Программы для дистанционной постановки задач и отслеживания их выполнения

Есть целый класс бесплатных программ, в которых можно работать командой: дистанционно ставить задачи, отражать и контролировать ход их выполнения – это менеджеры задач. Предложим вам ассортимент наименований таких программ, отсортировав их по принципам работы. Освоить их реально за 1-2 дня, и тогда управлять коллективом дистанционно будет легче (кстати, исключительно в личных целях их тоже можно использовать).

Зачем нужны менеджеры задач

Для успешной работы, что в офисе, что за его пределами, важно ставить задачи себе и подчиненным и контролировать их выполнение.

Функции контроля исполнения, которые традиционно выполняла служба делопроизводства еще с советских времен, актуальны и по сей день. Компании побогаче сейчас используют для автоматизации этого системы электронного документооборота (СЭД). Но есть и бесплатные программы специально для этих целей, которые тоже кое-что умеют. А при необходимости быстро организовать совместную командную работу эти онлайн-инструменты выходят на первый план. Когда мы работаем удаленно, точность передачи информации и постановки задач становится еще важнее. Желательно письменно фиксировать все задачи в едином инфопространстве.

Конечно, мы продолжаем использовать электронную почту для работы, но многие отмечают, что задачи через нее решаются в разы дольше, чем через мессенджер. Использование менеджера задач – это следующий логичный шаг. А если вы продолжаете запоминать задачи (краткосрочные, средне- и долгосрочные) или записывать их в бумажный блокнот, то в таком режиме много в памяти и на бумаге не удержишь.

Минусы бумажного блокнота:

  • всегда есть вероятность оставить его дома/в офисе и не иметь доступа как раз в самый нужный момент;
  • блокнот/ежедневник заканчивается быстро, вы начинаете вести новый. А вместе с этим теряется удобный доступ к записанной ранее детальной информации. И когда понадобятся подробности 2-5-летней давности, придется излишне напрягать память, вспоминая, куда вы это записывали, а потом тратить много времени на поиск;
  • нет умных напоминаний, задачи сложнее структурировать;
  • для постановки задач сотрудникам вы все равно будете вручную набирать текст, если ставите задачу письменно (при удаленке это становится важно). Тогда получится, что вы дважды записываете задачу: сначала себе в блокнот, а потом в мессенджер или на почту сотруднику;
  • ручное отслеживание и контроль задач.

Минусы запоминания:

  • высока вероятность что-то забыть;
  • излишнее напряжение памяти: вы тратите силы на запоминание и удержание в памяти главного и важных деталей вместо поиска решений;
  • нет автоматических напоминаний;
  • очень сложно отслеживать выполнение.

Плюсы программ менеджеров задач:

  • можно работать всей командой в одном пространстве;
  • есть умные напоминания, не придется зря напрягать память;
  • есть доступ ко всей информации. Завершенные задачи сохраняются в архиве, и к ним тоже можно перейти;
  • приложение всегда под рукой (и в телефоне, и на компьютере, т.к. возможна синхронизация).

Ассортимент менеджеров задач

Рассмотрим несколько способов контроля задач и подходящие приложения под каждый метод.

Метод «Список задач»

Подойдет для тех, кто привык пользоваться бумажным блокнотом. Здесь упрощенный ввод информации: записали задачу – завершили задачу. Самые удобные приложения, которые позволяют вести учет методом «Списка задач»:

  1. Microsoft To Do – наиболее полное и функциональное бесплатное приложение, доступное на всех...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Методика выявления электронных документов

При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Методика выявления электронных документов

При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.