Excel хорош для работы с таблицами и особенно для вычислений в них, но документы с результатами этих вычислений удобнее составлять и форматировать в Word. Поэтому оптимальным становится такой алгоритм работы:
1) собираем данные, статистику и делаем вычисления в Excel;
2) копируем ту часть таблицы, которую хотим поместить в официальный документ в Word;
3) составляем и форматируем документ (и возможно данные перенесенной таблицы) в Word.
В этом алгоритме обратите внимание на 2 этап. От способа вставки зависит, в каком виде будет таблица и можно ли будет ее не только форматировать, но и менять в ней данные. Этим способам копирования и посвящена статья. Показанный функционал доступен, начиная с версий MS Word и Excel 2010, хотя иллюстрации сделаны на более современной версии 2016.
См. статью «Создание диаграмм в MS Excel» в № 12’ 2021
См. статью «Статистические данные о работе службы делопроизводства» в № 12’ 2021
См. статью «Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь» в № 12’ 2021
Методику расчета явочной численности сотрудников см. в статье «Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация» в № 7’ 2020
См. статью «Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год» в № 1’ 2019
Кроме того, многие программы позволяют транслировать свои таблицы данных в Word и Excel – тогда вы сможете заглотить их напрямую в Word. Но некоторые программы умеют транслировать данные только в Excel, тогда оттуда вы сможете перекинуть их в Word методами MS Office, о которых речь пойдет ниже . Таким образом расширяется разнообразие программ, из которых вы можете вставить данные в вордовский документ.
Способов копирования таблицы в Excel и вставки ее в Word – множество. У нас нет цели осветить их все. Сосредоточимся на наиболее удобных вариантах с помощью «мышки», горячих клавиш и меню.
Типичная ситуация, когда для переноса таблицы используются сочетания клавиш:
У этого способа есть существенный минус: ширина рабочей области в Word имеет ограничения, а в Excel их нет. Для корректного переноса таблицы в вордовский файл нужно, чтобы таблица имела подходящую ширину. В противном случае часть таблицы может не поместиться в рабочей области и выйдет далеко за рамки листа в Word. Думается, такая ситуация знакома многим читателям.
Как преодолевать эту «печальку»:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем базовые возможности MS Excel по переводу данных таблицы в диаграммы: для каких задач какие виды диаграмм лучше работают; как их создать (даем пошаговый алгоритм), что можно корректировать в них (например, что отображать по вертикали, что по горизонтали гистограммы, а что цветом).
Кроме подведения итогов за год имеет смысл постоянно отслеживать статистические данные о работе службы ДОУ. Объясняем, каким показателям стоит уделить внимание, что можно «вынуть» из СЭД и других информационных систем, а что придется собирать вручную. Как организовать сбор этих данных. И ради чего стоит вести эту работу на протяжении всего года.
Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.
В длинном документе можно легко «вычищать» множество однотипных ошибок за 1 операцию: избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на более правильные (например, разговорное «Иван Сидоров» на официальное «Сидоров И.А., специалист отдела кадров» или устаревшее «ЗАО “Вектор”» на актуальное «АО “Вектор”», сокращенное «начальник отдела ДОУ» на полное «начальник отдела документационного обеспечения управления» и т.д.). На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, можно оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все одним махом). Помогут нам «Поиск», «Замена», «Навигация», служебные символы и подстановочные знаки.
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
