С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами.
Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить бумажную копию электронного оригинала?
На что опираться?
В процессе работы с электронными документами рекомендуем опираться на 2 базовых положения:
- в современном мире на первое место вышла правовая функция документа, функция доказательства, которая становится главной;
- концепция управления документами предусматривает, что работа и с бумажными, и с электронными документами (компьютеризированной информацией) строится на единых принципах и по универсальной делопроизводственной технологии, т.к. документы вне зависимости от формы их представления необходимо идентифицировать, структурировать, обрабатывать, контролировать, использовать, хранить, обмениваться ими.
В действующем законодательстве и подзаконных актах последнего времени эти базовые положения нашли свое закрепление, по крайней мере, на уровне регламентации принципов и основных терминов.
Правовую основу для применения электронных документов сформировали Федеральные законы:
- от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»,
- от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
- от 28.12.2010 № 390-ФЗ «О безопасности»,
- от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
После принятия закона об электронной подписи были внесены изменения в Гражданский и Арбитражно-процессуальный кодексы Российской Федерации, Федеральные законы № 149-ФЗ и № 210-ФЗ и Основы законодательства о нотариате. Электронный документ сейчас может быть нотариально удостоверен как равнозначный документу на бумажном носителе.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает фактически системообразующую классификацию понятий, которая, как считают специалисты, способствует формированию информационного права как новой отрасли права:
-
информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления (причем в термине «сообщения» отражается преимущественно аспект коммуникации, передачи какого-либо информационного объекта или сведений от одного субъекта к другому, от создателя к получателю и пользователю и т.п.);
-
документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель (здесь необходимо вспомнить и определение понятия документирование по ГОСТ Р 7.0.8-2013, которое означает запись информации на носителе по установленным правилам);
-
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ключевым понятием является пригодность для восприятия человеком, поэтому при проектировании СЭД обращают внимание на формы документов для просмотра пользователем, формы для печати, электронные шаблоны по форме бланков, счетчики бланков и счетчики количества распечаток бумажных копий и т.п.);
-
электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (в данном определении коммуникация на первом месте и отсутствуют требования к идентификации информации, а вот понятие «пользователь» предполагает регистрацию и идентификацию в той или иной системе; в почтовой компьютерной программе регистрируются @).
Электронная почта.
Электронное сообщение и электронный документ
По электронной почте могут направляться:
- электронное сообщение, состоящее из темы сообщения (собственно заголовка к тексту) и текста, напечатанного на свободной площади «окна» почтовой программы, причем в состав текста включаются наименование должности, инициалы и фамилия отправителя и его контактные данные (такая «подпись» набирается пользователем вручную на клавиатуре или может быть настроено автоматическое формирование этого «куска текста» почтовой программой).
- в электронное сообщение может быть вложен файл (например, скан-копия (электронный образ) подписанного бумажного документа либо проект документа в ворде, либо чертеж в графическом формате или др.);
- электронное сообщение, удостоверенное электронной подписью, которое в этом случае будет иметь юридическую силу, причем при получении сообщения электронная подпись визуализируется или идентифицируется с помощью технической отметки: «сообщение подписано электронной подписью».
Практически во всех почтовых программах электронное сообщение состоит из следующих формальных частей:
- системная метка времени: дата+время;
- автор и адресат: от кого кому @, которые иногда называются служебными заголовками;
- заголовок / тема;
- текст, в состав которого входит указание отправителя (должность, фамилия, инициалы, контактные данные);
- отметка о присоединенном файле (если...
