Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации.
Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).
Совещания, заседания, деловые переговоры, проводимые в организациях, как правило, сопровождаются составлением протокола, в котором фиксируется ход мероприятия и принятые решения. Составлением и оформлением протоколов обычно занимаются секретари, но эта работа может быть поручена и любому другому работнику.
Варианты оформления текста протокола
Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, его содержание в краткой форме и принятые решения.
Сейчас существуют разные варианты оформления текста полного протокола. Удивительно, но это факт:
-
большинство организаций могут ориентироваться на образец, приведенный в Методических рекомендациях к ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее, а также Примеры 2.3 и 2.4), или на образцы, фигурирующие в других документах, о которых речь ниже;
-
для госорганизаций, включая госорганы, форма протокола предписана жестко нормативными документами, только утвержденные для них образцы тоже немного отличаются:
- в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (см. образец полного протокола во фрагменте этого документа и в Примере 1.3);
- в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199 (см. образец полного протокола во фрагменте этого документа и в Примере 1.4).
Сравните фрагменты этих документов далее и, что называется, найдите отличия в местоположении элементов текста. Кроме того, там не отражены вопросы к докладчику, которые тоже могут быть, – как их можно оформить, мы показали в Примере 2.3, опираясь на ранее действовавшие правила.
Хотя логическая основа у всех представленных вариантов едина. Обсуждение каждого вопроса повестки дня идет отдельно. Основной докладчик с его речью пишется после слова «СЛУШАЛИ:». Выступавшие в дискуссии по вопросу указываются после слова «ВЫСТУПИЛИ:», которое пишется во множественном числе, даже если после докладчика выступил только 1 человек. После слова «РЕШИЛИ:» либо «ПОСТАНОВИЛИ:» перечисляются принятые решения. Если они принимались путем голосования, то его результаты фиксируются в протоколе.
Фрагмент документа
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД)
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
Организации важно определиться, какой вариант оформления протокола она будет использовать, и закрепить его в своей Инструкции по делопроизводству. Это также может быть установлено в Положении о коллегиальном (совещательном) органе. Только так можно привести свои протоколы к единообразию и помочь секретарям, другим работникам корректно оформлять протоколы, вооружив их правильным образцом или даже создав шаблон в текстовом редакторе (Word).
Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
Трудности на пути разбора информации
Следующей трудностью для секретаря будет запись того, что происходило на мероприятии.
Тут может выручить аудиозапись на диктофоне, смартфоне и т.п. устройствах – данный вариант доступен для всех. Потом из этой полной аудиоверсии надо вычленить ключевую информацию и включить в протокол только ее. Стенография обсуждений проводится сейчас гораздо реже. При онлайн-совещаниях во многих программах есть функция записи такой конференции. Важно при начале...
