Любая современная организация работает с входящей и исходящей корреспонденцией. Это относится и к органам судебной власти различного уровня, куда ежедневно поступает большое число заявлений, ходатайств, жалоб и прочих документов от физических и юридических лиц. Как подать документы, рассмотрим на конкретном примере Арбитражного суда Новосибирской области, работу которого знаю изнутри.
Деятельность арбитражных судов регламентируется целым рядом нормативных правовых актов. Однако если говорить о правилах подачи документов в такие суды предметно, то прежде всего нас будут интересовать:
За организацию работы с входящей документацией в Арбитражном суде Новосибирской области отвечает отдел делопроизводства, специалисты которого осуществляют прием и регистрацию входящих документов. Отдел делопроизводства по своей сути является вспомогательным, техническим элементом в структуре суда, и со стороны его роль не слишком заметна. Но на самом деле на него возложен целый ряд важных задач, требующих качественного и своевременного выполнения. Более того, можно сказать, что качество его работы de facto опосредует эффективность работы всего суда. И с течением времени объем и сложность стоящих перед отделом задач только возрастают.
Обычно документы в суд поступают 3 способами:
На протяжении последних лет наблюдается устойчивая тенденция увеличения количества поступающих в арбитражный суд документов. Этот тезис наглядно иллюстрируют имеющиеся статистические данные:
Пример 1. Статистика поступления входящих документов в Арбитражный суд Новосибирской области
В 2010 году в суд поступило в общей сложности 90 939 документов, в 2015 году – 160 774, в 2019 году – 245 095, в 2021 году – 351 896, а в 2023 году – уже 467 359.
Если мы возьмем 2 крайние точки из этого статистического ряда – за 2010 и 2023 годы, то увидим, что количество поступивших документов за этот период увеличилось более чем в 5 раз, что говорит о существенно возросшей нагрузке на аппарат арбитражного суда и его судейский корпус.
Наиболее активно граждане используют электронный способ подачи документов, на который в настоящее время приходится примерно 4/5 от всех поступающих в суд документов. Это объясняется тем, что он максимально удобен, благодаря минимальности финансовых и временных затрат, ведь при его использовании нет необходимости тратить время и деньги, чтобы приехать в здание суда либо отделение почтовой связи, в последнем случае также потребуется оплатить стоимость пересылки почтового отправления. Во многом свою роль сыграла пандемия COVID-19, во время которой в арбитражном суде был приостановлен нарочный прием документов.
Пример 2. Статистика электронной подачи документов в Арбитражный суд Новосибирской области
Возможность электронной подачи документов появилась в Арбитражном суде Новосибирской области в 2011 году, и с каждым годом этот способ подачи становился все более популярным. В 2011 году из 144 574 документов, поданных в суд, в электронном виде поступило лишь 5 137, или порядка 3,5%. Для сравнения – в 2019, последнем допандемийном году, этот показатель составлял уже 57%, в 2021 году – 81%, а в 2023 году – 80%!
Нарочный прием граждан и представителей организаций осуществляется каждый будний день, т.е. с понедельника по пятницу (за исключением праздничных дней). В суде для этого оборудован специальный кабинет, куда заявители приносят документы, оформленные надлежащим обра-зом на бумажных носителях. Важно понимать, что все представляемые документы должны содержать обязательные элементы оформления.
В суд подаетсязаявление, ходатайство, сопроводительное письмо или др., а подтверждающие документы оформляются как приложения к этому основному документу. Самыми принципиальными реквизитами на основном документе являются:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Участились фейковые запросы на предоставление документов и информации якобы от имени контролирующих органов. Объясняем, что вас должно насторожить, – перечисляем критерии, по которым можно вычислить злоумышленников.
Какие варианты подтверждения передачи документов организации нарочным или через почту существуют? На какой адрес направлять документы? Обязана ли организация оформлять на экземпляре визитера «делопроизводственную» отметку о поступлении документа и входящий регистрационный номер, «юридическую» отметку о получении документа? Как преодолеть ее отказ? Что делать, если мировой судья отказывается принять заявление потребителя к рассмотрению (например, о замене товара ненадлежащего качества)? Как это преодолеть? Какие условия для этого должны быть выполнены?
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
