Как внести изменения в номенклатуру дел

Номенклатура дел организации – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения ¹.

Номенклатура дел составляется для формирования и учета дел в делопроизводстве организации. В соответствии с номенклатурой дел документы, работа с которыми завершена, группируются в дела. Номенклатура дел закрепляет систематизацию и индексацию дел, устанавливает сроки их хранения, а при подготовке документов к передаче на хранение в архив организации используется как основа для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включая личный состав. Кроме того, номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временных сроков хранения (до 10 лет включительно), если они переданы в архив организации, например, в случае ликвидации структурного подразделения или по иным причинам.

В данной статье мы не рассматриваем вопросы формирования, согласования и утверждения номенклатуры дел, но хотим обратить внимание на то, что новые архивные Правила 2023 года ² внесли некоторые изменения в порядок утверждения номенклатуры дел и ее форму (приложения № 1 и 2 к Правилам 2023 года). Изменения касаются только тех организаций, которые являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, и состоят в следующем:

• проект номенклатуры дел представляется 1 раз в 5 лет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации (по старым правилам проект номенклатуры дел представлялся на согласование ЭПК);
• в форме сводной номенклатуры дел (приложение № 1 к Правилам 2023 года) гриф согласования ЭПК заменен на гриф утверждения, но расположен в форме справа внизу, в то время как по правилам оформления документов грифы утверждения всегда размещаются на 1 листе документа вверху:
  • справа, если гриф 1 (в номенклатуре дел это гриф утверждения документа руководителем организации), и
  • слева, если грифов утверждения 2 (в данном случае это гриф утверждения ЭПК).

Поскольку все формы документов в Правилах 2023 года имеют указание «Рекомендуемый образец», считаем правомерным внести изменения в форму: гриф утверждения ЭПК перенести на 1-ю страницу номенклатуры дел и разместить слева на одном уровне с грифом утверждения руководителем организации.

Номенклатура дел – утверждаемый документ, и по своему назначению в управленческой деятельности она приближается к локальным нормативным актам. Но то, как организуется работа с этим документом в течение года, свидетельствует о серьезных отличиях этого документа от локальных нормативных актов, да и от других управленческих документов: в течение года в номенклатуру дел могут вноситься изменения, отражающие изменения в составе и содержании документов,...