразделений в архив организации, в т.ч. занимались составлением справочного аппарата к описи.
В этом номере журнала мы решили подробно остановиться на составлении исторической справки об организации и ее документальном фонде. Вы узнаете, когда нужно составлять такую справку, какие сведения включить и как оформить.
Что это такое? «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, определяют историческую справку как «документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива». Иными словами, историческая справка представляет собой своеобразную «биографию» организации с обзором документов, отложившихся в ее деятельности за весь период существования.
Историческая справка составляется о каждой организации и ее фонде. Под фондом понимается вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации. А организация, в результате деятельности которой отложились эти документы, называется фондообразователем.
Историческая справка составляется при первом поступлении документов в архив организации (ведомственный) или в сторонний архив (муниципальный, государственный). При дальнейшем пополнении фонда справка только дополняется.
Историческая справка состоит из трех разделов:
- истории фондообразователя, т.е. истории организации;
- истории фонда;
- характеристики документов фонда.
Историческая справка представляет собой связанный, лаконичный текст, в котором постепенно раскрываются указанные выше разделы.
История фондообразователя
Первый раздел – история фондообразователя – излагается в хронологической последовательности на основе законодательных, распорядительных и иных документов.
История фондообразователя дает общее представление об организации, причинах ее создания, масштабе деятельности, месте организации в системе государственного аппарата, экономической, политической, культурной и др. жизни. Поэтому она должна содержать следующие сведения:
- изменение в названии и подчиненность фондообразователя (например, министерству или какому-нибудь другому ведомству);
- даты и причины создания фондообразователя. Эти сведения даются на основании законодательных актов и распорядительных документов. При этом желательно давать ссылки на эти документы (например, если ссылка дается на Указ Президента РФ или постановление Правительства РФ, то она дается на официальный опубликованный источник – Собрание Законодательства РФ, Российскую газету и др. Если же ссылка дана на архивные документы, то указывается название архива, в котором хранится данный документ, а также номера фонда, описи, дела и листы);
Пример 1. Образец ссылки на опубликованный документ
Пример 2. Образец ссылки на архивный документ.
class='dash'
название организации-предшественника (если имеется); задачи, функции организации и их изменения излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставами, положениями и др.). При этом в обязательном порядке указываются даты и основные причины их...
