На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать.
Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
Раздел 2 «Сведения о документах»
В этот раздел паспорта включаются сведения о документах, переданных в архив организации и хранящихся в нем 1 раздельно по срокам хранения документов.
Внимание! Документы, которые переданы в архив и проходят по учетным документам архива, но фактически хранятся в структурных подразделениях 2, также подлежат учету в паспорте архива. Те из них, которые выданы во временное пользование, числятся за архивом и тоже подлежат учету в этом разделе паспорта.
Рассмотрим порядок заполнения строки 201, где отражаются сведения о документах постоянного хранения (см. образец заполнения паспорта архива в Примере 9). Для начала давайте вспомним, в каких учетных документах можно найти информацию о том, сколько дел в фонде и за какие годы. Ответ: в листе фонда. Если фонд содержит несколько описей дел постоянного хранения, в паспорте указываются суммарные данные.
На Примерах 8 и 9 покажем, какие данные из листов фондов суммируются и в какие графы паспорта архива вносятся – это отмечено одинаковыми цифрами в оранжевых кружках.
Графа 1 паспорта. Если фондов несколько и все они имеют документы постоянного хранения, то все показатели суммируются. В нашем примере в архиве АО «Комплект» хранятся документы постоянного хранения (см. «1» в Примере 8):
- в архивном фонде самого АО «Комплект» в количестве 520 дел, включенных в описи, и 50 неописанных единиц хранения и
- архивном фонде организации-правопредшественника – СУ-4 – в количестве 30 дел.
Тогда общее количество дел 520 + 50 + 30 = 600 дел, и в графе 1 паспорта у нас будет число 600 (см. «1» в Примере 9). То есть у нас действует формула:
Такая же методика будет использоваться и при объяснении заполнения других граф паспорта.
Сразу оговоримся, что в пояснительной...
