Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2021

Ирина Смирнова

эксперт по документационному обеспечению управления

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Окончание статьи. Начало в № 02 / 2021

Чтобы реквизиты бланка (наименование и справочные данные об организации, эмблема) были не доступны для редактирования, их нужно добавлять в бланк в виде полей.

Начнем с добавления эмблемы. Для этого следует (см. шаги «1» и «2» на Рисунке 3) открыть вкладку «Разработчик» и в группе «Элементы управления» нажать на кнопку «Элемент управления содержимым “рисунок”».

В бланк будет добавлено поле для эмблемы. При двойном щелчке мыши по нему («3» на Рисунке 3) открывается окно выбора файла эмблемы. После вставки изображения эмблемы ее размеры (высоту и длину) можно изменить на вкладке «Формат» в группе «Размер».

Чтобы защитить эмблему от удаления и изменений, следует нажать кнопку «Свойства» («4»). Откроется окно, в котором следует поставить галочки в параметрах блокировки: «Элемент управления содержимым нельзя удалить» и «Содержимое нельзя редактировать» и нажать кнопку «ОК» («5» и «6»).

Такой вариант защиты позволяет сохранить корректную работу функции «Рецензирование»: при разработке проекта документа сотрудники смогут его согласовывать, внося свои правки в режиме «Исправления», добавляя примечания, сравнивая версии файла. Но при этом у исполнителей не будет закладки «Разработчик», поэтому они не смогут снять защиту с тех полей, для которых вы установили ее при создании шаблона документа.

Если добавлять эмблему в колонтитул, то она будет полупрозрачная при создании документа (особенно проблемно выглядят цветные эмблемы), нормальный вид только при печати или конвертации в pdf. Поэтому мы поступили иначе: чтобы разместить эмблему ближе к краю страницы, верхнее поле у всего документа сделали 0,5 см, а у 2-й и последующих страниц визуально увеличили его за счет увеличения высоты верхнего колонтитула.

Рисунок 3. Добавление поля для эмблемы организации и ее защита от изменений

Рисунок 4. Добавление поля с содержимым «форматированный текст» или «дата»

Для добавления постоянных текстовых реквизитов бланка:

встаете курсором туда, где будет находиться создаваемый реквизит, – в соответствующую ячейку таблицы и
в группе «Элементы управления» нажимаете кнопку «Элемент управления содержимым “форматированный текст”» («1» и «2» на Рисунке 4).

После добавления поля в бланк следует поставить в него курсор и напечатать реквизит, например наименование организации. Защита реквизита от удаления и редактирования производится аналогично защите поля с эмблемой (шаги «4»–«6» на Рисунке 3).

Далее можно приступать к добавлению полей для реквизитов,...