Централизованный или децентрализованный способ ведения делопроизводства – что выбрать и как организовать?

В каждой организации возникает вопрос о выборе способа (формы) ведения делопроизводства:

• централизованно,
• децентрализованно или
• смешанный вариант, когда одни работы лучше выполнять централизованно, а другие децентрализованно.

Аналогичный вопрос может возникнуть при масштабных структурных преобразованиях в организации.

Факторы, влияющие на выбор способа ведения делопроизводства

Факторы, которые влияют на выбор того или иного способа ведения делопроизводства, следующие:

• штатная численность организации, ее структура;
• штатная численность службы документационного обеспечения управления ¹;
• общий объем документооборота, наличие отраслевой документации;
• технологии ведения управленческой и отраслевой документации.

Рассмотрим подробнее каждый фактор.

Штатная численность и структура организации

Как мы знаем, штатная численность работников конкретной организации формируется в целях качественного, своевременного и эффективного выполнения функций, возложенных на нее. Формирование штатной численности организации напрямую зависит:

• от структуры организации;
• от того, какие подразделения создаются для выполнения установленных функций;
• например, для расчета штатной численности государственных органов такими показателями могут выступать количество обслуживаемых граждан и организаций, а также временные затраты на выполнение функциональных операций.

На уровне подразделения нагрузка рассчитывается на 1 работника ², далее определяется численность конкретного подразделения.

Чем больше сотрудников, тем сложнее структура организации. Как правило, она включает следующие подразделения:

• базовые структурные подразделения, которые функционируют в каждой организации, такие как бухгалтерия, экономическая служба, кадровая, юридическая, служба ДОУ, служба информационных технологий, административно-хозяйственная служба;
• функциональные структурные подразделения – их состав напрямую зависит от вида деятельности, которую осуществляет организация:
  • целью деятельности частной организации, как правило, является получение прибыли (благодаря производству товаров, оказанию услуг, выполнению работ), поэтому в ее структуре могут быть такие подразделения, как планово-экономические, производственные, маркетинговые и т.п.;
  • цели деятельности государственных и муниципальных организаций устанавливаются нормативными правовыми актами на федеральном, региональном или муниципальном уровне соответственно. В структуре государственных организаций создаются структурные подразделения по функциональному признаку, например для органов Социального фонда России ³ функциональными являются подразделения по установлению и выплате пенсий и социальных выплат, ведению персонифицированного учета и т.д. В сфере деятельности государственных органов распространенным является установление типовой структуры ведомства на федеральном уровне.

По объему штата работников организации можно разделить на 5 основных групп:

• до 30 работников,
• от 30 до 100 работников,
• от 100 до 500 работников,
• от 500 до 1 000 работников,
• свыше 1 000 работников.

Влияние этого фактора на выбор способа ведения делопроизводства прямое. По сути чем больше штатная численность, тем больше участников процессов делопроизводства (инициаторов и исполнителей документов, согласующих лиц, больше объем переписки и т.д.). Чем сложнее структура организации, тем сложнее организация документопотоков, документационное взаимодействие структурных подразделений и формирование номенклатуры дел.

Также на выбор способа ведения делопроизводства, несомненно, влияет наличие удаленных рабочих мест. Например, Отделение Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области ⁴, действуя в качестве единого юридического лица на территории Тверской области, имеет представительные структурные подразделения в 36 округах, районах области, в т.ч. в административном центре – городе Твери. В условиях сложной структуры организации и территориальной разобщенности подразделений применение децентрализованного либо смешанного подхода ведения делопроизводства является не просто обоснованным, а жизненно необходимым. При таком подходе сохраняются кадры в районах, не требуются дополнительные помещения для размещения работников на одной территории (в едином помещении), у граждан и организаций имеется возможность обратиться в орган по месту жительства.

Штатная численность службы ДОУ

Штатная численность работников службы ДОУ может рассчитываться с учетом общей штатной численности работников организации и объема годового документооборота. Следует также учитывать и функциональные обязанности службы ДОУ (которые могут включать нестандартные для нее задачи). Они устанавливаются Положением о службе ДОУ и должностными инструкциями ее работников, например:

• свод и ведение комплексных планов и отчетности,
• формирование поздравлений с государственными праздниками,
• выполнение функций помощника руководителя,
• общая экспертиза проектов документов и др.

В государственных учреждениях количество штатных единиц подразделений, которые обслуживают функциональную деятельность организации, не может превышать установленного процента от общей штатной численности работников. Например, для отделений СФР такой норматив установлен распорядительным документом в соотношении:

• 70% (не менее) функциональных подразделений
• к 30% (не более) базовых.

Объем и состав документооборота

Фактор объема документооборота существенно влияет на выбор формы ведения делопроизводства, особенно если в деятельности организации образуется отраслевая документация. Лучше разделять ведение всего объема документов:

• на документы по основной деятельности, образующиеся в результате управленческой деятельности, и
• отраслевые.

К документам, образующимся в результате управленческой деятельности, например, можно отнести:

• организационно-распорядительные,
• кадровые,
• бухгалтерские,
• договорные,
• обращения граждан.

Работа даже с этими группами документов ведется разными структурными подразделениями, имеет свою специфику, т.е. фактически применяется смешанная форма ведения делопроизводства. Служба ДОУ осуществляет организацию, координацию и контроль делопроизводства организационно-распорядительной документации, кадровая служба – ведение кадрового делопроизводства, бухгалтерия – занимается документами первичного бухгалтерского учета и отчетности, юридическая (или иная) служба – договорными документами. Как правило, перечисленные выше службы работают со своими документами в специализированных информационных системах и требуют специфической квалификации, знаний и опыта работы.

В свою очередь, ведение делопроизводства отраслевой документации нужно также осуществлять отдельно от общего делопроизводства...