Поводом для написания статьи стал вопрос читателя о ситуации, в которой невозможно соблюсти все предписанные критерии формирования дела с приказами по основной деятельности. Мы сначала выявили критерии, проанализировав действующую нормативно-методическую базу, а потом проранжировали их по степени важности соблюдения. Кроме того, дали практические рекомендации по разбиению дел с приказами и их приложениями на тома.
Поводом для написания этой статьи cтал вопрос читателя:
Вопрос в тему
Просим разъяснить, есть ли нормативный документ, являющийся основанием для формирования дел с приказами по основной деятельности?
В статье Натальи Рудиной (№ 4` 2012, с. 83) указано, что в делах с приказами по основной деятельности «...нельзя делить пополам документы за один месяц. Они должны быть полностью включены в какой-то один том». А как быть, если листовая норма объема дела превышает рекомендуемую (250 листов)?
Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) государственного архива при проверке описей дел постоянного срока хранения в выписках из протоколов дает организациям следующую рекомендацию: «Месяц не делить; даты открытия следующих друг за другом томов дела не должны быть более ранними, чем даты окончания предыдущих томов дела. Документы с одной календарной датой не должны находиться в разных томах».
Директор архива не согласен с такими методическими замечаниями ЭПМК, не подписывает сопроводительные письма, направляемые источникам комплектования, и требует обоснования со ссылкой на нормативный документ.
Мы не можем комментировать позицию и действия директора архива, т.к. он является должностным лицом, действующим на основе единоначалия, и самостоятельно организует работу архива, принимает решения, согласовывает, подписывает и утверждает документы, которые образуются по основным задачам и функциям архива. Поэтому мы выскажем только профессиональное и мотивированное экспертное суждение.
В данной ситуации необходимо руководствоваться нормативными документами, твердо стоять на своей профессиональной позиции и быть уверенным в своем архивном «ремесле».
Действующая нормативно-методическая база
Нормативными документами, устанавливающими порядок экспертизы ценности документов и правила формирования дел являются:
- «Основные правила работы ведомственных архивов» (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; далее – Правила ведомственных архивов);
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила государственных архивов). Правила государственных архивов содержат небольшое допущение (п. 1.4.) о том, что муниципальные архивы руководствуются установленными требованиями с учетом их правового статуса и особенностей деятельности.
Подпункт 2.2.5 Правил ведомственных архивов устанавливает, что «распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями». Таким образом, хронологический принцип используется вместе с номинальным при определении последовательности расположения документов внутри дела в процессе формирования дел с приказами по основной деятельности и по личному составу. Соблюдение хронологической последовательности и означает расположение документов внутри дела в последовательности дат их создания (издания, составления) в пределах каждого календарного года с 1 января по 31 декабря.
Поскольку технологии делопроизводства и архивного дела взаимосвязаны, то только правильное формирование документов в дела в делопроизводстве позволит архиву соблюдать требования к систематизации архивных документов в пределах архивного фонда.
Пункт 2.9 Правил государственных архивов предусматривает обязательный учет того же хронологического признака (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения) при разработке государственным или муниципальным архивом схемы систематизации архивных документов.
В процессе формирования дел и при определении последовательности расположения документов внутри дела рекомендуем руководствоваться действующими документами методического характера:
