Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации?
Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений.
Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.
Вопрос в тему
1. Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными для выполнения?
2. Возможно ли установить в локальном нормативном акте организации иные требования к форме и оформлению организационно-распорядительного документа (приказа, распоряжения) – отличные от прописанных в ГОСТ Р 7.0.97-2016?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязателен?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» действует давно – с 1 июля 2018 года. Оптимальный срок действия стандарта формально уже истек (актуальность 5–6 лет), и специалисты ВНИИДАД в текущем году планируют подготовить его очередную версию.
Полагаем, что вопрос читателя отражает ситуацию, часто встречающуюся в процессе нормоконтроля оформления проектов документов. Служба делопроизводства получает от исполнителей возражения, что стандарты имеют рекомендательный характер и их соблюдение не является обязательным. При этом забывается, что в действующей Инструкции по делопроизводству сейчас практически в любой организации закреплены правила оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016. А в трудовом договоре каждого сотрудника зафиксировано, что он обязан соблюдать требования локальных нормативных актов (ЛНА) своего работодателя. С комплектом действующих ЛНА, в который входит и Инструкция по делопроизводству, работодатель знакомит сотрудника под подпись в рамках процедуры приема на работу.
Для госорганов, органов местного самоуправления, государственных организаций есть прямое указание об обязательности для них ГОСТа Р 7.0.97-2016:
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
Для всех организаций действует принцип добровольного присоединения к стандарту (любому, в т.ч. к ГОСТу Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов).
В действующий Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» 1 в 2016-2020 гг. были внесены изменения, в соответствии с которыми:
- выстроена оптимальная система национальной стандартизации;
- исключен пункт о рекомендательном характере национальных стандартов.
Стандарт становится обязательным в случае публичного заявления организации о соответствии выпускаемой продукции национальному стандарту (а документ и его оформление не являются публично значимой выпускаемой продукцией и не нуждаются в соответствующем маркировании, представляя собой объект и инструмент управления). Кстати, и контрольно-надзорная деятельность в сфере делопроизводства и оформления документов напрямую не осуществляется, она косвенно реализуется в рамках регионального и муниципального контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.
В ст. 2 Закона № 162-ФЗ устанавливается, что документ по стандартизации, в т.ч. национальный стандарт, является документом, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением тех случаев, когда обязательность стандарта определяется Законом № 162-ФЗ.
Таким образом, стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 является документом добровольного применения, что обычно закрепляется Инструкцией по делопроизводству и, возможно, дополнительными ЛНА (регламентами издания распорядительных документов, правилами ведения переписки, ЛНА по автоматизации процессов оформления документов в СЭД, проведения обучения исполнителей и осуществления функции нормоконтроля качества издаваемых документов, которая должна быть закреплена в Положении о службе делопроизводства). То есть организация самостоятельно принимает решение о целесообразности присоединения к единому процессу соблюдения требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и реализует это решение в своих ЛНА.
Пример 1. Формулировка о применении положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 в Инструкции по делопроизводству организации в разделе «Документирование деятельности»
2.1. Документирование управленческой деятельности осуществляется на основании устава организации, локальных нормативных актов, приказов генерального директора и в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативных правовых актов, издаваемых уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере делопроизводства и архивного дела и нормативно-технического документа, устанавливающего требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, – ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Комплексность и системность означают, что стандарт применяется целиком – как единый документ, положения которого логически обоснованы, проработаны и взаимосвязаны. В области унификации правил оформления организационно-распорядительных документов в стандартах четко соблюдаются правила исторической преемственности с учетом развития формуляра русского текстового...
