Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного).
Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.
В каждой организации возникает вопрос о выборе способа (формы) ведения делопроизводства:
- централизованно,
- децентрализованно или
- смешанный вариант, когда одни работы лучше выполнять централизованно, а другие децентрализованно.
Аналогичный вопрос может возникнуть при масштабных структурных преобразованиях в организации.
Факторы, влияющие на выбор способа ведения делопроизводства
Факторы, которые влияют на выбор того или иного способа ведения делопроизводства, следующие:
- штатная численность организации, ее структура;
- штатная численность службы документационного обеспечения управления 1;
- общий объем документооборота, наличие отраслевой документации;
- технологии ведения управленческой и отраслевой документации.
Рассмотрим подробнее каждый фактор.
Штатная численность и структура организации
Как мы знаем, штатная численность работников конкретной организации формируется в целях качественного, своевременного и эффективного выполнения функций, возложенных на нее. Формирование штатной численности организации напрямую зависит:
- от структуры организации;
- от того, какие подразделения создаются для выполнения установленных функций;
- например, для расчета штатной численности государственных органов такими показателями могут выступать количество обслуживаемых граждан и организаций, а также временные затраты на выполнение функциональных операций.
На уровне подразделения нагрузка рассчитывается на 1 работника 2, далее определяется численность конкретного подразделения.
Чем больше сотрудников, тем сложнее структура организации. Как правило, она включает следующие подразделения:
-
базовые структурные подразделения, которые функционируют в каждой организации, такие как бухгалтерия, экономическая служба, кадровая, юридическая, служба ДОУ, служба информационных технологий, административно-хозяйственная служба;
-
функциональные структурные подразделения – их состав напрямую зависит от вида деятельности, которую осуществляет организация:
- целью деятельности частной организации, как правило, является получение прибыли (благодаря производству товаров, оказанию услуг, выполнению работ), поэтому в ее структуре могут быть такие подразделения, как планово-экономические, производственные, маркетинговые и т.п.;
- цели деятельности государственных и муниципальных организаций устанавливаются нормативными правовыми актами на федеральном, региональном или муниципальном уровне соответственно. В структуре государственных организаций создаются структурные подразделения по функциональному признаку, например для органов Социального фонда России 3 функциональными являются подразделения по установлению и выплате пенсий и социальных выплат, ведению персонифицированного учета и т.д. В сфере деятельности государственных органов распространенным является установление типовой структуры ведомства на федеральном уровне.
По объему штата работников организации можно разделить на 5 основных групп:
- до 30 работников,
- от 30 до 100 работников,
- от 100 до 500 работников,
- от 500 до 1 000 работников,
- свыше 1 000 работников.
Влияние этого фактора на выбор способа ведения делопроизводства прямое. По сути чем больше штатная численность, тем больше участников процессов делопроизводства (инициаторов и исполнителей документов, согласующих лиц, больше объем переписки и т.д.). Чем сложнее структура организации, тем сложнее организация документопотоков, документационное взаимодействие структурных подразделений и формирование номенклатуры дел.
Также на выбор способа ведения делопроизводства, несомненно, влияет наличие удаленных рабочих мест. Например, Отделение Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области 4, действуя в качестве единого юридического лица на территории Тверской области, имеет представительные структурные подразделения в 36 округах, районах области, в т.ч. в административном центре – городе Твери. В условиях сложной структуры организации и территориальной разобщенности подразделений применение децентрализованного либо смешанного подхода ведения делопроизводства является не просто обоснованным, а жизненно необходимым. При таком подходе сохраняются кадры в районах, не требуются дополнительные помещения для размещения работников на одной территории (в едином помещении), у граждан и организаций имеется возможность обратиться в орган по месту жительства.
Штатная численность службы ДОУ
Штатная численность работников службы ДОУ может рассчитываться с учетом общей штатной численности работников организации и объема годового документооборота. Следует также учитывать и функциональные обязанности службы ДОУ (которые могут включать нестандартные для нее задачи). Они устанавливаются Положением о службе ДОУ и должностными инструкциями ее работников, например:
- свод и ведение комплексных планов и отчетности,
- формирование поздравлений с государственными праздниками,
- выполнение функций помощника руководителя,
- общая экспертиза проектов документов и др.
В государственных учреждениях количество штатных единиц подразделений, которые обслуживают функциональную деятельность организации, не может превышать установленного процента от общей штатной численности работников. Например, для отделений СФР такой норматив установлен распорядительным документом в соотношении:
- 70% (не менее) функциональных подразделений
- к 30% (не более) базовых.
Объем и состав документооборота
Фактор объема документооборота существенно влияет на выбор формы ведения делопроизводства, особенно если в деятельности организации образуется отраслевая документация. Лучше разделять ведение всего объема документов:
- на документы по основной деятельности, образующиеся в результате управленческой деятельности, и
- отраслевые.
К документам, образующимся в результате управленческой деятельности, например, можно отнести:
- организационно-распорядительные,
- кадровые,
- бухгалтерские,
- договорные,
- обращения граждан.
Работа даже с этими группами документов ведется разными структурными подразделениями, имеет свою специфику, т.е. фактически применяется смешанная форма ведения делопроизводства. Служба ДОУ осуществляет организацию, координацию и контроль делопроизводства организационно-распорядительной документации, кадровая служба – ведение кадрового делопроизводства, бухгалтерия – занимается документами первичного бухгалтерского учета и отчетности, юридическая (или иная) служба – договорными документами. Как правило, перечисленные выше службы работают со своими документами в специализированных информационных системах и требуют специфической квалификации, знаний и опыта работы.
В свою очередь, ведение делопроизводства отраслевой документации нужно также осуществлять отдельно от общего делопроизводства...
