Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к уведомлениям и приказам работодателя

Продолжаем изучать тему электронных кадровых документов и как на них смотрят суды при рассмотрении трудовых споров. В прошлом номере мы анализировали судебную практику, в которой фигурировали документы, составляемые работниками, – заявления. На этот раз займемся документами, которые направляют работодатели по электронным каналам связи в связи с увольнением работников – уведомлениями и приказами. Определим, когда суды их считают допустимыми.

Уведомления от имени работодателя

Какие только уведомления не приходится составлять работодателям, начиная с самых очевидных:

  • об увольнении (ст. 71, 79, 180 ТК РФ),
  • изменении определенных сторонами условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ),
  • необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ),

и кончая более экзотичными:

  • о получении персональных данных работника у третьей стороны (ст. 86 ТК РФ),
  • готовности произвести выплату задержанной заработной платы в день выхода работника на работу (ст. 142 ТК РФ) и пр.

Учитывая, что количество таких документов в организациях значительно, работодатели активно используют и электронные каналы взаимодействия с работником для их направления.

Уведомление об увольнении...

Если увольнение происходит по инициативе работодателя, он обязан уведомить об этом сотрудника. Однако формулировки в статьях ТК РФ о том, как должно происходить уведомление, различаются, например:

  • В ст. 71 ТК РФ предусмотрено, что «при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание».
  • А в ст. 189 ТК РФ говорится, что «о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения».

В судебных решениях отмечается, что достаточно часто такие уведомления направляются работнику по всем возможным каналам связи, в том числе по электронной почте.

...в связи с сокращением

Судьи по-разному смотрят на уведомление об увольнении, переданное сотруднику через Интернет. В решении ниже, например, суд посчитал его неуместным (оно не может быть принято в качестве доказательства).

Судебная практика. Апелляционное определение Московского городского суда от 12.11.2014 по делу № 33-44604

Работник не согласился с увольнением по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) и обратился в суд с иском о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, задолженности по заработной плате и компенсации морального вреда.

Работодатель направлял работнику уведомление о предстоящем увольнении:

  • по почте в бумажном виде – но оно было возвращено отправителю;
  • телеграммой – она так и не была доставлена;
  • по электронной почте – суд посчитал данное уведомление не отвечающим требованиям допустимости доказательств.

В результате суд поддержал работника, отметив, что работодатель не выполнил обязанность по его уведомлению в письменной форме о сокращении занимаемой им должности и предстоящем увольнении.

Но встречается и иная практика. В деле ниже суд решил, что форма уведомления об увольнении законом не установлена, поэтому электронное письмо может зафиксировать факт уведомления работника.

Судебная практика. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 22.09.2015 № 33-17097/2015 по делу № 2-5243/2015

Поскольку сотрудница отказалась подписать уведомление о сокращении штата, ссылаясь на отсутствие оригинала уведомления (что было заактировано), работодатель направил его ей по электронной почте. Позже ей было вручено уведомление о наличии в штатном расписании свободной должности. Поскольку согласия на замещение предлагаемой вакансии она не выразила, то ее уволили на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Она посчитала, что процедура увольнения была нарушена и обратилась в суд. Суд отказался удовлетворить ее требования по следующим причинам:

  • действующим законодательством форма уведомления об увольнении не установлена, а электронное письмо позволяет зафиксировать факт уведомления работника;
  • работница не оспаривала принадлежность электронного адреса, по которому работодатель направил соответствующее уведомление;
  • если работница сомневалась в достоверности полученных электронных документов, то вправе была запросить у работодателя оригинал уведомления.

Ключевым для принятия решений в обоих делах были иные доказательства. Обратите внимание: в первом деле ни одно из отправленных уведомлений до работника не дошло, иных доказательств работодатель представить не смог. А во втором деле отказ ознакомиться с уведомлением был заактирован. Кроме того, позже работнице было вручено уведомление о наличии вакансий.

Аналогичные выводы можно сделать и по делу ниже. Факт...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к электронным заявлениям работников

Начинаем анализ судебной практики, чтобы разобраться, какие электронные документы и переписка уже используются для оформления трудовых отношений с обычными «недистанционными» работниками, при каких обстоятельствах и чем это заканчивается. В этом номере журнала мы сосредоточимся на заявлениях работников (об увольнении, об отзыве предыдущего заявления, об отпуске за свой счет).

Уведомления работников: как составить, вручить и хранить

Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге: дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя: как оформить это актом с подписями свидетелей, как отправить уведомление по почте (на какой адрес; каким видом отправления; как тогда рассчитать дату события, о котором предупреждают; последствия неполучения работником этого письма).

Юридическая сила электронных кадровых документов

Объясним, что нужно зафиксировать в ЛНА и трудовом договоре для электронного взаимодействия с «дистанционщиками» и как работать с электронными больничными. Пока суды неоднозначно реагируют на электронные документы в трудовых отношениях с обычными работниками. Давайте посмотрим, какие обстоятельства могут склонить весы Фемиды в вашу пользу. Кроме того, расскажем об эксперименте Минтруда России, который уже начал тестировать на 8 крупных работодателях перевод «в цифру» для обычных работников заключения трудового договора, оформления отпуска, привлечения к сверхурочной работе, ознакомления с ЛНА и др.

Уведомления работников: как составить, вручить и хранить

Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге: дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя: как оформить это актом с подписями свидетелей, как отправить уведомление по почте (на какой адрес; каким видом отправления; как тогда рассчитать дату события, о котором предупреждают; последствия неполучения работником этого письма).

Переход на электронные кадровые документы: что сделано и чего ждать

На чем базируется технология электронного оформления трудовых отношений с дистанционными работниками, уже заложенная в ТК РФ в 2013 году? Почему работодатели стараются ее избегать? Каковы дальнейшие планы по переводу «в цифру» кадровых документов уже обычных работников: когда и как готовятся оформлять электронные трудовые договоры и трудовые книжки? Какие нерешенные проблемы пока тормозят этот процесс?

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Юридическая сила электронных кадровых документов

Объясним, что нужно зафиксировать в ЛНА и трудовом договоре для электронного взаимодействия с «дистанционщиками» и как работать с электронными больничными. Пока суды неоднозначно реагируют на электронные документы в трудовых отношениях с обычными работниками. Давайте посмотрим, какие обстоятельства могут склонить весы Фемиды в вашу пользу. Кроме того, расскажем об эксперименте Минтруда России, который уже начал тестировать на 8 крупных работодателях перевод «в цифру» для обычных работников заключения трудового договора, оформления отпуска, привлечения к сверхурочной работе, ознакомления с ЛНА и др.