Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

В практике делопроизводства правила и сроки оформления итоговой записи к номенклатуре дел формировались постепенно вместе с правилами работы архивов организаций. Раньше действовало правило, что итоговая запись должна быть оформлена в первом квартале следующего календарного года, далее оно становилось более строгим – в январе следующего календарного года должен был проводиться подсчет заведенных дел, оформляться итоговая запись, и 1 ее экземпляр передаваться в архив для формирования вместе с «архивным» экземпляром утвержденной номенклатуры дел.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018) в настоящее время устанавливают, что по окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, а о сроке ее оформления не говорят.

Но никаких внешних юридических рисков и «угроз» несвоевременное оформление итоговой записи и даже ее полное отсутствие не вызывают. При всех возможных проверках, которые могут проводить уполномоченные органы в сфере архивного дела тех субъектов Российской Федерации, где располагаются ваши обособленные подразделения, важен факт наличия утвержденной номенклатуры дел и ее актуальность – пересмотр минимум 1 раз в 5 лет. Исключение составляет 2020 год, когда вступил в силу новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения¹ и номенклатуру дел в связи с этим надо было актуализировать. Хотя ее лучше актуализировать ежегодно, т.к. ежегодно должна проводиться экспертиза ценности документов. Сроки оформления итоговой записи действующие нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела не устанавливают.

Все риски отсутствия сведений о количестве заведенных дел в составе документального фонда – внутренние, они находятся в зоне ответственного первого руководителя, который несет ответственность за документальный и архивный фонды организации. Например:

• если руководитель организации или филиала будет переведен на повышение или просто увольняться, то в акт приема-передачи документов, дел и материальных ценностей по должности должны быть включены документы и дела не только по видовому составу документального фонда, но и по его объему, который как раз и должен определяться по итоговым записям по крайней мере за последние 3 года;
• административно-хозяйственный отдел не может покупать шкафы и стеллажи или инициировать заключение договоров об аутсорсинговом хранении документов, если неизвестно количество документов и дел, подлежащих текущему оперативному или архивному хранению. Вопрос о помещениях для текущего и архивного хранения также решается на основании количественного анализа документального и архивного фондов;
• состав и количество дел, передаваемых в архив, анализируются и перепроверяются с учетом сведений из итоговых записей. Проверки обеспечения сохранности документов и дел в структурных подразделениях, которые проводятся по графику, планируются с учетом количества дел постоянного и временного сроков хранения по итоговым записям, т.к. на практике подразделения, в которых заведено значительное количество дел постоянного срока хранения, проверяются дважды в год.

Рекомендуем ГДО своевременно оформлять итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел, которые находятся в зоне ответственности этого подразделения – в аппарате головной организации, и соответствующее уточнение оформить в названии итоговой записи (см. «1» в Примере 1). Ниже всех подписей рекомендуем оформить отметку («3») с перечислением названий обособленных подразделений, от которых не поступили сведения для составления сводной итоговой записи в ГДО.

В методическом документе (самом свежем из имеющихся) сказано, что оформлять итоговую запись к номенклатуре дел надо «по окончании календарного года» – достаточно размытая формулировка. На практике это стараются сделать до 20 января («2»).

Когда из обособленных подразделений данные о количестве заведенных за год дел поступят (это может быть гораздо позже, хоть летом), может быть оформлена еще одна итоговая запись, в заголовке которой отмечается, каких подразделений касаются эти сведения («1» и «2» в Примере 2).

О значении номенклатуры дел, о нормах действующего законодательства и размерах штрафов за необеспечение сохранности документов в нашем журнале совсем недавно публиковались статьи с экспертными мнениями специалистов.

Поэтому сейчас обратим внимание на организационные основы управления документальным фондом.

Служба делопроизводства получает право требовать соблюдения требований Инструкции по делопроизводству в полном объеме, если права нормоконтролера, контролера и центра компетенций закреплены в положении о ней и в должностных инструкциях специалистов. Реализация этих прав – всегда сложный процесс, если руководитель организации не оказывает необходимой поддержки и тоже считает работу с «никому не нужными» документами второстепенной задачей. Пересмотрите положение о ГДО и закрепите в нем свой статус в современной формулировке, понятной руководству: ГДО – центр компетенций в области реализации технологий работы с документами. Внесите в положение одну из своих основных задач – методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с документами, установленного единоличным исполнительным органом (руководителем организации).

В рамках действующего законодательства и юридические, и должностные лица несут ответственность за отсутствие организационного порядка и вследствие этого – за совершение административного правонарушения. Например, даже небольшие размеры штрафов по ст. 13.20 КоАП РФ (не говоря уже о крупных по ст. 13.25) будут неприятны руководителям, поскольку они будут налагаться за административные правонарушения, и это в будущем может повлиять на карьеру.

В соответствии с требованиями Закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» любая организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов. Если в вашей организации создан архив как структурное подразделение, проверьте его статус: является ли он «ведомственным» и централизованным для всех обособленных подразделений, какие документы он принимает (или нет) от них, каковы его права.

Даже если архив создан, рекомендуем дополнительно разработать Положение об архивном хранении документов, в котором закрепить делегирование ответственности за документальный и архивный фонды от руководителя организации руководителям обособленных подразделений. Сотрудничайте с юридическим отделом и кадровой службой, т.к. эта ответственность должна быть подтверждена соответствующими формулировками в трудовых договорах, должностных инструкциях и иных локальных нормативных актах.

Направьте руководителю служебную записку о вопросах ответственности за ведение делопроизводства и архивное хранение документов в обособленных подразделениях. Сотрудники с «добровольно-принудительной» функцией ведения делопроизводства должны быть обучены и получить дополнительную квалификацию, пройти аттестацию, иметь соответствующие записи об ответственности в трудовом договоре (соглашении о совмещении) и/или  должностной инструкции. Если ответственность фактически возложена, но не оформлена в соответствии с требованиями трудового законодательства, то требовать от сотрудников правильного и технологичного выполнения функций вы не имеете права.

И, наконец, утверждать номенклатуру дел лучше приказом, в котором:

• на ГДО возложить функцию методического руководства ее внедрением и применением;
• а ответственность за формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел возложить на руководителей обособленных подразделений и сформулировать им поручение представить итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел (например, для номенклатуры дел за 2022 год – к 20 января 2023 года);
• форму итоговой записи можно утвердить в качестве приложения.

Данный приказ необходимо будет поставить на контроль и в порядке предупредительного контроля 2 раза в год (в июне и в декабре) направлять руководителям обособленных подразделений соответствующее напоминание.

Помните, что вы работаете как «правая рука» руководителя и в зоне его ответственности, даже если он этого не осознает.