Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства

Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел организации в современных условиях является многофункциональным документом, т.к. она:

• считается основным (и обязательным для государственных органов и органов местного самоуправления) классификационным справочником, т.к. закрепляет систематизацию документов (документального фонда) организации, а классификационная схема (главная таблица номенклатуры) и индексы дел могут использоваться для идентификации и регистрации документов. На основе номенклатуры дел возможна разработка классификатора для предварительного рассмотрения документов, классификатора ответственных исполнителей, ответственных за обеспечение сохранности и уничтожение документов и т.п.;
• выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело (заголовок) получает в номенклатуре свой индекс (номер), а в конце календарного года в ней фиксируются количественные характеристики документального фонда организации и ее структурных подразделений (после заполнения графы о количестве заведенных дел/томов и итоговых записей);
• является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые предстоит формировать в следующем календарном году. Не случайно в профессиональной речи архивистов до сих пор используется оборот «в номенклатуре дел намечаются заголовки дел и сроки их хранения»;
• представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема отражает (но не прямо ей соответствует) схему организационной структуры, все направления и функции деятельности организации, состав и содержание ее документов (заголовки дел и их количество свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности в конкретном году).

Конкретная номенклатура дел организации является основным инструментом правильного формирования и систематизации документального фонда. Она используется для группировки исполненных документов в дела, обеспечивает формирование и оформление дел по установленным правилам, закрепляет сроки хранения документов организации, облегчает поиск документов, их учет и сохранность. На основе номенклатуры дел осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение, и процесс составления описей дел и актов о выделении документов к уничтожению существенно ускоряется при использовании правильно разработанной номенклатуры дел.

В условиях внедрения систем электронного документооборота (СЭД)правильно разработанная номенклатура дел может играть роль основного организационного документа и классификационного справочника, обеспечивающего типизацию маршрутов документопотоков, идентификацию и управление документами, а также выбор материального носителя информации для создания документов.

И, наконец, если руководство организации понимает, что документы являются активом и единственным доказательством прав собственности, законности принятых решений, передачи прав, наследования, слияния, поглощения и т.п., а также качества управления по показателям, применяемым в корпоративном управлении, то номенклатура дел используется как один из инструментов обеспечения этой доказательной базы.

Разработка по плану

Номенклатура дел как систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения, находится в зоне ответственности службы делопроизводства.

В четвертом квартале каждого календарного года номенклатура дел должна быть уточнена, переоформлена, представлена первому руководителю организации для утверждения, чтобы с 1 января следующего календарного года она вступила в действие и стала нормативным документом. Таким образом, номенклатура дел каждый год переутверждается, а пересматривается и пересоставляется существенным образом 1 раз в 5 лет, а также в случае коренного пересмотра направлений деятельности, функций и структуры организации. Не реже чем раз в 5 лет, а также в случае изменения структуры и функций номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления или организации, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией (центральной экпертно-проверочной комиссией) этих архивных учреждений.

Поскольку руководители организации от всех подразделений, в том числе и от службы делопроизводства, требуют составления планов работы и отчетов об их исполнении, рекомендуем ежегодно планировать организацию работы с номенклатурой дел. Планы работы всех подразделений в современных организациях обсуждаются на производственных совещаниях, транслируются всем сотрудникам, а иногда и во внешнюю среду организации. Поэтому переутверждение и разработка номенклатуры дел в ежегодном и пятилетнем циклах может постепенно стать плановым мероприятием и для других структурных подразделений, поможет сотрудникам и руководителям подразделений реально осознать ответственность за образующиеся в их деятельности документальные фонды и в целом будет способствовать внедрению концепции управления документами в соответствии с требованиями российских и международных стандартов.