Стандартизация и унификация традиционно являются одним из главных способов решения задачи эффективной обработки значительных объемов однотипных документов. Этот подход, широко использовавшийся в эпоху бумажного документооборота, стал еще более актуальным в электронную эру, поскольку он поддерживает возможность автоматизированной обработки документов и информации в машиночитаемых форматах.
Поводом поговорить о такой унификации стало издание Федеральной налоговой службой РФ (ФНС России) приказа от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ «Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме». Таким образом ведомство сформулировало правила для составления следующих электронных договорных документов: договоров (соглашений, контрактов), протоколов разногласий, дополнительных соглашений к договорам и т.п., а также оферт.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций были утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 25.12.1998 № 132 (в виде «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле») в качестве обязательных.
С 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными к применению 1, поскольку закон «О бухгалтерском учете» предоставил организациям свободу в их разработке:
Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы
...4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации...
При этом в положении о Федеральной налоговой службе закреплены ее полномочия по утверждению форм и форматов:
Положение о Федеральной налоговой службе, утв. постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506
II. Полномочия
...5. Федеральная налоговая служба осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности: …
5.9. устанавливает (утверждает): …
5.9.51. формы и форматы документов, необходимых для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, порядок заполнения форм и порядок направления и получения таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, а также форматы истребуемых у налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов документов, представляемых в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, и порядок представления таких документов, если полномочия по утверждению форм и (или) форматов указанных документов не возложены Налоговым кодексом Российской Федерации на иные федеральные органы исполнительной власти...
ФНС России еще в 2015 году утвердила:
В этом году ФНС России приказом от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ утвердила формат представления договорного документа в электронной форме PDF/A-3, который был рекомендован к применению. Документ, созданный в формате PDF/A-3, должен соответствовать открытому международному стандарту ISO 19005-3:2012 «Управление документами. Формат файлов электронных документов для долговременного сохранения. Часть 3. Использование ISO 32000-1 с поддержкой для вложенных файлов (PDF/A-3)» 3. И это только начало большой работы – распоряжением ФНС России от 20.04.2022 № 92@ был утвержден «План разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2022 год» 4, в котором предусмотрена разработка форматов для 15 видов электронных документов.
В подобной унификации электронных документов заинтересованы как организации, которые их используют при документировании своей деловой деятельности, так и налоговые органы, которым унификация позволяет быстро и эффективно обрабатывать информацию с использованием самых современных технологий.
Семейство международных стандартов PDF/A специфицирует файловые форматы на основе базового «полного» формата Portable Document Format (PDF), обеспечивающие сохранение во времени статического визуального представления электронных документов независимо от инструментов и систем, используемых для создания, хранения и отображения файлов. Данная...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
