Структура метаданных по ГОСТ Р 7.0.109–2024: применение методики

1 мая 2024 года вступил в силу новый стандарт по управлению документами ГОСТ Р 7.0.109–2024, в котором предпринята попытка закрепить требования к логической структуре документа за счет унификации его метаданных в информационных системах. Причем документ рассматривается как некая универсальная и абстрактная предметная сущность без привязки к целям создания и какой-либо системе документации, которая обрабатывается и описывается в момент включения сведений о документе в ту или иную информационную систему. Возможность использования логической структуры метаданных в качестве схемы разметки для создания документов в статусе электронных оригиналов в реестровой форме ¹ в качестве цели разработки стандарта прямо не заявлена. Стандарт является новой собственной разработкой, которую осуществил ВНИИДАД с учетом уже действующих стандартов Р ИСО по управлению документами. В данных действующих стандартах, разработанных на основе стандартов ИСО, система метаданных уже зафиксирована, и на ее основе практически сформировалась структура метаданных самого электронного документа и его учетной формы («входная» форма):

• метаданные самого документа на основе его реквизитов и атрибутов (составная часть реквизита) с учетом принадлежности документа к той или иной системе документации;
• метаданные об управлении документом (форма представления оригинала, срок исполнения, срок действия, подлежит ли копированию, каков порядок ознакомления, подлежит передаче на архивное хранение или...