Top.Mail.Ru

Делопроизводственная техника в приказах – тонкости для профессионалов

На примере показываем, как лучше составлять приказ об утверждении и введении в действие документов (с установкой методического руководства применением, назначением ответственных за их соблюдение, информированием исполнителей и контролем исполнения). Другой типичный пример касается формулировки поручительских пунктов в приказе по административно-хозяйственной деятельности, а также статуса исполненного приказа в СЭД до момента его уничтожения.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Прошу Вас помочь – проконсультируйте, пожалуйста, по следующим вопросам:

Вопрос 1. В последнем пункте распорядительного документа мы указываем наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Издаются также приказы с фразой о методическом руководстве, например: «Возложить функцию методического руководства по применению утвержденных документов, указанных в п. 1 настоящего приказа, на…». Будет ли правильным эту фразу в тексте формулировать предпоследним пунктом вместе с пунктом о контроле исполнения?

Пример 1:

1. Утвердить и ввести в действие следующую технологическую документацию…

   1.1. …

   1.2. …

   1.3. …

2. Главному специалисту дирекции документационного обеспечения… довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений в электронном виде.

3. Возложить функцию методического руководства по применению утвержденных документов, указанных в п. 1 настоящего Приказа, на <наименование должности> Иванова И.И.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на <наименование должности> Петрова А.А.

Вопрос 2. А еще у нас издаются приказы, где основные пункты были отменены последовательно двумя другими приказами и остались только организационные пункты:

Пример 2:

1. Благоустроить помещение для приема пищи в офисе по адресу: …

2. Руководителю административно-хозяйственной дирекции… закупить необходимое оборудование, указанное в Перечне имущества для оборудования помещения для приема пищи (приложение 1).

3. Главному бухгалтеру… отнести стоимость приобретенного имущества на прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и уменьшить налог на прибыль (в соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации, письмо Минфина России от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149)).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Начальника административно-хозяйственного управления Сидорова С.С.

После исполнения данного приказа в каком статусе он должен находиться? Сейчас у нас в СЭД есть варианты: «Действует», «Действует с изменениями», «Не действует».

На какую теорию опираемся

Такой подробный вопрос читателя с конкретными примерами, которые мы прокомментируем,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Ознакомление работников с приказом, отменяющим предыдущий

Был издан приказ, и с ним были ознакомлены сотрудники под подпись (собственноручную). Потом потребовалось отменить первоначальный приказ. Надо ли на отменяющем приказе оформить подписи об ознакомлении тех же лиц, что были ознакомлены с первым (отмененным) приказом?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Как составить текст приказа

В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать? Как формулировать поручения: какие новые тенденции появились? как указывать в качестве исполнителя подразделение, организацию либо должностных лиц? как выделить ответственного исполнителя, когда поручение дано группе лиц? как указать обобщенно однородных исполнителей? как выдать несколько поручений одному лицу с общим и разными сроками исполнения? как избежать разночтений при указании крайней даты выполнения поручения? как указать контролирующее лицо? Как утвердить и ввести в действие нормативный документ приказом? Как ограничить срок действия решения? И что такое документ с открытой датой? Как отличаются последствия отмены и аннулирования приказа?

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.