Top.Mail.Ru

Формат электронной договорной документации утвердила ФНС России

ФНС России весной 2022 г. утвердила формат для электронных договорных документов. Он обязателен? Каких видов документов это касается? Чем удобен и чем опасен формат PDF/A-3, выбранный налоговиками для файла обмена? Что должно быть внутри? Какой электронной подписью подписывать? Чему отдается приоритет в случае выявления расхождений?

Стандартизация и унификация традиционно являются одним из главных способов решения задачи эффективной обработки значительных объемов однотипных документов. Этот подход, широко использовавшийся в эпоху бумажного документооборота, стал еще более актуальным в электронную эру, поскольку он поддерживает возможность автоматизированной обработки документов и информации в машиночитаемых форматах.

Поводом поговорить о такой унификации стало издание Федеральной налоговой службой РФ (ФНС России) приказа от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ «Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме». Таким образом ведомство сформулировало правила для составления следующих электронных договорных документов: договоров (соглашений, контрактов), протоколов разногласий, дополнительных соглашений к договорам и т.п., а также оферт.

История вопроса – что уже утвердили

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций были утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 25.12.1998 № 132 (в виде «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле») в качестве обязательных.

С 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными к применению 1, поскольку закон «О бухгалтерском учете» предоставил организациям свободу в их разработке:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 9. Первичные учетные документы

...4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации...

При этом в положении о Федеральной налоговой службе закреплены ее полномочия по утверждению форм и форматов:

Фрагмент документа

Положение о Федеральной налоговой службе, утв. постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506

II. Полномочия

...5. Федеральная налоговая служба осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности: …

5.9. устанавливает (утверждает): …

5.9.51. формы и форматы документов, необходимых для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, порядок заполнения форм и порядок направления и получения таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, а также форматы истребуемых у налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов документов, представляемых в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, и порядок представления таких документов, если полномочия по утверждению форм и (или) форматов указанных документов не возложены Налоговым кодексом Российской Федерации на иные федеральные органы исполнительной власти...

ФНС России еще в 2015 году утвердила:

  • форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (приказом от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
  • формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (приказом от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
  • формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной) (приказом от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

В этом году ФНС России приказом от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ утвердила формат представления договорного документа в электронной форме PDF/A-3, который был рекомендован к применению. Документ, созданный в формате PDF/A-3, должен соответствовать открытому международному стандарту ISO 19005-3:2012 «Управление документами. Формат файлов электронных документов для долговременного сохранения. Часть 3. Использование ISO 32000-1 с поддержкой для вложенных файлов (PDF/A-3)» 3. И это только начало большой работы – распоряжением ФНС России от 20.04.2022 № 92@ был утвержден «План разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2022 год» 4, в котором предусмотрена разработка форматов для 15 видов электронных документов.

В подобной унификации электронных документов заинтересованы как организации, которые их используют при документировании своей деловой деятельности, так и налоговые органы, которым унификация позволяет быстро и эффективно обрабатывать информацию с использованием самых современных технологий.

Семейство международных стандартов PDF/A

Семейство международных стандартов PDF/A специфицирует файловые форматы на основе базового «полного» формата Portable Document Format (PDF), обеспечивающие сохранение во времени статического визуального представления электронных документов независимо от инструментов и систем, используемых для создания, хранения и отображения файлов. Данная...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Рекомендовано для вас

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.

Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.