Прием на архивное хранение проектной документации на электронных носителях

Сегодня архивисты все чаще сталкиваются с проблемой приема на хранение документов на электронных носителях или электронных версий документов. Не многие могут поделиться накопленным опытом в данном направлении. Мы можем! В этой статье описана практика работы некоторых ведомственных архивов (системы ОАО «РЖД» и других АО) по приему на хранение проектной документации на электронных носителях. Даны следующие рекомендации: что и в каком порядке переводить в электронный и бумажный вид; как систематизировать и описать накопленную информацию; какие форматы и диски использовать; как их потом хранить.

Машиночитаемые документы условно можно разделить на те, что:

• возможно распечатать (например, перевести документ на бумажный носитель). Следовательно, хранение можно осуществить в традиционной форме – на бумажном носителе;
• изначально были созданы в бумажном виде, но потом переведены на электронный носитель путем оцифровки, сканирования. Оцифровка документов необходима для создания фонда пользования, чтобы в текущей работе или исследованиях использовались электронные версии документов, а не подлинники. Кроме того, оцифровка позволяет сократить помещения архивохранилищ (документы на бумажном носителе / на кальке требуют гораздо больше места);
• распечатать нельзя (например, базы данных, программы и программные средства, информационные системы, автоматизированные системы и др.), т.е. это документы, выполненные программным способом и не имеющие аналогов на другом носителе.

Современные проектировщики работают с автоматизированными системами проектирования (далее – АСП), в основном на:

• AutoCAD – двух- и трехмерной системе автоматизированного проектирования и черчения;
• «Компасе» – семействе АСП с возможностями оформления проектной и конструкторской документации согласно стандартам серии ЕСКД и СПДС, FLЕХ САD и др.

Здесь мы имеем дело с документами, первоначально созданными в электронном виде. Хранение подобной документации возможно осуществлять как на сервере, так и на съемных электронных носителях.

Примерная структура архива (с функциями)

В современных архивах организаций практикуется хранение проектной документации как в электронном виде, так и на бумажной основе. Это диктует определенную структуру данному подразделению.

Движение документа от его создания до архива

Документ, исполненный с использованием автоматизированной системы проектирования:

1. Распечатывается.

Перевод документа на бумажный носитель необходим:

• для придания юридической силы документу, т.е. документ должен быть подписан, снабжен необходимыми печатями и штампами;
• в рамках подготовки комплекта документов для передачи заказчику (исполнителю, эксплуатирующим организациям и т.д.);
• для создания необходимого количества экземпляров;
• для предоставления документа в согласующие и утверждающие инстанции и др.

2. Сканируется полностью оформленный документ (либо его части).

3. Переводится в формат, не подлежащий изменению (pdf, tiff и пр.).

Скан документа из АСП, записанный на диск в неизменяемом формате для архивного хранения, можно условно считать подлинником, т.к. он снабжен соответствующими подписями и печатями. Почему говорим «условно» – в соответствии с действующими правилами электронные подлинники должны иметь электронные подписи. Для проектной документации (так же, как и для других видов НТД), содержащей множество файлов электронных документов или их частей и более одной (в среднем от 2 до 20) подписей на входящих в комплект документах, «прикреплять» к каждому документу «программку» электронного ключа каждой подписи не представляется возможным, т.к. это приведет к сильному «утяжелению» электронного результата. Да и снабжение всех проектировщиков, составителей документов электронной подписью – занятие для организации затратное.

Нередактируемость формата тоже условна, т.к. существуют программы, способные корректировать pdf, tiff-файлы либо переводить их форматы, позволяющие вносить правки.

При этом давайте условно считать, что документы, записанные нами по описанной далее технологии на электронные носители, – подлинники. Документ должен быть сохранен в окончательном виде. Искажение информации в документе может привести к неприятным последствиям, к тому же это действие может быть признано фальсификацией. В соответствии с СПДС и ЕСКД хранение подлинников проектной документации осуществляется отдельно от других видов документации и от копий, дубликатов. Доступ к подлинникам нужно ограничить.

