С одной стороны, в самом наименовании нормативного документа (оно дублируется в п. 1.1 Правил) и в его п. 1.3 прямо указаны органы государственной власти и органы местного самоуправления – с ними вопросов не возникает, они обязаны выполнять все предписания новых Правил. Но если внимательно читать наименование документа, то становится ясно, что он предназначен еще и для организаций, имеющих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы; согласно п. 1.4 они вправе создавать архивы – кто они и что они обязаны делать? И вот тут-то начинаются разночтения и «разнопонимания»!
Возможно, с одной стороны, в процессе подготовки Правил вопрос об их адресности обсуждался и озвучивалось, что они будут только для организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов. С другой стороны, наблюдается тенденция неприятия архивных нормативных правовых документов, в том числе правил, в ряде структур, при этом не только негосударственных. В таких структурах, и в первую очередь негосударственных, сами-то архивисты, непосредственные исполнители как раз понимают целесообразность работы по общепринятым, единым правилам.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830)
1.1. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – настоящие Правила) разработаны в соответствии с...
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности*(1)
Часть 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Так для кого же эти Правила обязательны? Ответ прост – для всех! Это правила для органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.
Никаких указаний в преамбуле к тексту документа на организации, для которых Правила обязательны или не обязательны, нет. Как нет и указания, что применение Правил определяется наличием архива в организации.
Однако в Правилах есть дифференциация организаций по отдельным сюжетам.
Правила в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, ч. 1 и 2) указывают на обязанность государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района создавать архивы (п. 1.3 Правил) и на право организаций создавать архивы (п. 1.4 Правил). А далее сказано, что положение об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива утверждается руководителем организации (п. 1.5 Правил). Так что это указание именно для организаций – источников комплектования.
Аналогично положению об архиве организации в Правилах говорится относительно положения о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертной комиссии (ЭК). Положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное руководителем организации, обязательно должно быть в организациях – источниках комплектования (п. 4.8).
Далее сказано, что учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться? Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?
Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
