Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Все мы знаем пословицу «По одежке встречают, по уму провожают», т.е. при первой встрече наиболее важную роль играет внешний вид, так сказать, лицо. При чем здесь титульный лист, спросите вы? Отвечаем: титульный лист – это «лицо» описи дел, и уже при взгляде на титульный лист определяется отношение к описи. Каким образом делается такой вывод, вы поймете из статьи.
Давайте вспомним, каким образом надлежит составлять титульный лист, а затем рассмотрим несколько моментов, которые не предусмотрены никакими нормативными или методическими документами. Сразу предупредим, что в настоящей статье мы ставим задачей рассказать только о наполнении титульного листа – какие элементы на нем должны быть и как их расположить.
Итак, кроме того, что титульный лист – первый лист описи дел, он еще входит в состав справочного аппарата к описи 1, и более того, это первый элемент справочного аппарата. Титульный лист составляется к описи независимо от того, какая группа документов включена в опись, поэтому в статье мы будем использовать общие термины «опись дел» и «титульный лист», а при необходимости давать уточнения.
Следуем предписаниям нормативных актов
На титульном листе в соответствии с Правилами 2023 года указываются следующие обязательные элементы, независимо от того, является ли организация 2 источником комплектования архивного учреждения 3 (см. Пример 1):
- подведомственность (при наличии) (см. отметку «1» в кружке);
- полное наименование организации («2») на дату...
