1. Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными для выполнения?
2. Возможно ли установить в локальном нормативном акте организации иные требования к форме и оформлению организационно-распорядительного документа (приказа, распоряжения) – отличные от прописанных в ГОСТ Р 7.0.97-2016?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» действует давно – с 1 июля 2018 года. Оптимальный срок действия стандарта формально уже истек (актуальность 5–6 лет), и специалисты ВНИИДАД в текущем году планируют подготовить его очередную версию.
Полагаем, что вопрос читателя отражает ситуацию, часто встречающуюся в процессе нормоконтроля оформления проектов документов. Служба делопроизводства получает от исполнителей возражения, что стандарты имеют рекомендательный характер и их соблюдение не является обязательным. При этом забывается, что в действующей Инструкции по делопроизводству сейчас практически в любой организации закреплены правила оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016. А в трудовом договоре каждого сотрудника зафиксировано, что он обязан соблюдать требования локальных нормативных актов (ЛНА) своего работодателя. С комплектом действующих ЛНА, в который входит и Инструкция по делопроизводству, работодатель знакомит сотрудника под подпись в рамках процедуры приема на работу.
Для госорганов, органов местного самоуправления, государственных организаций есть прямое указание об обязательности для них ГОСТа Р 7.0.97-2016:
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
Для всех организаций действует принцип добровольного присоединения к стандарту (любому, в т.ч. к ГОСТу Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов).
В действующий Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» 1 в 2016-2020 гг. были внесены изменения, в соответствии с которыми:
Стандарт становится обязательным в случае публичного заявления организации о соответствии выпускаемой продукции национальному стандарту (а документ и его оформление не являются публично значимой выпускаемой продукцией и не нуждаются в соответствующем маркировании, представляя собой объект и инструмент управления). Кстати, и контрольно-надзорная деятельность в сфере делопроизводства и оформления документов напрямую не осуществляется, она косвенно реализуется в рамках регионального и муниципального контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.
В ст. 2 Закона № 162-ФЗ устанавливается, что документ по стандартизации, в т.ч. национальный стандарт, является документом, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением тех случаев, когда обязательность стандарта определяется Законом № 162-ФЗ.
Таким образом, стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 является документом добровольного применения, что обычно закрепляется Инструкцией по делопроизводству и, возможно, дополнительными ЛНА (регламентами издания распорядительных документов, правилами ведения переписки, ЛНА по автоматизации процессов оформления документов в СЭД, проведения обучения исполнителей и осуществления функции нормоконтроля качества издаваемых документов, которая должна быть закреплена в Положении о службе делопроизводства). То есть организация самостоятельно принимает решение о целесообразности присоединения к единому процессу соблюдения требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и реализует это решение в своих ЛНА.
Пример 1. Формулировка о применении положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 в Инструкции по делопроизводству организации в разделе «Документирование деятельности»
2.1. Документирование управленческой деятельности осуществляется на основании устава организации, локальных нормативных актов, приказов генерального директора и в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативных правовых актов, издаваемых уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере делопроизводства и архивного дела и нормативно-технического документа, устанавливающего требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, – ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Комплексность и системность означают, что стандарт применяется целиком – как единый документ, положения которого логически обоснованы, проработаны и взаимосвязаны. В области унификации правил оформления организационно-распорядительных документов в стандартах четко соблюдаются правила исторической преемственности с учетом развития формуляра русского текстового...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать? Как формулировать поручения: какие новые тенденции появились? как указывать в качестве исполнителя подразделение, организацию либо должностных лиц? как выделить ответственного исполнителя, когда поручение дано группе лиц? как указать обобщенно однородных исполнителей? как выдать несколько поручений одному лицу с общим и разными сроками исполнения? как избежать разночтений при указании крайней даты выполнения поручения? как указать контролирующее лицо? Как утвердить и ввести в действие нормативный документ приказом? Как ограничить срок действия решения? И что такое документ с открытой датой? Как отличаются последствия отмены и аннулирования приказа?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
