Составление паспорта архива организации (часть 2)

Раздел 2 «Сведения о документах»

В этот раздел паспорта включаются сведения о документах, переданных в архив организации и хранящихся в нем ¹ раздельно по срокам хранения документов.

Внимание! Документы, которые переданы в архив и проходят по учетным документам архива, но фактически хранятся в структурных подразделениях ², также подлежат учету в паспорте архива. Те из них, которые выданы во временное пользование, числятся за архивом и тоже подлежат учету в этом разделе паспорта.

Рассмотрим порядок заполнения строки 201, где отражаются сведения о документах постоянного хранения (см. образец заполнения паспорта архива в Примере 9). Для начала давайте вспомним, в каких учетных документах можно найти информацию о том, сколько дел в фонде и за какие годы. Ответ: в листе фонда. Если фонд содержит несколько описей дел постоянного хранения, в паспорте указываются суммарные данные.

На Примерах 8 и 9 покажем, какие данные из листов фондов суммируются и в какие графы паспорта архива вносятся – это отмечено одинаковыми цифрами в оранжевых кружках.

Графа 1 паспорта. Если фондов несколько и все они имеют документы постоянного хранения, то все показатели суммируются. В нашем примере в архиве АО «Комплект» хранятся документы постоянного хранения (см. «1» в Примере 8):

• в архивном фонде самого АО «Комплект» в количестве 520 дел, включенных в описи, и 50 неописанных единиц хранения и
• архивном фонде организации-правопредшественника – СУ-4 – в количестве 30 дел.

Тогда общее количество дел 520 + 50 + 30 = 600 дел, и в графе 1 паспорта у нас будет число 600 (см. «1» в Примере 9). То есть у нас действует формула:

Такая же методика будет использоваться и при объяснении заполнения других граф паспорта.

Сразу оговоримся, что в пояснительной...