В условиях цифровизации всех направлений деятельности организаций все большее значение приобретает электронный документооборот. Электронные документы образуются в государственных органах и органах местного самоуправления, в организациях различных форм собственности (далее – организации), они также поступают извне и включаются в документальный фонд организации.
Анализ динамики развития документооборота, который регулярно проводит ВНИИДАД, показывает стабильное возрастание в его составе доли электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), в т.ч. документов постоянного срока хранения. Так, общий объем электронных документов, подписанных УКЭП в 2023 году, по сравнению 2022 годом, возрос на 9%. Эти цифры, очевидно, еще будут расти.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 16.03.2024 № 637-р было утверждено «Стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления», в соответствии с которым до 2030 года предполагается 100%-ное внедрение электронного документооборота на государственном и муниципальном уровнях и формирование единого информационного пространства взаимодействия.
При этом организации, выступающие источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны передавать электронные документы, включенные в Архивный фонд Российской Федерации (далее – АФ РФ), в соответствующие архивы по истечении временных сроков их хранения в организациях. Эти сроки установлены законодательством и не зависят от вида носителя документа и способа записи информации.
В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле), сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в государственный / муниципальный архив составляют:
Кроме того, законодательно установлены сроки временного хранения в организациях для отдельных видов документов АФ РФ (п. 4 ст. 22 Закона об архивном деле):
Сроки временного хранения документов АФ РФ в негосударственных организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов по договору, устанавливаются в соответствующих договорах.
В настоящее время на рассмотрении в Государственной думе находится законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Описываем документы за много лет. Появилось подозрение, что состав документов неполный. Проверить, так ли это, невозможно, т.к. номенклатуры дел за описываемый период отсутствуют. Как установить состав документов?
На основании какой нормативно-методической базы и каких ГОСТов разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами. На что опираться при разработке ЛНА по конвертации / миграции электронных документов. Как его назвать: когда это будет инструкция, а когда регламент или положение, порядок. Какие вопросы необходимо регламентировать. Какие разделы включить.
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс. Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты). Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению. Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
