ФНС России весной 2022 г. утвердила формат для электронных договорных документов. Он обязателен? Каких видов документов это касается? Чем удобен и чем опасен формат PDF/A-3, выбранный налоговиками для файла обмена? Что должно быть внутри? Какой электронной подписью подписывать? Чему отдается приоритет в случае выявления расхождений?
Стандартизация и унификация традиционно являются одним из главных способов решения задачи эффективной обработки значительных объемов однотипных документов. Этот подход, широко использовавшийся в эпоху бумажного документооборота, стал еще более актуальным в электронную эру, поскольку он поддерживает возможность автоматизированной обработки документов и информации в машиночитаемых форматах.
Поводом поговорить о такой унификации стало издание Федеральной налоговой службой РФ (ФНС России) приказа от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ «Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме». Таким образом ведомство сформулировало правила для составления следующих электронных договорных документов: договоров (соглашений, контрактов), протоколов разногласий, дополнительных соглашений к договорам и т.п., а также оферт.
История вопроса – что уже утвердили
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций были утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 25.12.1998 № 132 (в виде «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле») в качестве обязательных.
С 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными к применению 1, поскольку закон «О бухгалтерском учете» предоставил организациям свободу в их разработке:
Фрагмент документа
Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы
...4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации...
При этом в положении о Федеральной налоговой службе закреплены ее полномочия по утверждению форм и форматов:
Фрагмент документа
Положение о Федеральной налоговой службе, утв. постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506
II. Полномочия
...5. Федеральная налоговая служба осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности: …
5.9. устанавливает (утверждает): …
5.9.51. формы и форматы документов, необходимых для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, порядок заполнения форм и порядок направления и получения таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, а также форматы истребуемых у налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов документов, представляемых в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, и порядок представления таких документов, если полномочия по утверждению форм и (или) форматов указанных документов не возложены Налоговым кодексом Российской Федерации на иные федеральные органы исполнительной власти...
ФНС России еще в 2015 году утвердила:
-
форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (приказом от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
-
формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (приказом от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
-
формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной) (приказом от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).
В этом году ФНС России приказом от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ утвердила формат представления договорного документа в электронной форме PDF/A-3, который был рекомендован к применению. Документ, созданный в формате PDF/A-3, должен соответствовать открытому международному стандарту ISO 19005-3:2012 «Управление документами. Формат файлов электронных документов для долговременного сохранения. Часть 3. Использование ISO 32000-1 с поддержкой для вложенных файлов (PDF/A-3)» 3. И это только начало большой работы – распоряжением ФНС России от 20.04.2022 № 92@ был утвержден «План разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2022 год» 4, в котором предусмотрена разработка форматов для 15 видов электронных документов.
В подобной унификации электронных документов заинтересованы как организации, которые их используют при документировании своей деловой деятельности, так и налоговые органы, которым унификация позволяет быстро и эффективно обрабатывать информацию с использованием самых современных технологий.
Семейство международных стандартов PDF/A
Семейство международных стандартов PDF/A специфицирует файловые форматы на основе базового «полного» формата Portable Document Format (PDF), обеспечивающие сохранение во времени статического визуального представления электронных документов независимо от инструментов и систем, используемых для создания, хранения и отображения файлов. Данная...
