Top.Mail.Ru

Сроки хранения электронной кадровой отчетности в фонды и налоговую

В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). С этим вопросом к нам обратился подписчик. Объясняем, какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР. При соблюдении каких условий эти сроки можно существенно сократить.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Существует сложность с определением сроков хранения отчетности, передаваемой в фонды в электронном виде. Разные разделы законодательства и трактующие его эксперты определяют абсолютно разные сроки хранения.

Пытаюсь правильно определить сроки хранения следующей отчетности в электронном виде:

  • До 2023 года:
    • отчеты в ПФР: формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
    • отчет в ФСС: форма № 4-ФСС.
  • Начиная с 2023 года:
    • отчет в СФР: ЕФС-1 (со всеми разделами);
    • отчет в ИФНС: персонифицированные сведения о физических лицах КНД 1151162.

Выявлены следующие противоречия:

1. Отчеты в ПФР:

В типовом Перечне 2019 года есть статья 624, где как раз фигурирует отчетность по персонифицированному учету. Сноска (1) про 75 лет в электронном виде относится только к ПФР или и к страхователю тоже?

Если к страхователю эта сноска не относится, то как быть тогда со статьей 450 типового Перечня 2019 года, где четко прописано про сведения о трудовом стаже, ведь СЗВ-СТАЖ как раз эту информацию и содержит?

Есть еще и третий вариант срока хранения – 6 лет по подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

Каков в итоге корректный срок хранения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в электронном виде?

2. Отчет в ФСС по форме № 4-ФСС:

Принятый отчет формы № 4-ФСС должен храниться не менее 5 лет с момента принятия Фондом в соответствии с п. 6.3 приказа ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.

Но вместе с тем в типовом Перечне 2019 года есть статья 308, где обозначен срок хранения 50 лет. Форма 4-ФСС называется «РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам…», то есть по своему названию и сути этот отчет подходит под ст. 308.

Каков в итоге правильный срок хранения отчета 4-ФСС в электронном виде?

3. Появился новый отчет в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (или Социальный фонд России, СФР) – форма ЕФС-1:

По данному отчету вообще нет никакой информации о сроках хранения, плюс он содержит разные разделы. Так как один из разделов фактически содержит отчет СЗВ-ТД, который однозначно хранится 50 лет, то, скорее всего, и весь ЕФС-1 полностью также будет иметь срок хранения 50 лет? Или разные разделы ЕФС-1 имеют разные сроки хранения?

4. Отчеты в ИФНС:

С 2023 года утверждены следующие формы отчетов в ИФНС:

  • Расчет по страховым взносам – форма по КНД 1151111, однозначно со сроком хранения 50 лет по статье 308 типового Перечня 2019 года;
  • новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц» по форме КНД 1151162, который заменил форму СЗВ-М.

Какой статьей руководствоваться при определении срока хранения данного отчета в электронном виде по форме КНД 1151162 – ст. 308 или ст. 624 типового Перечня 2019 года, или вообще ст. 23 НК РФ?

Мнения везде разные – кто-то рекомендует руководствоваться профильной нормативной базой – НК РФ, законом о бухгалтерском учете, приказами ФСС, а кто-то, наоборот, рекомендует брать за основу типовой Перечень 2019 года.

Плюс в 2022 году произошло объединение ПФР и ФСС, образован новый фонд СФР, а в типовой Перечень в связи с этим изменения не были внесены. Новый отчет ЕФС-1, который вобрал в себя 4 предыдущих отчета и стал единым, необходимо составлять по разделам, и его разделы имеют разные сроки сдачи и места формирования (что-то должна сдавать бухгалтерия, а что-то – отдел кадров).

Хотелось бы получить от Вас обзор данного вопроса.

Сначала вспомним немного теории и практики экспертизы ценности документов. Ваш вопрос актуален, поскольку при определении сроков хранения отчетности в настоящее время необходимо учитывать не только критерий содержания отчетных форм, включая новые и старые, т.е. их суть, но и повторяемость информации и даже структуру (таблично-анкетная машиноориентированная унифицированная форма) и форму представления, а также технологию и способы приема-передачи отчетности и возможности хранения принятых форм документов в налоговых органах и фондах. Относительно недавно появилась реестровая форма хранения данных, что тоже накладывает свой отпечаток.