Текстовая часть документа может быть принята на хранение в редактируемых формах (doc, dotx, txt, rtf и др.). Исключение составляют листы, содержащие подписи и печати, – они должны быть отсканированы.

В результате мы получим документ, который будет представлен двумя или более файлами, помещенными в одну папку на компьютере. В этом случае в строке описи прописывается объем документа и дата внесения последнего изменения. См. Пример 3. Сначала документы один за другим «копятся» на компьютере, потом комплектом записываются на съемный носитель (например, DVD-R). Но опись лучше начать составлять на содержимое папок еще в процессе накопления документов на компьютере, тогда потом легче будет составить опись на содержимое диска (разобраться, что есть что).

4. Снабжается метаданными.

Еще одна возможность сохранения информации и невозможности ее фальсификации – это снабжение документа метаданными, т.е. сведениями о носителе, на который записана информация, об объеме информации в файле (совокупно в папке), дата записи информации на носитель (дата последнего изменения в документе).

Наличие данной информации в описи содержимого (сначала в папке на компьютере, а потом записанного на съемный носитель, см. Пример 3) и в передаточной описи / акте (Пример 4), а также неизменяемый формат записи позволит сохранить информацию в неискаженном виде.

5. При необходимости проводится работа по внесению изменений в документ / документы.

Это одно из направлений деятельности отделов проектной документации (выпуска проектов, службы СНТД, архивов). Проектная документация в процессе своего создания изменяется, дорабатывается (даже в период нахождения в архиве организации). При внесении изменений в чертежи, таблицы, расчеты, текстовую часть проектной документации создается «извещение о внесении изменений», на основании которого происходит изъятие документов и их замена измененными.

После изменения документ проходит те же стадии: распечатку, оформление подписями и печатями, сканирование документа, перевод в неизменяемый формат.

До записи на диск (или другой носитель) документ хранится в базе данных.

6. Замена измененных документов в комплекте.

В базе данных к комплекту проектной документации присоединяется измененный (актуальный) документ. Он помещается на хранение в специальную для измененных документов папку / раздел / категорию и т.д.

7. Полный комплект актуальных версий документов по проекту записывается на диски, другой носитель или переводится на серверное хранение (мы это делаем на дисках).

К решению задачи расположения информации на диске есть два подхода:

• расположить документы в логической последовательности; применительно к проектной документации – в соответствии с составом проекта, стадийностью, этапностью, независимо от полного заполнения диска (например, на первый диск записываются 1, 2, 3, 4 части проекта, на второй диск записываются 5, 6, 7 части проекта, на третий – 8, 9, 10, 11, 12 части проекта);
• максимально эффективно использовать пространство на диске (например, диски будут заполнены полностью, если на первый записать 1 и 7 части проекта, а на второй – 2, 3, 4, 10 части и т.д.). При таком подходе бывает, что на диск записывают информацию не только по одному проекту, но и по нескольким, т.к. диски для архивного (долговременного) хранения дорогие.

Для каждого передаваемого на хранение объекта (проекта) мы создаем отдельную папку (назовем ее корневой), в ней размещаем вложенные папки по каждому разделу (части) проекта в соответствии с составом проекта (см. Пример 2):

• в названии корневой папки указываются: шифр объекта, адрес, наименование объекта (сокращенное), стадия проектирования (например, «Шифр 1234, г. Москва, Городская поликлиника, П»);
• в названии вложенных папок указываются стадия либо наименования разделов проекта или марка-части.

Количество вложенных папок 3 уровня должно соответствовать частям и марка-частям проекта. В этих папках группируются файлы документов (чертежи, пояснительные записки, спецификации и пр.), причем каждый чертеж, лист комплекта спецификаций должен выполняться в отдельном файле, другие документы могут быть разбиты на части в разных форматах записи файлов.

Комплект актуальных документов, снабженных всеми соответствующими подписями и печатями (сканы титульных подписанных листов, сканы чертежей, текстовые части документа, записанные в редактируемых форматах или же переведенные в нередактируемые форматы), размещается в некой логической последовательности – см. Пример 2.

К диску составляется документ, который можно условно назвать «внутренней описью» на электронные версии документов, содержащиеся на диске (ее примерный вариант показан в Примере 3). Она распечатывается и вкладывается в один конверт вместе с коробкой диска либо в саму коробку диска. Поясним ее содержание на примере.

Как заполняется «внутренняя опись» диска:

1. Графа «№ п/п» – возможен учет комплекта документов по частям проекта (как это сделано в Примере 3) либо подокументный учет.

2. Графа «Наименование документа...» предполагает внесение наименования комплекта документов (как в п. 2 таблицы из Примера 3) или конкретного документа (как в пунктах 1 и 3 этого примера).

3. Графа «Количество папок и файлов» – число папок и файлов не всегда будет совпадать с общим количеством документов в комплексе, например (см. Пример 2):

• папка самого нижнего уровня может содержать несколько файлов, но это один документ (как уже отмечалось, один документ может содержаться в одной папке и его части будут иметь разные форматы записи, т.е. он будет записан несколькими файлами):
  • 1-й файл – скан листов документа, имеющих подписи и печати,
  • 2-й файл – текстовый редактируемый формат для текстовой части документа,
  • 3-й файл – графические (табличные) части документа, не заверенные подписями, записываются в редактируемых форматах и т.д.;
• папка более высокого уровня будет содержать комплект документов – в ней будут вложенные папки, в каждой из которых будет лежать свой документ;
• корневая папка (1 уровень) будет содержать несколько папок.

4. Графа «Дата создания (изменения)...» – в Примере 3 мы вносим в опись дату создания папки, т.к. исходим из того, что в папку помещен документ, созданный ранее создания папки.

5. Графа «Объем информации» – при заполнении этой графы мы ориентируемся на содержимое графы 3. Если в графе 3 указана папка, то в графе 4 пишем дату ее создания, а в графе 5 – объем информации в ней (как в Примере 3). Если бы мы расписывали все файлы, тогда и дату создания, и объем информации следовало бы определить для каждого файла.

Итак, в графе 5 для папки (см. отметку с восклицательным знаком в Примере 3) мы указываем объем содержащихся в ней файлов. Если же в описываемую в данной строке таблицы папку вложены не только файлы, но и другие папки с собственным содержимым, то в графе 5 указываем объем только файлов, находящихся внутри описываемой папки (содержимое вложенных папок будем описывать в других строках таблицы).

6. Графа «Формат записи» – очень важна для обеспечения сохранности файлов. Имея сведения о формате записи, архив определяет, сможет ли он, располагая определенными техническими средствами, открыть и прочитать информацию на диске, обеспечить ее дальнейшую сохранность.

7. Содержимое последней графы отвечает на вопрос «откуда поступил документ?» Здесь могут фигурировать не только отделы родной организации, но и наименования сторонних субподрядных организаций, организаций-исполнителей.

Диски могут записываться систематически, и уже накопленная партия передаваться на архивное хранение. Перед передачей дисков следует провести их проверку:

• записанной информации на предмет соответствия заявленному содержанию;
• первичный технический контроль: антивирусную проверку и проверку сохранности, читаемости информации на диске.

Прием-передача дисков в архив осуществляется на основании приемо-сдаточной описи, примерную форму которой предлагаем вашему вниманию:

На какие диски и как записывать?

Формат записи информации на электронном носителе должен соответствовать общедоступным форматам (например, pdf, tiff, используемым в Microsoft Office).

