Региональный государственный контроль в области архивного дела

Как в настоящее время региональные органы власти контролируют соблюдение законодательства в области архивного дела? На каком основании они вправе это делать и какие подводные камни им мешают? Какие меры применяются к ­нарушителям? В этом номере журнала публикуется первая часть статьи.

Помимо федерального государственного контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела, который осуществляет Министерство культуры РФ, аналогичные проверки также проводятся и ­региональными органами исполнительной власти.

Полномочия региональных органов власти в области контроля за соблюдением архивного законодательства – есть проблемы!

После принятия в 2001 г. Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) РФ, в который была включена статья 13.20, предусматривающая ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, Федеральной архивной службой России (Росархивом) был издан приказ от 18.02.2002 № 18 «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Приказом был установлен перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об ­административных правонарушениях:

  • руководитель Росархива и его заместители;
  • руководители структурных подразделений Росархива и их заместители;
  • руководители архивных органов субъектов РФ и их заместители;
  • руководители структурных подразделений архивных органов субъектов РФ и их заместители.

Руководителям архивных органов субъектов федерации было предложено (п. 2.3) «при проведении проверок хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных архивов – в случае обнаружения нарушений архивного законодательства и правил работы архивов вносить в установленном порядке в суды протоколы о нарушениях правил ­хранения, ­комплектования, учета или использования документов».

На момент вступления КоАП РФ в силу такие указания были правомочны, поскольку в тот момент действовали Основы законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 г.

Сейчас же и «Основы законодательства...» 1993 г., и приказ Росархива от 18.02.2002 № 18 утратили силу .

Путаница началась после проведения в 2004 г. административной реформы и принятия Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»2, когда была фактически разрушена единая система управления архивным делом, а Росархив утратил функции контроля и надзора.

В соответствии с разграничением полномочий Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований в области архивного дела, приведенном в ст. 4 Закона № 125-ФЗ, именно к полномочиям Российской Федерации в области архивного дела относится контроль за соблюдением единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных ­документов (п. 2 ч. 1 данной статьи).

В ходе же административной реформы 2004 г., результаты которой были зафиксированы в Указе Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти», Росархив был отнесен к такой категории федеральных органов, как федеральные агентства, а агентствам согласно реформе отводились только функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в соответствующей сфере3. Ввиду этого функции по контролю за соблюдением норм законодательства на федеральном уровне были:

  • сначала возложены на Федеральную службу4 по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране ­культурного наследия5;
  • пропуская несколько вех в истории передачи полномочий по контролю и надзору в интересующей нас сфере, отметим, что в настоящее время от имени Российской Федерации они возложены на ­Министерство культуры РФ6.

При этом под функциями по контролю и надзору7 понимается, среди прочего, осуществление действий по контролю и надзору за исполнением органами государственной власти, органами местного самоуправления, их должностными лицами, юридическими лицами и гражданами установленных Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами и другими нормативными ­правовыми актами общеобязательных правил поведения.

В то же время, согласно ст. 16 Закона № 125-ФЗ, контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в России осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти (т.е. Минкультуры России), органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ.

Ситуацию немного прояснили положения Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», в котором были определены полномочия органов исполнительной власти субъектов РФ в следующих областях (ст. 5):

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.