Организации-страхователи имеют право передавать отчетность из системы в систему (личные кабинеты на порталах ФНС как оператора приема отчетности в ФСС и ПФР до недавнего времени), на внешних электронных носителях и даже в бумажной форме. А в центрах обработки данных (ЦОД) ФНС принятая отчетность в настоящее время хранится в реестровой форме в базовых информационных ресурсах, что обеспечивает аутентичность электронных документов в доверенной среде, в которой поддерживается надежность и достоверность отчетных сведений для нужд государственного управления. В этой ситуации с технологической точки зрения постоянное или долговременное хранение первичной отчетности по месту ее создания у авторов-налогоплательщиков и страхователей становится избыточным и экономически неоправданным. В такой интересной технологической ситуации вопросы экспертизы ценности приобретают особую актуальность.

Необходимо вспомнить и некоторую приоритетность в регламентации сроков хранения документов. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает эту приоритетность, говоря, что сроки хранения документов могут быть закреплены:

  • федеральными законами;
  • иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • а также перечнями документов со сроками хранения (подразумеваются типовые и ведомственные перечни), в которых регламентируется состав и нормативные сроки хранения отдельных категорий и видов документов.

Если оперативные изменения в действующей нормативной правовой базе напрямую устанавливают срок хранения отчетности, то этот срок должен соблюдаться в преимущественном порядке (обычно он фигурирует в федеральном законе или нормативном правовом акте профильного ведомства, куда подается эта отчетность). В номенклатуре дел в подобной ситуации делается прямая ссылка на пункт и подпункт нормативного правового акта. Обратите внимание, что на заседании экспертной комиссии вашей организации данный вопрос можно рассмотреть в таком же оперативном порядке с привлечением бухгалтерии и кадровой службы.

Перечни документов со сроками хранения разрабатываются на основе требований законодательства и иных нормативных правовых актов в результате сложной аналитической работы по изучению значимости отдельных категорий и видов документов, которые образуются в процессе реализации однотипных управленческих функций. Сроки хранения, установленные законодательством и нормативными правовыми актами, и сроки хранения, закрепленные статьями типового Перечня 2019 года, как правило, не противоречат друг другу.

Также обратите внимание, что перечни действуют и являются актуальными в течение примерно 10 лет, практика внесения в них оперативных изменений отсутствует. Кроме того, типовые перечни устанавливают нормативные сроки хранения категорий и видов, а не конкретных разновидностей документов, поэтому они могут быть действующими в течение длительного времени.

Для начала процитируем те статьи Перечня 2019 года, к которым мы будем обращаться (чтобы иметь их перед глазами), а потом начнем скрупулезно рассматривать каждый упомянутый документ.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Полагаем, что до 1 января 2023 года по ст. 624 а) типового Перечня 2019 года в номенклатуре дел организации-страхователя вы верно определяли и закрепляли 5-летний срок хранения следующих форм отчетности:

Таблица 1

Примечание (1) в ст. 624 относится к подпункту б) и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок 6 лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов / записей в реестрах.

Долговременный срок хранения 50 лет вы могли определять:

  • по ст. 308 Перечня 2019 года:
    • для формы «Расчеты по страховым взносам. Форма РСВ»,
    • для формы № 4-ФСС «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам…»;
  • а по ст. 450 Перечня 2019 года:
    • для годовой формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц».

В номенклатуре дел необходимо было закрепить места хранения всех отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии, чтобы данные формы могли быть правильно включены в годовые разделы соответствующих описей дел. Если данные отчетные формы долговременного срока хранения формировались в информационной системе вашей организации в электронном виде, то они распечатываются, прошиваются, удостоверяются и передаются на архивное хранение в бумажной форме вместе с электронными подлинниками (пока долгожданный законопроект № 1173189-7 еще не принят).

С 1 января 2023 года необходимо отразить в номенклатуре дел изменения в отчетности, которая подлежит сдаче в налоговую службу и в новый Социальный фонд России в связи с объединением ПФР и ФСС.

Таблица 2. Отчеты в налоговую службу

В связи с развитием технологий приема-передачи и хранения налоговой отчетности (применение ЦОДов и хранение в реестрах обязывают учитывать технологический принцип экспертизы ценности) полагаем, что срок хранения документов в организациях-налогоплательщиках по Перечню 2019 года в дальнейшем будет пересмотрен в сторону снижения. А в настоящее время при условии сдачи отчетности исключительно в электронном виде вы можете закрепить решением ЭК срок ее хранения в соответствии со ст. 23 НК РФ – 6 лет, поскольку долговременное хранение полученной отчетности обеспечивает сама налоговая служба.

Но будьте осторожны!

Во-первых, речь идет не о любой отчетности:

  • подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ с 5-летним сроком хранения «документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов» нам не подойдет в принципе;
  • а подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ с 6-летним сроком хранения «документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов» подойдет, но не для любых отчетов. Под это понятие подпадают только те отчеты с 50/75-летним сроком хранения по Перечню 2019 года, которые мы отметили «!» в Таблицах 2 и 3.

