Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные «драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать пользователям?
Принципиальные отличия работы с НТД
В работе с научно-технической документацией (далее – НТД) есть принципиальные отличия от управленческой, которые нужно учитывать при подготовке документов для передачи из подразделений в архив организации. Мы систематизировали их в Таблице 1.
Какую форму приемо-сдаточной описи использовать?
Передача документации в архив происходит в соответствии с приемо-сдаточными описями. Их готовит передающее структурное подразделение или передающая организация.
Основные правила работы с НТД в организациях и на предприятиях 1991 года предлагают следующую форму акта-описи – см. Пример 1. Она хорошо подходит для передачи 1 документа (комплекта) в архив. Ее несомненный плюс – полистный учет, что особенно важно для чертежей. При этом обратите внимание на Таблицу 2, где приведено соответствие графических и текстовых форматов.
Если же передаются документы, сброшюрованные в тома, то лучше использовать другую форму приемо-сдаточной описи, показанную в Примере 2 (она дана в архивных Правилах 2015 года и предназначена для передачи документов в государственный / муниципальный архив, когда на ней еще оформляется согласование с ЦЭК (ЭК) организации и гриф утверждения принимающего документы архивного учреждения; но при передаче документов во внутренний архив организации согласование не требуется).
Таблица 1. Разница в подготовке к передаче в архив организации управленческой документации и научно-технической
Как отмечено в Таблице 1, в архив организации должны поступать как минимум 1 подлинник и 1 экземпляр копии НТД для оперативного использования. В настоящее время в качестве копии в архив организации обычно поступает электронная версия документа (или комплекта документов). Электронные носители и электронные документы должны поступать в архив на хранение также по описям. Правила 2015 года регламентируют технологию передачи в архив организации электронных документов и предлагают для этого форму описи, заполнение которой мы показали в Примере 3.
Пример 1. Акт-опись передачи НТД в архив организации
Таблица 2. Основные форматы листа и их обозначения
Пример 2. Приемо-сдаточная опись передачи НТД в архив организации
