Можно ли разделить архивный фонд организации на 2 части: управленческой документации и научно-технической документации (НТД)?
Технический архив (как подразделение) может называться отделом технической документации (ОТД) или еще как-то. В чем гибридность его функций – что у него от архива, а что от оперативного хранения любого другого отдела? Какие документы ОТД передает в обычный архив? Надо ли отражать хранимые им НТД в его номенклатуре дел? С какого момента надо оформлять НТД в дела?
Пример с фрагментом номенклатуры дел архива и ОТД.
Вопрос в тему
А можно разделить архивный фонд на 2 части – одна для управленческой, другая для научно-технической документации (НТД)? Как вести книгу учета поступления и выбытия дел, документов, т.к. в ней графы для управленческой документации одни, а для НТД другие?
Нет, разделить нельзя. В архивном деле действует и соблюдается принцип единства архивного фонда организации, в который включаются все архивные документы независимо от их формы представления (бумажная или электронная) и принадлежности к системам документации. Обратите внимание на состав и правила систематизации архивного фонда организации, изложенные в:
- п. 9, 38 и 40 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года);
- п. 12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155; далее – Правила НТД 2020 года).
Но смысл вашего вопроса понятен. К Правилам НТД 2020 года не разработаны какие-либо методические рекомендации по внедрению и применению. Поэтому давайте вспомним, что специально создаваемые архивы для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, т.е. технические архивы, фактически являются теми самыми службами / отделами НТД, которые именно так назывались в Правилах работы с НТД 1991 года.
Технический архив (бюро, архив, служба, отдел НТД) работает как депозитарий, как библиотека, осуществляя:
- временное хранение (централизованное);
- учет (в т.ч. учет вносимых в НТД изменений и их замены);
- обеспечение сохранности (защиту от возможных потерь в структурных подразделениях);
- использование (в т.ч. изготовление дубликатов и копий, выдачу документов на основании заявок / заказов);
- экспертизу ценности и подготовку НТД для передачи на постоянное хранение собственно в архив организации – в состав ее архивного фонда на основании описей или выделение на уничтожение по акту.
Обратите внимание, что технические архивы, как правило, создаются в организациях, основными направлениями деятельности которых является реальное производство или строительство, проектирование, конструирование, научная работа и т.п., и в результате этой...