Если используются диски, то чаще всего это CD-R и DVD-R (а не CD-R W и DVD-RW). Сокращение -RW (-Rewritable) переводится как «перезаписываемый». Отличие дисков CD-R от CD-RW заключается в том, что информация на диске CD-RW может быть полностью стерта, а затем записана заново, в то время как диски CD-R позволяют записывать данные только один раз. Разница между DVD-R и DVD-RW аналогичная.

При выборе дисков обратите внимание на следующие:

• «Archive Gold CD-R» и «Archive Gold DVD-R», выпускаемые компанией Mitsui Chemicals (MAM-A);
• «Kodak Preservation CD-R» и «Kodak Preservation DVD-R», выпускаемые компанией KMP Media LLC, обладающей правом использовать торговую марку Kodak.

Могут быть и иные носители, предназначенные для длительного хранения данных, не только диски. Выбор носителя диктуется прежде всего техническим оснащением архива – наличием средств для их последующего чтения. Но в этой статье мы в основном рассказываем именно о хранении информации на дисках, потому что такой опыт у нас есть.

Перед записью на диск рекомендуем выполнять антивирусную проверку информации.

Способ записи информации на диски – «Disc at Once» («диск сразу»), способ записи «Multisession» (мультисессия) не допускается. Причин несколько:

• режим записи «Disc at Once» записывает диск сразу от начала до конца без перерывов: сперва специальную информацию, отмечающую начало записи, затем непосредственно данные, а в конце – финальную информацию. Этот метод предпочтителен для изготовления мастер-диска, с которого потом будет вестись тиражирование;
• режим записи «Multisession» позволяет дозаписывать диск, то есть добавлять новую информацию к ранее записанной. Каждая сессия содержит запись начала сессии, затем – сами данные и финальную информацию о сессии. При этом информация о структуре предыдущих записей копируется в новую сессию и может быть исправлена – пользователь может уничтожить информацию о структуре ненужных ему или устаревших записей. Это означает, что появляется возможность «стирать память о существовании ненужной» информации на диске, хотя на самом деле физически она продолжает оставаться там и может быть восстановлена с помощью специального программного обеспечения. Кроме того, неоптимально расходуется объем диска: на отделение одной сессии от другой каждый раз теряется около 13,5 Мб.

Условия хранения дисков CD-R и DVD-R

Каждый диск хранится в отдельном контейнере «jewel case» или «DVD-box» надетым на фиксирующее кольцо в центре. Контейнер препятствует механическим повреждениям, а также попаданию влаги, пыли и грязи на диск.

Вкладыш контейнера размещается так, чтобы рабочая поверхность диска не касалась его, когда диск зафиксирован внутри упаковки. Непрозрачный вкладыш защищает рабочую поверхность диска от света. На место этого вкладыша может быть помещена опись содержимого диска (показана в Примере 3).

Контейнер хранится в вертикальном положении.

Условия хранения дисков достаточно подробно описаны в ГОСТе Р 7.0.2-2006 «СИБИД. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования». Итак, в хранилище:

• обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование застойных зон;
• поддерживается температура воздуха от 4 °С до 20 °С при относительной влажности воздуха от 20% до 65% (см. также Таблицу 2);
• не допускают резких изменений значений температуры и относительной влажности воздуха – не более 5 °С / (24 час) и 10% / (24 час) соответственно;
• документы на электронных носителях на дисках хранят и используют на расстоянии не менее 0,5 м от источников тепла и влаги;
• концентрация вредных примесей в воздухе не должна превышать значений, приведенных в Таблице 1;
• качество воздуха в помещении для хранения документов на дисках проверяют 1 раз в год и в случае возникновения чрезвычайной ситуации;
• очистку стеллажей и контейнеров с документами на дисках от грязи выполняют не реже 1 раза в год, используя пылесос или мягкую влажную ткань;
• документы на электронных носителях на дисках хранят при освещении рассеянным светом. Не допускайте освещения рабочей поверхности дисков прямыми солнечными лучами.