Во-вторых, отметим, какие организации должны хранить свежие (начиная с 2003 г.) кадровые документы 50 лет, а какие 75 лет, если в Перечне 2019 года написан срок «50/75 лет». Это регулируется статьей 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Подавляющее большинство хранит их 50 лет, поэтому в статье мы этот срок и упоминаем (организации, у которых есть кадровые документы с 75-летним сроком, это про себя знают).

В-третьих, вы можете обосновать срок хранения положениями более весомого нормативного правового акта (каковым несомненно является НК РФ по сравнению с Перечнем 2019 года), и это существенно сократит срок хранения документов: с 50 до 6 лет. А правда жизни сейчас такова, что многие пенсионеры бывают неприятно удивлены тем, что части данных об их работе нет в ПФР, им приходится самим разыскивать подтверждающие документы и часто их найти не удается, т.к. работодателя больше нет и в государственный либо муниципальный архив его документы приняты не были. Крайним становится пенсионер, правды найти ему не удается, и без того скромная пенсия дополнительно несправедливо сокращается. Цифровизация этого процесса в госуправлении, персонифицированный учет как раз призваны решить проблему. Но как оно будет на практике, когда нынешним работникам потребуется подтвердить стаж и заработок для получения полагающейся пенсии, мы узнаем потом. Поэтому, исходя из социальной ответственности перед своими коллегами, рекомендуем оставить более длительный 50-летний срок хранения по Перечню 2019 года.

Фрагмент документа

Статья 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)» Налогового кодекса РФ

1. Налогоплательщики обязаны:

...8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом...

3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:

...6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов;

Теперь разберем отчеты в единый Социальный фонд России, который формирует новый отдельный портал приема-передачи отчетности и развивает свои базовые ресурсы с учетом унаследованных реестров ПФР и ФСС. Единая форма ЕФС-1 фактически поглощает информацию ранее действовавших форм отчетности, названия ее разделов и подразделов практически соответствуют названиям ранее применявшихся самостоятельных отчетных форм. Для отдельных разделов и подразделов установлены свои сроки сдачи, их могут формировать разные подразделения, рекомендуем установить для них и разные сроки хранения (пока нет нормативного акта, определяющего срок хранения для всего отчета по форме ЕФС-1 или его разделов):

Таблица 3. Отчеты в СФР

Социальный фонд РФ наряду с налоговой службой развивает свою инфраструктуру для приема, обработки и хранения отчетности исключительно в электронном виде. Если ваша организация зарегистрировалась на портале СФР как страхователь и сдает отчетность в электронной форме по технологии из системы в систему, то по решению ЭК вы можете руководствоваться приказом СФР от 06.07.2023 № 1319 «О защищенном обмене документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования» (пришел на смену приказу ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования», который вы упоминаете в вашем вопросе). Срок хранения принятого через портал расчета – не менее 5 лет с момента получения Фондом (согласно п. 5.2 нового приказа СФР и п. 6.2 старого приказа ФСС РФ). Даже при недостаточной четкости формулировки 5-летний срок хранения вполне может быть отнесен и к автору отчета – организации-страхователю, поскольку далее п. 5.3 нового приказа СФР и п. 6.3 старого приказа ФСС РФ устанавливают, что срок хранения страхователем квитанции о получении Фондом соответствующего расчета или квитанции о получении расчета с ошибками – не менее 5 лет после завершения процедуры электронного документооборота.

Однако и тут, преследуя интересы соцобеспечения своих коллег, возможно, вы пока оставите те сроки хранения, которые указаны в Таблице 3.

Таким образом, технологический критерий в современных условиях в значительной степени определяет значимость электронных документов для государства и организаций, которая устанавливается в процессе экспертизы их ценности. И его учет фактически позволяет существенно снижать нормативные сроки хранения в организациях – авторах документов при соблюдении долговременных сроков их хранения в базовых государственных информационных ресурсах и реестрах фондов.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Что делать, когда срок хранения документа не установлен

В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).

Новая Концепция ФНС России о централизованном архивном хранении документов

Федеральная налоговая служба РФ является одним из первопроходцев в работе с большими объемами документов и информации, в т.ч. электронными. Принятая этим ведомством Концепция архивного хранения документов интересна с 3 точек зрения: на какие ближайшие изменения нормативной базы и технологического обеспечения нужно ориентироваться, какие объемы документации уже хранятся и как планируют решать проблему заканчивающихся свободных площадей централизованных архивных хранилищ (уже занято более 90%).

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы