Программы для дистанционной постановки задач и отслеживания их выполнения

Есть целый класс бесплатных программ, в которых можно работать командой: дистанционно ставить задачи, отражать и контролировать ход их выполнения – это менеджеры задач. Предложим вам ассортимент наименований таких программ, отсортировав их по принципам работы. Освоить их реально за 1-2 дня, и тогда управлять коллективом дистанционно будет легче (кстати, исключительно в личных целях их тоже можно использовать).

Зачем нужны менеджеры задач

Для успешной работы, что в офисе, что за его пределами, важно ставить задачи себе и подчиненным и контролировать их выполнение.

Функции контроля исполнения, которые традиционно выполняла служба делопроизводства еще с советских времен, актуальны и по сей день. Компании побогаче сейчас используют для автоматизации этого системы электронного документооборота (СЭД). Но есть и бесплатные программы специально для этих целей, которые тоже кое-что умеют. А при необходимости быстро организовать совместную командную работу эти онлайн-инструменты выходят на первый план. Когда мы работаем удаленно, точность передачи информации и постановки задач становится еще важнее. Желательно письменно фиксировать все задачи в едином инфопространстве.

Конечно, мы продолжаем использовать электронную почту для работы, но многие отмечают, что задачи через нее решаются в разы дольше, чем через мессенджер. Использование менеджера задач – это следующий логичный шаг. А если вы продолжаете запоминать задачи (краткосрочные, средне- и долгосрочные) или записывать их в бумажный блокнот, то в таком режиме много в памяти и на бумаге не удержишь.

Минусы бумажного блокнота:

  • всегда есть вероятность оставить его дома/в офисе и не иметь доступа как раз в самый нужный момент;
  • блокнот/ежедневник заканчивается быстро, вы начинаете вести новый. А вместе с этим теряется удобный доступ к записанной ранее детальной информации. И когда понадобятся подробности 2-5-летней давности, придется излишне напрягать память, вспоминая, куда вы это записывали, а потом тратить много времени на поиск;
  • нет умных напоминаний, задачи сложнее структурировать;
  • для постановки задач сотрудникам вы все равно будете вручную набирать текст, если ставите задачу письменно (при удаленке это становится важно). Тогда получится, что вы дважды записываете задачу: сначала себе в блокнот, а потом в мессенджер или на почту сотруднику;
  • ручное отслеживание и контроль задач.

Минусы запоминания:

  • высока вероятность что-то забыть;
  • излишнее напряжение памяти: вы тратите силы на запоминание и удержание в памяти главного и важных деталей вместо поиска решений;
  • нет автоматических напоминаний;
  • очень сложно отслеживать выполнение.

Плюсы программ менеджеров задач:

  • можно работать всей командой в одном пространстве;
  • есть умные напоминания, не придется зря напрягать память;
  • есть доступ ко всей информации. Завершенные задачи сохраняются в архиве, и к ним тоже можно перейти;
  • приложение всегда под рукой (и в телефоне, и на компьютере, т.к. возможна синхронизация).

Ассортимент менеджеров задач

Рассмотрим несколько способов контроля задач и подходящие приложения под каждый метод.

Метод «Список задач»

Подойдет для тех, кто привык пользоваться бумажным блокнотом. Здесь упрощенный ввод информации: записали задачу – завершили задачу. Самые удобные приложения, которые позволяют вести учет методом «Списка задач»:

  1. Microsoft To Do – наиболее полное и функциональное бесплатное приложение, доступное на всех...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Как изменилась дистанционная работа с 1 января 2021 года

Поможем вам разобраться в изменениях правил дистанционной работы, которые «заработали» с января 2021 года в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на «удаленку»; всегда ли требуется согласие работника; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; как обмениваться документами; когда и какие электронные подписи использовать; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; чем работодатель должен обеспечить таких работников; по каким причинам их можно уволить и т.д. Привели все принципиальные положения главы 49.1 ТК РФ и собрали мнения экспертов: что станет лучше для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приводим образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Рассмотрели разные варианты «выбытия» участника общества (владельца бизнеса), чтобы сориентировать вас в возможных последствиях и способах нормализации ситуации. В этом номере читайте вторую часть данной статьи.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Корпоратив онлайн тоже возможен

Рассказываем, как можно организовать корпоративное празднование Нового года в онлайн-формате, в чем его плюсы. Такого у вас, скорее всего, еще не было!