Вот и подходит к концу календарный год. В предновогодней суете можно упустить что-то важное, а потом придется издавать документы задним числом или же расхлебывать последствия недоработок. Чтобы избежать этого, пробегитесь глазами по нашей памятке (вспомните важное, проверьте себя и, если надо, наверстайте упущенное вовремя). В нее вошли документы, которые нужно отработать в связи с закрытием делопроизводственного года, в т.ч. в сфере кадрового делопроизводства. А ссылки на опубликованные ранее статьи помогут быстро найти нужные сейчас рекомендации и примеры оформления документов.
№ п/п Проверяемые документы Что проверяем Важные замечания
1 Номенклатура дел Проверяем, все ли отделы сдали проекты номенклатуры дел, компонуем полученные данные, согласовываем и утверждаем. Выписки направляем по отделам Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В журнале № 10` 2013 мы опубликовали статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства», которая поможет организовать разработку номенклатуры дел так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения, с нашей помощью вы учтете все процедурные аспекты.
А в журнале № 11` 2013 вы найдете статью для новичков «Оформляем графы номенклатуры дел»
2 График отпусков Проверяем утверждение графика в установленные ТК РФ сроки График отпусков на 2014 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г.
Подробности читайте в статье «Составляем график отпусков» в журнале № 11` 2013. Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их потом систематизировать и «состыковать»; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма № Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды. А еще вас ждет расчет, который поможет понять, в какие месяцы уходить в отпуск в 2014 году выгоднее с финансовой точки зрения
3 Отчет по исполнительской дисциплине Если в организации осуществляется контроль исполнения документов, то служба ДОУ в конце года должна положить на стол руководителю отчет об исполнительской дисциплине за год Контроль за сроками исполнения поручений обычно лежит на службе ДОУ. Она держит руку на пульсе и с установленной периодичностью (ежемесячно, ежеквартально и обязательно в конце года) докладывает о состоянии дел руководству.
Аналитика исполнительской дисциплины за год может быть проведена по поставленным укрупненным задачам, подразделениям, отдельным сотрудникам, срокам. Здесь должны быть не только цифры и графики, но и аналитика (если у отдела много просроченных поручений, это не всегда означает нерадивость его сотрудников и руководителя – мог резко вырасти объем работ, а людей не хватает; поэтому с «должников» следует запросить объяснительные записки, резюмировать их в своем отчете и приложить оригиналы к нему).
На основании такого отчета руководство делает выводы в конце года о премировании, взыскании, кадровых изменениях.
См. статьи «Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход» в журнале № 7` 2011; «Контроль исполнения поручений в MS Excel» в журнале № 10` 2012; «Регистрируем приказ, рассылаем и контролируем» в журнале № 4` 2013
4 Отчет об объеме документооборота Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год. Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов Как произвести расчет и как может выглядеть справка об объеме документооборота за определенный период, мы рассказали в ответе на вопрос «Как правильно рассчитать документооборот организации за определенный период, например, полугодие?» журнала № 9` 2013.
Интерес представляет анализ данных в динамике, например, по нескольким годам: увеличилось ли число входящих и исходящих писем, жалоб, заключенных договоров и т.п.
Можно подготовить не просто справку с сухими цифрами, а целый отчет, добавив к цифрам свой анализ ситуации и предложения, например, об увеличении штата сотрудников своего подразделения. Не упускайте возможность продемонстрировать объем выполняемой вами работы!
5 Отчеты различной тематики Издаем приказ об установлении сроков сдачи годовой отчетности по отделам, проводим ознакомление с ним ответственных лиц Скорее всего, список таких отчетов существует (ведь в конце года руководство проводит анализ сделанного и решает судьбу премиального фонда). В средних и крупных организациях необходимость предоставления определенной отчетности предусмотрена регламентами, должностными инструкциями. Если в них это не закреплено, то лучше издать приказ, чем устно информировать ответственных лиц по поручению вашего руководителя
6 Журналы регистрации документов Нужно завершить и закрыть журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, доверенностей и др. Несмотря на отсутствие законодательного требования ежегодного обновления журналов учета какого-либо документопотока, многие организации предпочитают в целях исключения путаницы вести данные журналы по годам.
См. ответ на Вопрос «Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года» в № 12` 2013
