Обращаем ваше внимание на статус документа, опубликованного Росархивом 18 июля 2018 г., и объясняем, на кого он распространяется. Комментируем
использованный в нем процессный подход, логику изложения практики архивного дела. Поясняем, как можно использовать Реестр процессов из Приложения № 1 для формулирования задач и функций архива в Положении об этом подразделении (или в Положении об архивном хранении, если архив как подразделение не создается). Показываем, как методические рекомендации разграничивают зоны ответственности за электронные документы между архивом и IT-подразделением.
А во второй части статьи – в следующем номере журнала – речь пойдет уже о разработке номенклатуры дел, о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках. Но главное, методические рекомендации дают ответ на целый ряд актуальных практических вопросов, которые мы и озвучим.
На сайте Росархива 18 июля 2018 г. были опубликованы Методические рекомендации 1 по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 2.
Правила 2015 г. были утверждены еще 31.03.2015, зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015 и вступили в силу 21.09.2015. А методические рекомендации по их применению были разработаны специалистами ВНИИДАД. Статус документа не определен, в опубликованной версии отсутствуют какие-либо указания об одобрении и рекомендации по внедрению, а также и о дальнейшей судьбе документа. В настоящее время опубликованная версия формально может рассматриваться и как проект, и как руководство к действию.
Разместить Рекомендации на официальном сайте приняла решение Комиссия Росархива по научно-исследовательской и методической работе (НИМР) после рассмотрения очередной версии этого документа 26.04.2018, но при этом цель данного размещения (публикации) не сформулирована. Надеемся, что после изучения Рекомендаций на сайт Росархива поступят отзывы и замечания, а в профессиональном сообществе возникнет своеобразное общественное обсуждение цели, основных положений, структуры и методики разработки данного документа.
Только из введения к Рекомендациям можно узнать, что они являются документом методического характера и представляют собой инструментарий, необходимый для внедрения и применения нормативных положений, установленных Правилами 2015 г. Очевидно, в этом статусе Рекомендации и следует рассматривать, несмотря на отсутствие не только каких-либо грифов, но и указания какой-либо даты вступления документа в силу и начала его применения.
Для кого обязательны
Заметим также, что «рекомендации» означают, прежде всего, вариативность и особенности применения обязательных норм, установленных Правилами 2015 г., а не добровольность их соблюдения (хотя некоторые юристы с этим могут и не согласиться).
Поскольку Правила 2015 г. являются документом нормативного характера, Рекомендации по их внедрению должны использоваться в качестве инструмента:
- как государственными органами, органами местного самоуправления и организациями – источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов;
- так и организациями, которые не являются источниками комплектования.
Рекомендации могут помочь и в тех случаях, когда организации не создают архивы как специальные структурные подразделения, но в соответствии с действующим законодательством обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Методика в тексте рекомендаций
Рекомендации по внедрению и применению основного документа нормативного характера всегда предполагают развитие, разъяснение и иллюстрацию примерами и образцами соответствующих положений основного документа. Логика разработки и изложения любых рекомендаций должна быть от общего к частному и технологичному. Но по тексту данных Рекомендаций даются ссылки на соответствующие пункты Правил 2015 г., и почти всегда – с целью простого цитирования и повтора, а не разъяснения нормативных пунктов, что отчасти сводит на нет заявленную методическую цель Рекомендаций.
Точно такие же простые ссылки в Рекомендациях даются на приложения к Правилам 2015 г. без необходимых пояснений и образцов заполнения утвержденных форм. Отбор примеров оформления приложений, включенных в Рекомендации, остается необоснованным. Хотя однозначно положительно можно оценить примеры оформления книги учета поступления и выбытия дел, документов; реестра описей; листа фонда; листа-заверителя к законченной описи дел, которые помогут практикам, осуществляющим архивное хранение документов в организациях.
В Правилах 2015 г. организация и технология хранения электронных документов (ЭД) подробно не рассматривается, поэтому, очевидно, и в тексте Рекомендаций упоминается технология хранения ЭД на физически обособленных носителях (без выделения специального раздела, что снижает актуальность Рекомендаций).
Процессный подход
Рекомендации провозглашают процессный подход к описанию архивных работ и, таким образом, помогают осознать, что в современной практике архивного дела необходим технологический подход.
Фрагмент документа
Введение в Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (одобрены Комиссией Росархива по НИМР 26.04.2018 и опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018)
…Описание архивных работ в Методических рекомендациях основано на процессном подходе, позволяющем установить порядок выполнения работ… в архиве организации, требования к которым установлены Правилами. В результате реализации процессного подхода деятельность архива организации представлена как совокупность связанных между собой процессов (приложение № 1, приложение № 2).
Номер процесса в реестре процессов (приложение № 1) сохраняется за ним при описании выполнения данного процесса в тексте Методических рекомендаций и соответствует номеру раздела Методических рекомендаций.
В связи с тем, что в рамках процессного подхода важно было показать взаимосвязи процессов между собой начиная с поступления документов в архив организации и включения их в состав архивного фонда до организации использования документов в архиве и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, порядок расположения разделов Методических рекомендаций отличается от структуры Правил (первым процессом в Методических рекомендациях является процесс «Комплектование архива организации документами»).
Методология процессного подхода предполагает не только последовательное описание конкретных видов работ… в архиве организации, но и графическое представление отдельных процессов. Для графического представления процессов была использована система условных обозначений… ARIS… значение символов которой представлено в приложении № 3…
