Исторически так сложилось, что при комплектовании государственных и муниципальных архивов в основном использовался территориальный принцип – архивы принимали на хранение документы организаций, действовавших на территории соответствующего региона или муниципального образования, даже если их подчиненность была иная. С принятием в 2004 году Закона об архивном деле1, который разделил Архивный Фонд страны на федеральную, региональную и муниципальную собственность, возникла проблема с передачей на архивное хранение документов организаций, подведомственных федеральным органам исполнительной власти, но территориально расположенных в различных регионах нашей страны. Аналогичная проблема существует и для документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
Проблема заключается не только в том, что федеральные архивы изначально были рассчитаны на хранение документов лишь высших органов государственной власти и физически не в состоянии вместить «богатства» всех ликвидируемых по стране организаций с федеральной формой собственности. Пожалуй, даже более острым является вопрос о том, кто будет платить за хранение документов: региональные и муниципальные архивы финансируются из соответствующих бюджетов, и выделение ими средств на хранение документов, находящихся в федеральной собственности, не только затруднительно, но и является серьезным нарушением бюджетного законодательства, за которое могут привлечь – и привлекают – к ответственности.
К сожалению, за 12 лет, прошедших с момента принятия нового архивного закона, не было предпринято ни одной сколько-нибудь серьезной попытки решить данный вопрос на законодательном уровне, урегулировав раз и навсегда права и обязанности всех участников этих постоянно возникающих споров. Без этого в условиях острой нехватки площадей и сокращающегося финансирования архивов всех уровней особого желания принимать на хранение «чужие» документы не наблюдается.
В российском законодательстве нормы, устанавливающие требования к передаче документов на архивное хранение в случае ликвидации организации, установлены не только в Законе об архивном деле, но и в ряде других законов, регламентирующих деятельность организаций различных форм собственности.
В Федеральном законе от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»2 в статье 28 «Хранение документов унитарного предприятия» перечислены основные виды документов, которые МУПы и ГУПы обязаны хранить. Одновременно установлено (п. 3), что при ликвидации унитарного предприятия документы «передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации».
Отмечу, что такая норма установлена только для унитарных предприятий! В законах «Об акционерных обществах»3 и «Об обществах с ограниченной ответственностью»4 таких требований нет.
Согласно ст. 2 Закона № 161-ФЗ унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственником. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Имущество унитарного предприятия принадлежит на праве собственности РФ, субъекту РФ или муниципальному образованию. Это означает, что все созданные в процессе деятельности унитарных предприятий документы...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