7 Приказ о привлечении некоторых сотрудников к работе в праздничные дни Нужно подготовить к изданию такой приказ (и, если требуется, то ряд иных документов, например, заявку в службу охраны офисного центра, где вы арендуете офис) В длительные новогодние каникулы редко какие организации полностью исключают свою деятельность. Как правило, кто-то из работников все же привлекается к работе. Необходимо заранее позаботиться о получении согласия от работников на работу в выходные и праздничные дни, об оформлении привлечения работников к работе, в т.ч. согласовать с охраной допуск этих лиц на рабочее место.
См. статью «Внеплановая работа в выходные и праздничные дни» в журнале № 4` 2012
8 Приказ об усилении режима Издание приказа об усилении режима В преддверии праздника и длительных каникул обязательно напомните сотрудникам о необходимости неукоснительного соблюдения требований техники безопасности, пожарной безопасности и внутриобъектового режима
9 Журналы инструктажей по охране труда Проверяем, все ли прошли инструктаж и расписались в этом В случае наступления несчастного случая на производстве из-за нарушения работником требований охраны труда ответственность будет лежать на работодателе, не ознакомившем работника с требованиями охраны труда, правилами безопасности
10 Документы по воинскому учету Проверяем, не сменилось ли ответственное за воинский учет должностное лицо, составлен ли план работы на год, согласованы ли проверки В организациях, где отсутствует отдел кадров, ведение кадрового и воинского учета может быть возложено на секретаря или службу ДОУ. Важно помнить, что в отношениях с контролирующими органами имеются обязательства организации по предоставлению ежегодных документов в военные комиссариаты, в центры занятости.
Вам поможет изучение «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»
11 Договоры Проверяем сроки действия договоров сами либо издаем приказ о проведении ответственными подразделениями мониторинга договоров Многие договоры, заключенные организацией с «постоянными» контрагентами, заключены на 1 год с последующей автоматической пролонгацией. Но не все договоры это предусматривают. Чтобы, вернувшись с новогодних каникул, не обнаружить, что в офисе погас свет из-за прекращения действия договора с энергоснабжающей организацией, инициирование продления срока договора должно состояться до наступления нового года
12 Срочные трудовые договоры Если в организации нет кадровой службы, то вам необходимо выявить срочные трудовые договоры, срок действия которых истекает в следующем году, и любым удобным способом (в ежедневнике или иначе) создать себе напоминания о дате окончания каждого из них хотя бы за 2 недели ТК РФ предусматривает возможность (а в некоторых случаях – обязанность) заключения с работниками срочных трудовых договоров (см. ст. 57–59 ТК РФ). По истечении срока действия такой трудовой договор должен быть расторгнут в порядке ст. 79 ТК РФ. Но в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ)
13 Доверенности Проверяем срок действия выданных доверенностей и, если нужно, издаем новые В большинстве организаций применяется годичный срок для доверенностей. С учетом изменений в ГК РФ, вступивших в действие с 01.09.2013, максимальный трехгодичный срок доверенности теперь упразднен: доверенность может быть выдана на любой срок, а если он в ней не указан, такая доверенность по-прежнему считается действующей 1 год со дня ее совершения. Новые правила применимы к доверенностям, выданным после 01.09.2013.
Если временное делегирование полномочий оформлялось не только доверенностью, но и внутренними документами до конца года, то стоит произвести ревизию и, если необходимо, продлить эти полномочия.
См. статью «Полномочия: распределяем и делегируем» в № 9` 2013, а также её продолжение в № 10` 2013
14 Поздравительная новогодняя кампания Поздравление клиентов / контрагентов и пр., организация корпоратива Если в организации данные обязанности не возложены на профильные службы (отдел по работе с клиентами, кадров и пр.), то чаще всего поздравительной деятельностью занимается секретарь либо служба ДОУ. См. статью «С Новым годом!», или Как провести новогоднюю поздравительную кампанию» в журнале №  11` 2013

Конечно, не только перечисленные в памятке дела необходимо сделать в конце года подразделению или сотруднику, ответственному за ДОУ. Многое зависит от распределения зон ответственности, в т.ч. наличия самостоятельного кадрового и юридического подразделения в организации. Просто в памятке мы собрали самые важные и типичные дела, которые необходимо сделать в конце года, чтобы новый начался более плавно, без авралов.

А наличие в следующем году под рукой такого помощника, как наш журнал о современном делопроизводстве, еще не раз выручит вас!

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Внутренние коммуникации

Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Автор делится своими секретами по организации эффективного совещания. Предлагается пошаговая методика его подготовки (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для ­информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.