Что отличает современную интенсивно развивающуюся организацию от других – это постоянное совершенствование своей деятельности, и речь идет не только об оптимизации производственных процессов, но и направлений, обслуживающих основную деятельность. Мы наблюдаем повсеместное внедрение электронного документооборота в управленческой деятельности, бухгалтерском и кадровом учете, хозяйственной деятельности.
Понятно, что внедрение электронного документооборота – это обычное дело уже для многих организаций и не является чем-то особенно инновационным. Мы создаем проекты документов, осуществляем их движение, подписание, регистрацию, оперативное хранение в СЭД в электронном виде, но, как только дело доходит до отправки документа посредством почтовой связи, традиционно возвращаемся к бумажному носителю. Парадоксально, но факт! Все действия с проектом документа мы произвели в электронной форме, а в результате вынуждены распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить почтовой связью документ на бумажном носителе.
Рынок услуг почтовой связи тоже не стоит на месте и следует общей заданной в нашей стране тенденции развития цифровых услуг и электронных сервисов. К таковым можно отнести и сервис АО «Почта России» «Электронное заказное письмо»1. Его суть – организация взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде. Основное условие перехода на получение писем в электронном виде – гражданин или организация осуществляют настройку онлайн-доставки писем в личном кабинете на Портале государственных услуг2, в результате чего получают электронные почтовые отправления в личный кабинет:
Таким образом, отправитель, используя сервис ЭЗП, формирует почтовое отправление исключительно в электронном виде. Если гражданин или организация не зарегистрированы на Портале госуслуг и не осуществляли настройку онлайн-доставки писем, почтовое отправление готовится к отправке и направляется отделением почтовой связи на бумажном носителе на почтовый адрес гражданина или организации «традиционным способом» (см. Схему 1).
Сервис ЭЗП является услугой почтового сервиса и регламентируется федеральным законодательством о связи и подзаконными актами Российской Федерации. Региональные почтовые отделения – филиалы АО «Почта России», являясь операторами связи, при использовании Сервиса ЭЗП обеспечивают тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», как и при пересылке почтовых отправлений на бумажном носителе.
См. новость «Отправления на почте можно сделать, зная лишь телефон получателя» в № 10’ 2022
См. статью «Акты для фиксации проблем в полученной корреспонденции» в № 11’ 2022
Сервис ЭЗП был предложен нам региональным отделением почтовой связи в 2019 году. До внедрения Сервиса ЭЗП Отделением ПФР по Тверской области3 совместно с региональным отделением почтовой связи было проведено тестирование сервиса, которое заняло не более 1,5 месяцев. После получения успешных результатов тестирования мы приступили к внедрению, которое осуществлялось поэтапно в формате проектной деятельности. Был разработан план проекта, который реализовывала проектная команда. Именно проектная деятельность позволила оценить все плюсы и минусы внедрения сервиса, необходимые потребности в ресурсах, а также возможные риски. В проектную команду входили работники службы ДОУ, информационных технологий.
С чего следует начать использование Сервиса ЭЗП? Как правило, региональные отделения почтовой связи широко рекламируют и продвигают свои сервисы среди контрагентов, однако, если такого предложения вашей организации еще не поступило, можете проявить инициативу, обратившись к менеджерам по продажам почтовых услуг. С порядком использования Сервиса ЭЗП можно так же ознакомиться на сайте АО «Почта России».
Для внедрения Сервиса ЭЗП рекомендуем вам, исходя из собственного опыта, осуществить следующие мероприятия:
Реализация каждого из перечисленных мероприятий требует решения ряда задач, от которых и будет зависеть успешность и полученный эффект от использования Сервиса ЭЗП.
Для определения видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует проанализировать все виды документов, которые создаются в организации и направляются традиционной почтовой связью. Необходимо изучить и технические требования, предъявляемые к электронной почтовой отправке, которые в т.ч. содержатся в техническом задании к государственному контракту.
Для старта внедрения сервиса ЭЗП в августе 2019 года Отделением ПФР был выбран документ-ответ на обращение гражданина в соответствии с нормами Федерального закона № 59-ФЗ4. В год в органах ПФР по нашей области в целом оборот таких документов составляет около 10 тысяч единиц. Объем стартовой отправки составил 500 документов – ответов на обращения граждан.
