Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты).
Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам.
Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел.
На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.
Что такое электронные документы и какими они бывают
Определение понятия электронный документ дано в законе: «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» 1. Данное определение было введено в закон в 2010 году и является спорным. Если из него убрать всю лишнюю информацию, останется только то, что электронный документ – это информация, представленная в электронной форме. Но такое определение в терминологии называют закольцованным, поскольку понятие определяется через самое себя. В итоге получается, что определение электронного документа есть, но оно мало что объясняет 2.
Всем, кто работает с управленческой документацией, известно, что в настоящее время мы фактически создаем и используем 2 типа электронных документов:
- изначально созданные в виде электронных документов («рожденные цифровыми»);
- полученные в результате оцифровки документов, созданных на бумажном носителе.
Напомним, что Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства), устанавливая общие принципы документирования и требования, предъявляемые к созданию документов, выделяют 3:
- документы, созданные на бумажном носителе;
-
электронные документы (то есть созданные в цифровой форме);
-
электронные копии документов (полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе).
С точки зрения делопроизводства, это принципиально – различать 2 типа электронных документов. И важно это, прежде всего, с точки зрения организации хранения данных документов:
-
документ, созданный как цифровой, является подлинником, поэтому именно он должен храниться в течение установленного срока;
-
электронная копия документа (скан-копия), изготовленная на основе бумажного документа, если это не единственный экземпляр документа в организации, по общему правилу хранится до минования надобности (при необходимости электронные копии документов могут передаваться в архив организации в качестве фонда пользования). При наличии документа-подлинника на бумажном носителе именно он должен храниться в течение установленного срока 4.
Для понятийного аппарата и в практических целях было бы правильнее определять электронный документ как документ, созданный в цифровой форме и не имеющий аналога (подлинника) на бумаге. Будем исходить именно из такого представления об электронном документе.
Нормативно закреплено, что «Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов» 5. Это означает, что подлинники документов со сроком хранения 10 лет и выше должны создаваться в бумажной форме. Объясняется это отсутствием правовой и технической возможности пока поддерживать юридическую значимость таких документов в течение более 10 лет.
Электронный документ и электронная копия документа имеют разную структуру:
- цифровой документ – это контент (содержание), метаданные, файл электронной подписи (или файлы нескольких подписей);
- электронная копия документа – файл, полученный в результате оцифровки бумажного документа, как правило, в графическом формате (чаще используется формат PDF), один или несколько файлов электронной подписи.
Обратите внимание: электронной подписью может быть подписан как электронный документ, так и электронная копия документа.
Поскольку электронные документы имеют сложную структуру, при передаче их по информационно-телекоммуникационным каналам, а также при архивном хранении содержимое электронного документа помещается в контейнер – папка...
