Документы на отпуск: составляем в Excel график на год, уведомления и приказы

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2019

Наталья Ильминская

начальник отдела кадров рекламного агентства

Практик поделился своей методикой автоматизации при помощи Excel составления документов на отпуск: показал на примерах логику работы и какие функции этой программы можно задействовать. Объяснил, как можно собрать пожелания работников о дате отпуска в следующем году, как вести график отпусков в двух видах, как в течение года составлять конкретным работникам перед отпуском уведомления о его приближении и приказы на его предоставление.

График отпусков на каждый следующий год работодателю надо утверждать не позднее, чем за 2 недели до его начала. В 2019 году это надо сделать до 17 декабря включительно. А до этого момента надо собрать пожелания работников и оформить все как следует. Давайте вместе подумаем, что можно усовершенствовать в этом процессе, какие еще документы можно составить в Excel, чтобы облегчить себе работу в будущем.

Итак, необходимый минимальный пакет документов при отправке сотрудника в отпуск следующий:

график отпусков (показан в Примере 3);
уведомление (его форма и заполненный образец в Примерах 4 и 5);
приказ (Пример 6).

Для составления перечисленных документов мы в своей компании используем Excel. Для 2 из них есть унифицированные формы. Для себя в добавление к традиционному графику отпусков мы еще делаем более практичную таблицу в Excel. Причем, имея минимальные навыки, можно создавать аналогичным образом все эти документы. Покажем, как это сделать.

График и таблица отпусков

Унифицированная форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 г. ее применение, как известно, стало не обязательным. Организации могут утверждать собственные формы, более удобные для них.

Не секрет, что для проверяющих стандартная форма графика отпусков привычнее. Да и работодатели за столько лет с ней сроднились, т.к. с ее помощью:

удобно контролировать, сколько человек в одном подразделении уходит в отпуск;
видно дату начала отпуска каждого сотрудника;
можно вносить данные о переносе отпусков.

Однако на практике часто используют дополнительные графы, полезные работодателю для учета отпусков, которые целесообразно включить в свою усовершенствованную форму графика отпусков, например:

реквизиты и дата вручения уведомления о времени начала отпуска (столбцы 10* и 11* в Примере 1). Напомним: прежде чем издать приказ об отпуске по графику, необходимо известить о нем работника, и не просто так, а под личную подпись, да еще и не позднее чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Уведомления рекомендуется нумеровать, это позволит контролировать их количество и очередность направления;
реквизиты приказа о предоставлении отпуска (столбцы 12 и 13 в Примере 1).

Пример 1. Форма таблицы отпусков работников на основании унифицированной формы с дополнительными графами