В 2020 году в целях развития Сервиса ЭЗП помимо Отделения ПФР, к электронной почтовой отправке документов были подключены подведомственные Отделению ПФР органы в городах и районах Тверской области. Расширили видовой состав документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, увеличили объемы отправки путем частичной централизации бюджетных средств на уровне Отделения ПФР, выделенных подведомственным органам ПФР. Таким образом, посредством Сервиса ЭЗП органами ПФР стали направляться гражданам письма о ходе или о результатах предоставленных государственных услуг и письма информационного характера.
В продолжение развития использования Сервиса ЭЗП в 2020 году Отделение ПФР провело тестирование и организовало работу по направлению электронных документов организациям.
При определении видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует учесть, что пересылке подлежат только внутренние почтовые отправления в пределах Российской Федерации в виде простого или заказного письма, что тоже прописывается в условиях государственного контракта.
Резюмируем вышесказанное. К видовому составу документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, мы в итоге отнесли:
Адресатами электронных документов, как и при отправке документов традиционной почтовой связью, у нас теперь выступают:
Электронное письмо может быть в виде:
Объемы документов, направляемых электронной почтовой связью, напрямую зависят от количества этих документов в организации, а также от готовности самой организации к формированию электронных почтовых отправлений. Начните с небольшого объема одного вида документа, оцените преимущества такой отправки, после чего вы спокойнее и увереннее сможете увеличивать видовой состав и объемы отправки. Не следует полностью отказываться от традиционной почты и переходить только на Сервис ЭЗП, напомним, что существуют ограничения по техническим характеристикам направляемых посредством Сервиса ЭЗП документов, т.е. не все документы можно направить с использованием сервиса, кроме того, никто не отменял возможные технические сбои и регламентные работы.
Кстати, Сервис ЭЗП имеет высокую пропускную способность, что позволяет осуществлять отправку электронных документов до 200 000 единиц в день, что немаловажно для определения объемов отправки.
Для осуществления отправки электронных документов посредством Сервиса ЭЗП «Почта России» предлагает к заключению типовой контракт (договор), содержащий традиционную часть (предмет контракта, права, обязанности, ответственность сторон, порядок расчета и т.д.), а также техническое задание, которое раскрывает особенности взаимодействия сторон, в частности технологии электронной почтовой отправки. Отправка электронных писем не допускается в рамках государственного контракта на комплексное почтовое обслуживание ввиду особенности почтовой услуги.
Если считаете нужным скорректировать, дополнить предложенные в типовом контракте формулировки, всегда можно выйти с соответствующим предложением на руководство почтового отделения, обосновав свои правки. Такие особенности, как правило, возникают у государственных и муниципальных учреждений, которые действуют в рамках Федерального закона № 44-ФЗ5 и подзаконных актов по осуществлению закупок. В условиях типового государственного контракта перечисляется нормативная база, в соответствии с которой предоставляется электронная почтовая услуга, в т.ч. в сфере защиты персональных данных и соблюдения тайны переписки.
Некоторые сложности могут возникнуть при указании цены контракта, которая является твердой на протяжении всего срока действия контракта (но при этом к ней есть «плавающая» скидка, зависящая от процента писем, доставленных электронно, – о ней подробнее расскажем далее). Любая организация (государственная, муниципальная или частная) планирует бюджет на очередной финансовый год, в т.ч. на услуги почтовой связи. Для распределения средств по видам почтовой отправки следует провести тщательный анализ видов отправляемых документов. Традиционно организации пользуются двумя видами услуг, которые позволяют осуществить отправку бумажного почтового отправления:
Таким образом, организация может планировать еще один вид почтовой услуги – пересылка почтовых отправлений в форме электронного документа. Для этого из выделенных на определенный финансовый год бюджетных средств на пересылку бумажных почтовых отправлений следует «забрать» часть средств на пересылку документов в электронной форме.
Так, например, для распределения лимитов бюджетных средств на услуги традиционной почтовой связи и отправку посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР был подготовлен подробный расчет в разрезе структурных подразделений. Для понимания ситуации отметим, что у нас в Отделении ПФР по Тверской области более 75 структурных подразделений – исполнителей документов, которые впоследствии должны быть направлены почтовой связью. Кстати, такой подход позволяет не только запланировать близкую к реальности потребность по отправке документов, но и установить конкретные видовые составы направляемых почтой документов по подразделениям. Подразделения представляют для расчета:
Для расчета используем:
Осуществляем математический расчет путем заданных формул в файле Microsoft Excel, в результате чего получаем лимиты отправки по каждому подразделению в количественном и денежном выражении. По разным блокам разносим виды отправляемой корреспонденции:
В Примере 1 показан расчет стоимости по видам почтовой отправки.На отдельных листах экселевского файла мы:
Пример 1. Расчет затрат на почтовые услуги
На чем экономим?
