Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я (часть 3)

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере мы объясняем, как можно уменьшить аппетиты акционеров: даем примеры формулировок для устава или ЛНА общества, где можно закрепить необходимость оплаты акционером изготовления и доставки копий запрошенных им документов; ориентируем вас относительно возможной цены на основе судебной практики. Если акционер требует предоставить много документов, то можно продлить срок их предоставления с 7 до 27 рабочих дней: даем образцы распоряжения и письма для этого; объясняем, что можно считать большим количеством документов.
Продолжение статьи. Начало в № 11 / 2019, № 12 / 2019, окончание в № 02 / 2020, № 03 / 2020
Продолжение статьи. Начало в № 11 / 2019, № 12 / 2019, окончание в № 02 / 2020, № 03 / 2020

Если акционер хочет очень много

Когда документы предоставляются акционеру для ознакомления в офисе, АО не несет особых расходов. Так же расходы символические, когда документы предоставляются в электронной форме. Сложнее, если акционер требует предоставить заверенные бумажные копии, особенно когда речь идет о больших объемах документов. Когда запрашиваются копии отчетов оценщиков или документы бухгалтерского учета, счет листов запросто идет на сотни и тысячи. Достаточно часто у АО просто нет технической возможности уложиться в установленный законом срок. Понимая эту проблему, регулятор предусмотрел возможность отсрочки.

Если в требовании акционера запрошены копии документов АО в значительном объеме, срок может быть продлен в целях обеспечения исполнения требования, но не более чем на 20 рабочих дней. Регулятор не акцентирует внимание, как и каким образом осуществляется продление срока. Формально сделать это можно только соответствующим распоряжением полномочного лица АО. Впрочем, на практике такие распоряжения делаются далеко не всегда. Многие считают достаточным направить акционеру соответствующее уведомление (Пример 17). Мы все же рекомендуем составлять внутренний распорядительный документ (см. Примеры 13 и 14). Это позволяет, как минимум, обосновать действия специалистов перед регулятором.

В п. 24 Указания № 5182-У приводятся 2 критерия, позволяющие включить механизм отсрочки. Они, на наш взгляд, довольно мягкие. Значительным признается запрошенный пул документов 1, если в нем:

  • более 10 документов (вне зависимости от количества страниц);
  • более 200 страниц (вне зависимости от количества документов).

АО может изменить данные критерии, установив большее количество или объем документов в тексте устава или ЛНА (например, в Положении о предоставлении информации акционерам).

Обратите внимание: в тексте Указания № 5182-У речь идет о страницах (а не мегабайтах), что по традиции относится прежде всего «к бумаге». Однако нормативные правовые акты не ограничивают нас в том, как считать объем электронных документов. Мы можем оценить его и постранично по отсканированным листам А4. Соответственно, мы можем использовать возможность пролонгации сроков предоставления копий и при запросе электронных копий бумажных документов. Однако, чтобы избежать поводов для конфликта, лучше закрепить такую возможность в уставе или ЛНА.

Пример 12. Фрагмент ЛНА о продлении срока предоставления акционеру повышенного объема копий

22.3. В случае если правомочным лицом в Требовании запрошены копии документов Общества в значительном объеме, Общество может продлить срок на их изготовление, установленный в п. 22.2 настоящего Устава.

Срок не может быть продлен более чем на двадцать рабочих дней. Продление срока осуществляется распоряжением генерального директора Общества исходя из реальных технических возможностей по изготовлению копий документов.

Значительным объем документов признается для изготовления копий на бумажном носителе в том случае, если количество листов в копиях превышает 500.

Значительным признается объем документов при предоставлении копий в электронной форме в том случае, если количество отсканированных листов документов превышает 1 000. Однако если акционером запрошены электронные копии документов, отсутствующие в электронном архиве Общества, значительным является объем, превышающий 200 листов (в оригинальных документах на бумажных носителях).

Пример 13. Распоряжение о продлении срока подготовки копий документов для акционеров

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.