Делопроизводственная техника в приказах – тонкости для профессионалов

На примере показываем, как лучше составлять приказ об утверждении и введении в действие документов (с установкой методического руководства применением, назначением ответственных за их соблюдение, информированием исполнителей и контролем исполнения). Другой типичный пример касается формулировки поручительских пунктов в приказе по административно-хозяйственной деятельности, а также статуса исполненного приказа в СЭД до момента его уничтожения.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Прошу Вас помочь – проконсультируйте, пожалуйста, по следующим вопросам:

Вопрос 1. В последнем пункте распорядительного документа мы указываем наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Издаются также приказы с фразой о методическом руководстве, например: «Возложить функцию методического руководства по применению утвержденных документов, указанных в п. 1 настоящего приказа, на…». Будет ли правильным эту фразу в тексте формулировать предпоследним пунктом вместе с пунктом о контроле исполнения?

Пример 1:

1. Утвердить и ввести в действие следующую технологическую документацию…

   1.1. …

   1.2. …

   1.3. …

2. Главному специалисту дирекции документационного обеспечения… довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений в электронном виде.

3. Возложить функцию методического руководства по применению утвержденных документов, указанных в п. 1 настоящего Приказа, на <наименование должности> Иванова И.И.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на <наименование должности> Петрова А.А.

Вопрос 2. А еще у нас издаются приказы, где основные пункты были отменены последовательно двумя другими приказами и остались только организационные пункты:

Пример 2:

1. Благоустроить помещение для приема пищи в офисе по адресу: …

2. Руководителю административно-хозяйственной дирекции… закупить необходимое оборудование, указанное в Перечне имущества для оборудования помещения для приема пищи (приложение 1).

3. Главному бухгалтеру… отнести стоимость приобретенного имущества на прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и уменьшить налог на прибыль (в соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации, письмо Минфина России от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149)).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Начальника административно-хозяйственного управления Сидорова С.С.

После исполнения данного приказа в каком статусе он должен находиться? Сейчас у нас в СЭД есть варианты: «Действует», «Действует с изменениями», «Не действует».

На какую теорию опираемся

Такой подробный вопрос читателя с конкретными примерами, которые мы прокомментируем,...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

От линейного текста к структурированным данным: подготовка распорядительных документов в СЭД

Какие данные можно ввести в карточку создания документа в СЭД, какими справочниками при этом пользоваться, чтобы на выходе получить и готовый распорядительный документ, и методику работы с ним в СЭД (согласующих лиц; подписание; рассылку на ознакомление; заполнение сведений, необходимых для контроля исполнения выданных поручений). Идея хорошая, но трудности при ее реализации все-таки возникли. Объясняем, как их можно обойти. Наградой для вас станет: а) уменьшение числа ошибок в оформлении документов и в сведениях о них в СЭД; б) сокращение трудозатрат у исполнителей на создание документов, а у службы делопроизводства – на их нормоконтроль.

Приказы по личному составу и кадровые приказы – в чем разница?

Кадровые приказы и приказы по личному составу, кадровые документы и документы по личному составу – как различать эти понятия, чтобы грамотно использовать их в локальных нормативных актах (ЛНА) организации? Объясняем со ссылками на нормативную базу и приводим понятную схему.

Если изменилось наименование должности, то надо его корректировать в ранее изданных приказах?

Начальники структурных подразделений государственного учреждения в соответствии с рядом приказов являются членами различных комиссий и ответственными за отдельные работы. Названия ряда структурных подразделений учреждения недавно изменились, соответственно изменились наименования должностей их начальников. Нужно ли внести изменения в приказы, которыми эти начальники назначены членами комиссий и ответственными, скорректировав в них названия их должностей?

Направление приказа об увольнении дистанционному работнику

Работник находится надистанционной работе. Неимеет возможности ознакомиться сприказом обувольнении. Всоответствии сост.84.1 ТКРФ поставлена надпись наприказе: «Сотрудник находится надистанционной работе инеимеет возможности ознакомиться сприказом». Нужноли втаком случае отправлять сотруднику копию приказа?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Как составить текст приказа

В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать? Как формулировать поручения: какие новые тенденции появились? как указывать в качестве исполнителя подразделение, организацию либо должностных лиц? как выделить ответственного исполнителя, когда поручение дано группе лиц? как указать обобщенно однородных исполнителей? как выдать несколько поручений одному лицу с общим и разными сроками исполнения? как избежать разночтений при указании крайней даты выполнения поручения? как указать контролирующее лицо? Как утвердить и ввести в действие нормативный документ приказом? Как ограничить срок действия решения? И что такое документ с открытой датой? Как отличаются последствия отмены и аннулирования приказа?