Top.Mail.Ru

Критерии выбора вида электронной подписи для подписания конкретного документа

Рассматриваются законодательно установленные виды электронных подписей. Основную ценность статьи представляют сформулированные критерии выбора вида электронной подписи для документов внешнего и внутреннего документопотоков (методика выбора ЭП иллюстрируется примерами). Кроме того, приводятся примеры законодательно оговоренных требований к применению конкретного вида ЭП для отдельных документов (кадровых, бухгалтерских, нотариальных и др.).

Требования к выбору вида электронной подписи разрозненны и содержатся в различных нормативных правовых актах. Действующее регулирование определяет использование электронных подписей только для отдельных видов документов, что вызывает затруднения при переводе документов в электронный вид.

Единая методика выбора вида электронной подписи разработана экспертами компании «ДокМенеджмент Консалт» и изложена в проекте национального стандарта «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели» (приказ Росстандарта от 01.11.2022 № 2726).

Виды электронной подписи и их назначение

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом «Об электронной подписи» 1.

Электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к подписываемому электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Различают 3 вида электронной подписи (ЭП):

  • простую (ПЭП),
  • усиленную, которая может быть неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП).

Простая электронная подпись формируется путем использования кодов и паролей, подтверждающих, что документ подписан определенным лицом. Для признания документа, подписанного простой электронной подписью, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, необходимо выполнение определенных условий, предусмотренных Федеральным законом «Об электронной подписи». Условия признания и порядок проверки этой подписи устанавливаются нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка России или соглашением между участниками обмена.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись формируется путем криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи (можно использовать криптопровайдер Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 или российский КриптоПро). Такая подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Неквалифицированная электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, аналогичных указанным нами выше для простой подписи.

Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует характеристикам усиленной неквалифицированной электронной подписи, но используется только с квалифицированным сертификатом ключа проверки, созданным аккредитованным удостоверяющим центром.

Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность ключа проверки электронной подписи конкретному лицу.

Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе.

Итак, электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено нормативными правовыми актами, нормативными актами ЦБР или соглашением между сторонами. В соглашении или соответствующем акте должны быть прописаны:

  • порядок проверки электронной подписи;
  • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
  • обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).

Остается открытым вопрос, для каких видов документов будет достаточно использовать простую или усиленную неквалифицированную подпись, а для каких необходима только усиленная квалифицированная подпись.

Критерии выбора вида электронной подписи для документа

Опыт перевода...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах

09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.