21 сентября 2015 г. вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», которые были утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015, № 38830 (далее – Правила).
Практика применения новых архивных Правил все чаще стала спотыкаться о принципиальный вопрос – для кого они обязательны? Причем порой на него можно услышать разные ответы. Поэтому мы решили разобраться в нем досконально, обратившись к опытнейшему специалисту.
Но чтобы ответить на основной вопрос, пришлось попутно разбираться и с другими: что считать документами Архивного фонда РФ, какие документы «обычной» организации ими являются? когда «просто» документ становится архивным?
С одной стороны, в самом наименовании нормативного документа (оно дублируется в п. 1.1 Правил) и в его п. 1.3 прямо указаны органы государственной власти и органы местного самоуправления – с ними вопросов не возникает, они обязаны выполнять все предписания новых Правил. Но если внимательно читать наименование документа, то становится ясно, что он предназначен еще и для организаций, имеющих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы; согласно п. 1.4 они вправе создавать архивы – кто они и что они обязаны делать? И вот тут-то начинаются разночтения и «разнопонимания»!
Для кого новые архивные Правила обязательны?
Возможно, с одной стороны, в процессе подготовки Правил вопрос об их адресности обсуждался и озвучивалось, что они будут только для организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов. С другой стороны, наблюдается тенденция неприятия архивных нормативных правовых документов, в том числе правил, в ряде структур, при этом не только негосударственных. В таких структурах, и в первую очередь негосударственных, сами-то архивисты, непосредственные исполнители как раз понимают целесообразность работы по общепринятым, единым правилам.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830)
1.1. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – настоящие Правила) разработаны в соответствии с...
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности*(1)
*(1) Часть 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Так для кого же эти Правила обязательны? Ответ прост – для всех! Это правила для органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.
Никаких указаний в преамбуле к тексту документа на организации, для которых Правила обязательны или не обязательны, нет. Как нет и указания, что применение Правил определяется наличием архива в организации.
Однако в Правилах есть дифференциация организаций по отдельным сюжетам.
Правила в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, ч. 1 и 2) указывают на обязанность государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района создавать архивы (п. 1.3 Правил) и на право организаций создавать архивы (п. 1.4 Правил). А далее сказано, что положение об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива утверждается руководителем организации (п. 1.5 Правил). Так что это указание именно для организаций – источников комплектования.
Аналогично положению об архиве организации в Правилах говорится относительно положения о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертной комиссии (ЭК). Положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное руководителем организации, обязательно должно быть в организациях – источниках комплектования (п. 4.8).
Далее сказано, что учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской...