В Примере 1 показана ситуация, когда плановые затраты на год оказываются больше бюджета, заложенного на очередной финансовый год, и это несмотря на экономию из-за отправки части корреспонденции через Сервис ЭЗП, тарифы которого постоянны. В нашем варианте техзадания к контракту они не повышаются, т.к. установлен лимит не более 4 страниц для каждого исходного отправляемого документа, т.е. не более 2 листов после распечатки, на 3-м листе наносится адресный блок, поэтому тарифы на отправления по Сервису ЭЗП у нас «твердые» (см. комментарий со «*» к первой таблице в Примере 1).
Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:
В Примере 1 мы сделали расчет для организации с объемом отправки в год 15 790 почтовых отправлений, чтобы показать саму логику вычислений. Но у нас эти объемы гораздо выше. А процент отправлений, которые у «Почты России» фактически получается передать адресатам электронным способом (из тех, что были отправлены через Сервис ЭЗП), у каждой организации-отправителя свой. Скидка «Почты России» всегда составляет 50% от начальной стоимости почтового отправления при факте его доставки электронно.
В нашем Отделении ПФР процент документов доставляемых электронно от общего количества направленных посредством Сервиса ЭЗП электронных документов составляет 5–6% по году. Общее количество почтовых отправлений, направляемых посредством Сервиса ЭЗП – более 90 000 в год, экономия от общего количества отправлений у нас составляет около 800 000 рублей в год. И вот из чего эта экономия складывается:
Достигнутую экономию в Отделении ПФР служба ДОУ рассчитывает ежеквартально, что позволяет контролировать расходы и своевременно корректировать виды и количество направляемых документов. Рассчитаем полученный эффект от экономии прямых затрат, исходя из данных Примера 1:
Продолжение Примера 1
Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:
В типовом государственном контракте «Почта России» предлагает 3 вида взаимодействия с организацией-отправителем для пересылки почтовых отправлений в форме электронного документа:
Мы выбрали взаимодействие с региональным почтовым отделением с использованием защищенного канала связи – программного обеспечения ViPNet Client «Деловая почта»7.
При заключении с региональным почтовым отделением государственного контракта сторонами заполняется и подписывается анкета, которая содержит информацию об ответственных лицах сторон по администрированию сервиса, а также о технических характеристиках защищенных каналов связи. На основании этой анкеты сторонами осуществляется настройка каналов связи.
Выбор того или иного способа взаимодействия с отделением почтовой связи, полагаем, напрямую зависит от объема направляемых через Сервис ЭЗП документов, а также от количества работников, осуществляющих подготовку и отправку электронных писем.
Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.
Порядок работы по отправке почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП следует утвердить приказом руководителя, который обязателен для исполнения всеми работниками, участвующими в этом процессе. Образец его оформления показан в Примере 2.
На Схеме 1 показана технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП, по которой мы работаем.
Для начала рекомендуем определить работников организации:
Схема 1. Технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса «Электронное заказное письмо»
Пример 2. Приказ об утверждении Порядка подготовки и пересылки электронных отправлений посредством сервиса «Почты России»
Функциональное администрирование должно осуществляться службой ДОУ, которая является ответственной за организацию отправки документов почтовой связью. В Отделении ПФР ответственным является руководитель службы ДОУ.
Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.
Исполнителями, готовящими проекты документов в нужном формате, потенциально являются все работники организации, чьи подготовленные документы подлежат отправке посредством Сервиса ЭЗП. Подготовка таких документов мало чем отличается от обычной технологии подготовки исходящих документов, за исключением некоторых особенностей. Однако эти особенности применяются в случае, если используемые вами системы электронного документооборота или иные программные комплексы не позволяют:
Итак, в этом «особенном» случае:
Все действия производятся исключительно в электронном виде.
