Подробным образом порядок составления титульного листа был описан в № 7` 2024 журнала, поэтому здесь мы ограничимся цитированием Правил 2023 года и приведем пример титульного листа.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
70. В справочный аппарат к описи дел, документов, описи электронных документов входят: титульный лист; перечень переименований, изменения подведомственности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).
71. На титульном листе описи дел, документов, описи электронных документов указываются:
а) полное наименование государственного (муниципального) архива (если государственный орган, орган местного самоуправления, организация является его источником комплектования);
б) полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, сокращенное наименование (при наличии), подведомственность (при наличии);
в) номер архивного фонда;
г) номер и название описи;
д) крайние даты внесенных в опись единиц хранения.
Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается по последнему году включения документов в опись дел, документов, опись электронных документов.
Пример 7. Титульный лист годового раздела описи дел
Годовой раздел описи дел так называется, даже если в опись включены дела более чем за 1 год (так бывает). В идеале годовой раздел описи должен содержать документы за 1 календарный год 1, но на практике описанием дел могут заниматься не ежегодно, поэтому и получается, что в опись включаются документы за более длительный период.
Каждый годовой раздел описи дел формируется в специальное дело «Описи дел».
Согласно п. 70 Правил 2023 года на титульном листе могут быть переименования! Обратите внимание: они должны охватывать только тот период, документы за который включены в данный раздел описи. Для наглядности в Примере 7 мы сделали титульный лист для описи с 1993 года, чтобы показать, как размещаются переименования – они указываются в хронологической последовательности (см. отметки «1» и «2»). Если титульный лист будет составляться к описи дел только на период с 2022 года, то информацию об АОЗТ включать не нужно.
Самые наблюдательные читатели, наверное, заметили, что переименования у нас указаны по 2022 год, а конечной датой описи указан 2023 год (см. «3» в Примере 7). Объясняем. Так получилось, поскольку в опись включено переходящее дело, созданное в 2022 году, с пролонгированным действием на 2023 год. То есть формально документов за 2023 год в описи нет, но они охватывают 2023 год как период действия.
Годовой раздел описи дел:
Заметьте, в п. 71 Правил 2023 года перечислены сведения, которые должны быть отражены на титульном листе описи дел, но согласования и грифа утверждения нет в этом списке. Мы отразили реквизиты соответствующих протоколов (о согласовании и утверждении описи) на титульном листе дополнительно для удобства работы.
Правила 2023 года прямо перечисляют, что должно быть в предисловии к годовому разделу описи.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
72. В предисловии к описи дел, документов, описи электронных документов указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:
а) об изменениях в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления, организации;
б) о структуре государственного органа, органа местного самоуправления организации;
в) об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;
г) о содержании и полноте дел;
д) о наличии страхового фонда;
е) о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.
По порядку...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.
Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
В № 10 за 2024 год журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» на стр. 94 показан способ прошивки дела при подготовке его на постоянное хранение в архив. Но мы делаем иначе, потому что: – когда мы прошиваем верхнюю корочку, впоследствии она быстро изнашивается, а если плотный картон, то затрудняется пролистывание и копирование документов; – отступ 2 см от левого края тоже усложняет копирование – придется часто расшивать дело. В своей практической деятельности мы не прошиваем верхнюю корочку, а пришиваем листы дела к нижней корочке. Отступ от левого края делаем 1,5 см.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
