Как рассчитать степень загруженности архива для заполнения его паспорта

Зачем заниматься расчетами

Традиционно в ноябре – декабре календарного года организации – источники комплектования государственных, муниципальных архивов¹ начинают составлять основной документ централизованного государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации – паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, по состоянию на 1 декабря текущего года². Форма паспорта установлена Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11³.

Не вызывает трудностей заполнение граф, в которые включаются точные цифры, сведения о количестве дел, об описях дел например, но ежегодно возникает вопрос: как рассчитать загруженность архивохранилища? Этот показатель на самом деле важен, поскольку он отражает степень заполненности архива и позволяет держать на постоянном контроле вопрос обеспечения площадями. Ведь очевидно же, что если заполненность архива приближается к 100%, то придется решать вопрос кардинально:

• выделять дополнительное помещение под архив или
• переоборудовать имеющееся передвижными стеллажами,
• искать стороннюю организацию для передачи им документов на аутсорсинговое хранение,
• форсировать перевод бизнес-процессов в цифру (т.е. отказ от бумаги там, где это только возможно) и т.п.

Любой из этих вариантов требует ощутимого финансирования, поэтому стпень загруженности архива нужна будет не только для «отчетности» в архивное учреждение, но и для предметных разговоров с руководством.

Как считали раньше

Чтобы рассчитать процент загруженности архива, необходимо сначала узнать его вместимость. А для этого нужно знать общее количество погонных метров всех полок архивных стеллажей и среднее количество дел, вмещающихся на одном погонном метре. Пошаговый алгоритм:

• Шаг 1: устанавливаете общее количество погонных метров архивных полок в архиве – берете обычную рулетку и измеряете длину каждой полки, далее суммируете данные.
  Например: в архиве АО «Комплект» стоят 20 стеллажей – в каждом 7 полок, длина каждой полки 1 метр. Перемножаем эти показатели: 1 метр × 7 полок × 20 стеллажей = 140 погонных метров архивных полок имеется в архиве АО «Комплект».

Шаг 2: устанавливаете, сколько метров полок занимают хранящиеся в архиве дела – с помощью все той же рулетки.
Например: согласно книге учета поступления и выбытия дел в архиве АО «Комплект» на 1 декабря 2024 года хранится 2 000 дел. Аналогичные сведения вы можете взять из листа (листов) фонда (фондов). Каким именно пользоваться документом – решать вам. 2 000 дел занимают 40 полок стеллажей. Каждая полка – помним или меряем заново – равна 1 метру. Значит, 2 000 дел занимают 40 погонных метров полок.

• Шаг 3: устанавливаете среднее количество дел, вмещающихся на 1 погонном метре – количество хранящихся в архиве дел делите на количество занимаемых ими метров полок.
  Например: 2 000 дел, хранящихся в архиве АО «Комплект», занимают 40 погонных метров. Делим 2 000 дел : 40 метров = 50 дел умещается на 1 погонный метр архивных полок в архиве АО «Комплект».
• Шаг 4: устанавливаем вместимость архивохранилища – для этого среднее количество дел, вмещающихся на 1 погонном метре (см. Шаг 3), умножаем на общее количество погонных метров архивных полок в архиве (см. Шаг 1).
  Например: среднее количество дел, вмещающихся на 1 погонном метре архивных полок, составляет 50 дел, общее количество погонных метров полок – 140. Перемножаем эти показатели: 50 дел × 140 погонных метров = 7 000 дел вместимость архива АО «Комплект».
• Шаг 5: высчитываем загруженность архива в процентах. Для этого количество хранящихся в архиве дел делим на вместимость архива и умножаем на 100%.
  Например: в архиве АО «Комплект» хранится 2 000 дел, вместимость архива 7 000 дел. Тогда 2 000 дел : 7 000 дел × 100% = 28,57% загруженность архива.

Вышеизложенный алгоритм предлагается методическими документами регионального или даже местного значения, поскольку в федеральных нормативных и методических документах раньше не было никаких указаний на этот счет.

Чем хорош этот способ? Он позволяет максимально точно высчитать степень загруженности архива – с учетом особенностей стеллажей в конкретном архиве.

Чем неудобен этот способ? Ежегодно меняется показатель вместимости: меняется количество дел на 1 погонный метр, т.к. дела имеют разную толщину, и меняется количество дел (увеличивается после приема дел из подразделений в архив организации и уменьшается после передачи дел в архивное учреждение). Может быть еще, что архив оборудуется дополнительными стеллажами или наоборот. И каждый раз нужно измерять рулеткой полки и проводить математические расчеты, в лучшем случае начиная с Шага 2. За неимением никакой иной методики приходилось пользоваться описанной выше.

Новая методика

С утверждением новых архивных Правил в 2023 году⁴ кое-что поменялось. Пункт 78 указанных правил предусматривает, что расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом:

• расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 82 Правил 2023 года, а также
• возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м площади архивохранилища.

Мы привели цитату пунктов 78 и 82 Правил 2023 года, глядя на которые нужно понять, какая методика расчета здесь подразумевается. Как четкий алгоритм она там не представлена, она именно «подразумевается».

Давайте попробуем рассчитать загруженность все того же архива АО «Комплект», т.е. ту же «объективную реальность» попробуем оценить по новому алгоритму, предложенному Правилами 2023 года:

• Шаг 1: высчитываем площадь архивохранилища. Длину помещения умножаем на ширину – допустим, у нас получилось 14 кв. м (это самая скромная площадь для 20 стеллажей при глубине полок 30 см и длине 1 м).
• Шаг 2: высчитываем вместимость архива: 400 дел (это плановый показатель из п. 78 Правил 2023 года) умножаем на количество квадратных метров архива.
  Например: 400 дел × 14 кв. м архива = 5 600 дел вместимость архива АО «Комплект».
• Шаг 3: высчитываем загруженность архива: количество дел, хранящихся в архиве, делите на вместимость архива и умножаете на 100%.
  Например: согласно учетным документам архива на 1 декабря 2024 года в нем хранится 2 000 дел, а максимальная вместимость архива 5 600 дел. Подставляем эти данные в формулу и получаем: 2 000 дел : 5 600 дел × 100% = 35,71% загруженность архива.

Как видите, второй способ гораздо короче и проще в расчетах: площадь архива и вместимость архива – неизменяемые данные, и при составлении паспорта на очередной год вам нужно будет произвести только одно математическое действие (из Шага 3) и никаких ежегодных замеров погонных метров (при условии, конечно же, что не меняется ни площадь архива, ни стеллажное оборудование).

Но можно сказать, что во втором способе «хромает» точность расчетов, т.к. процент загруженности получается гораздо выше, чем в «старом» способе.

Что выбрать

При первом способе вместимость получается больше и, как следствие, загруженность получается меньшая.

При использовании второго способа наоборот: вместимость меньше, загруженность больше.

Правила 2023 года обязательны для исполнения всеми организациями, но в п. 78 «расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить...» – слово рекомендуется «развязывает руки», т.е. эту методику применять не обязательно, она рекомендованная. А значит, мы можем считать загруженность архива как по-старому, так и по-новому.

Какой из способов выбрать – решать вам, однако, наверное, лучше иметь какой-то «задел», чтобы в архив можно было принять еще некоторое количество дел, когда по расчетам это сделать уже нереально. Тогда лучше применять второй способ расчета, рекомендованный Правилами 2023 года.

Не забывайте, что паспорт подписывает руководитель организации, и приближающийся к 100% показатель загруженности будет ему наглядно показывать, что пора бы уже задуматься о дополнительных помещениях для архива или других способах решения этой назревшей задачи.