Исполнителями, которые готовят реестры почтовых отправлений в установленном «Почтой России» формате, как правило, являются работники службы ДОУ, непосредственно осуществляющие почтовую отправку. Однако в Отделении ПФР в условиях сложной структуры организации и особенностей распределения обязанностей исполнителями по подготовке реестров являются функциональные подразделения, которые готовят проекты электронных писем. Кроме того, в связи с большими объемами документов, образующимися в Отделении ПФР в ходе или результате предоставления госуслуг, были разработаны программные комплексы, позволяющие осуществлять выгрузки из информационных систем ПФР для пакетного формирования документов и реестров отправки.
Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.
Во-первых, электронный документ, подлежащий отправке посредством Сервиса ЭЗП, должен иметь следующие характеристики:
Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:
В-третьих, на отправляемые электронные документы составляется реестр отправки отдельный для каждого вида отправки в формате Microsoft Excel:
Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).
Пример 3. Фрагмент о заполнении полей реестров из Порядка подготовки и пересылки почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР по Тверской области
Реестры для физических и юридических лиц отличаются полями «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» (для физических лиц) и полями «Наименование», «ИНН» (для юридических лиц) соответственно. Остальные поля одинаковые.
Важно! При отправке простых почтовых отправлений реестр должен иметь определенное наименование файла с учетом нижних подчеркиваний, заглавных букв и знаков препинания.
Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем
ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:
При отправке заказных почтовых отправлений реестр должен иметь точно такую же структуру наименования, только меняется первая аббревиатура с «ЭПП» на «ЭЗП»:
Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем
ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1
Так как в наименовании файла реестра указывается номер структурного подразделения, необходимо вести перечень подразделений, участвующих в отправке электронных документов, с указанием их кодов, которые можно взять из существующей кодировки подразделений в организации (например, из номенклатуры дел) либо ввести независимую кодировку (см. Пример 6).
Такой подход крайне важно применять:
Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»
В-четвертых, подготовленные электронные документы в формате PDF подписываются УКЭП уполномоченного должностного лица. Сертификат подписи должен быть действующим. Подписание УКЭП осуществляется программными средствами с настройкой функции «Использовать прикрепленную подпись». По результатам подписания документа образуется файл подписи в формате SIG (.sig).
Итак, выполнены все операции по подготовке электронных документов, реестров отправки, а также файлов электронной подписи.
Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:
Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)
Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)
Пример 9. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП структурным подразделением ООО «Северное сияние» 11 – Служба ДОУ по состоянию на 30.09.2022 14:35:03 с ответом от «Почты России» (в формате Excel)
Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:
Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов
05_29.09.2022_1.zip, где:
Заархивированный пакет документов направляется по защищенному каналу связи VipNet Client на абонентский пункт регионального почтового отделения.
Информация об отправке документов «Почтой России» приходит в виде таблицы в формате .xls приблизительно через 15-30 минут после направления Вами пакета документов и состоит из 2 частей (см. Пример 9):
В случае невозможности отправки какого-либо документа его строка подсвечивается красным цветом и добавляется краткое описание причины, например:
Полученный от «Почты России» отчет об отправке (Пример 9) организация-отправитель может использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерии.
Кроме того, трек-номер (ШПИ) присваивается каждому заказному почтовому отправлению независимо от способа доставки: электронно или на бумажном носителе. По нему можно отслеживать получение письма адресатом на сайте «Почты России».
* * *
Сервис «Электронное заказное письмо» «Почты России», несомненно, выведет вашу организацию на новый уровень взаимодействия не только с почтовым отделением, но и с гражданами, и организациями. Заманчиво звучит получаемый экономический эффект, когда расходы организации на почтовые услуги и расходные материалы для печати документов могут быть снижены.
Это надежная электронная почтовая услуга, позволяющая организовать дистанционный способ отправки документов «без контакта» с почтовыми отделениями. Кстати, в период действия ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной инфекции, в то время, когда почтовые отделения не работали, Отделение ПФР бесперебойно осуществляло отправку документов посредством Сервиса ЭЗП.
Его актуальность однозначно будет возрастать – все больше и больше граждан и организаций выбирают электронные способы взаимодействия, в т.ч. электронную форму получения писем. Так что при больших объемах электронной переписки в организации стоит задуматься об освоении этого сервиса.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Участились фейковые запросы на предоставление документов и информации якобы от имени контролирующих органов. Объясняем, что вас должно насторожить, – перечисляем критерии, по которым можно вычислить злоумышленников.
Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
