Согласование документов в СЭД

Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.

Ранее, до появления в нашей жизни СЭД¹, к каждому документу, подлежащему согласованию, прикреплялся лист согласования и вместе они носились по ответственным сотрудникам. Процесс согласования затягивался, документ мог потеряться.

После внедрения СЭД все документы, требующие внутреннего согласования, должны проходить этот жизненный цикл в системе. СЭД сохраняет всю хронологию изменений в документе – позволяет отследить, как менялся документ, кто его визировал, какие были замечания, внесены ли исправления.

Все документы, создаваемые в организации, можно разделить на те, которые нужно согласовывать перед подписанием, и те, которые не нужно. В каждой компании свои правила, но чаще всего генеральный директор, подписывая договор или даже исходящее письмо, перед тем, как взять на себя полную ответственность, хочет убедиться, что профильные специалисты исключили принятие неверного решения, просчитали все юридические, финансовые, конструктивные и иные риски.

Обычно согласованию подлежат следующие виды документов: приказы, распоряжения, договоры, исходящие письма, доверенности.

Процесс согласования может запускать инициатор самостоятельно, а можно это доверить службе делопроизводства. Второй вариант предпочтительнее, т.к. служба делопроизводства будет оформлять все регистрационные карточки² по установленным правилам (это ее основная работа), а отследить и заставить инициатора делать все правильно бывает довольно сложно. После заполнения РК запускается сам процесс согласования документов.

В терминологии делопроизводства есть не до конца урегулированный момент: одним и тем же термином «исполнитель» называют и того, кто разрабатывает проект документа, и того, кто после подписания / утверждения будет выполнять зафиксированные в нем поручения. Чтобы избежать этой путаницы, мы в своей организации первую из этих ролей именуем инициатором документа, а вторую – его исполнителем.

Порядок согласования

Существует 2 основных способа согласования: параллельный и последовательный.

При параллельном задачи согласования документа назначаются одновременно всем выбранным пользователям СЭД.

К плюсам данного порядка согласования можно отнести скорость – документ поступает на согласование всем сразу и есть возможность его согласовать в кратчайшие сроки. Минус – разность согласованных версий. Если, например, юридическая служба согласует первой, а служба безопасности второй и на своем этапе предложит внести исправления, то юридическая служба этих исправлений уже не увидит. Эта проблема закрывается проработкой зон ответственности, когда каждая служба отвечает только за свой вопрос (см. Таблицу 1).

Рисунок 1. Пример выбора параллельного согласования в СЭД

Таблица 1. Пример распределения зон ответственности между согласующими подразделениями при согласовании договора

Рисунок 2. Пример последовательного согласования

При последовательном согласовании документа задачи будут назначаться по очереди каждому участнику процесса в порядке их выбора в поле «Кому». После того, как предыдущий пользователь завершит задачу согласования, она поступает к следующему (см. Рисунок 2).

Плюс данного вида согласования в том, что документ будет прорабатываться постепенно, изменения будут вноситься с учетом требований каждой службы – передача каждому следующему согласующему лицу будет производиться только после положительного согласования предыдущего. В случае отрицательного согласования документ возвращается автору на доработку. Минус – медленный процесс. Даже если каждый согласующий продержит документ у себя...